In jüngerer Vergangenheit haben sich mehrere Nutzer darüber beschwert, dass E-Mails in ihrem Outlook-Konto wenige Sekunden nach Eingang aus dem Posteingang verschwinden. Diese Nutzer hatten keine Regeln festgelegt, die Nachrichten befanden sich weder im Junk-E-Mail-Ordner noch im Gelöschte Elemente-Ordner. Auch über die Suchfunktion konnten die Nachrichten nicht gefunden werden. Dabei wurde festgestellt, dass sie weder Samsung-Telefone verwendeten, noch eine E-Mail-Filterung auf dem Telefon aktiviert hatten.
Als wir die Möglichkeit hatten, den Computer eines betroffenen Nutzers zu untersuchen, machten wir eine erstaunliche Entdeckung. Nachdem wir den `cleanrules`-Befehl ausgeführt hatten, um eventuell versteckte Regeln zu entfernen, öffneten wir die Junk-E-Mail-Optionen. Dort erkannten wir sofort das Problem.
Der Nutzer hatte den Outlook-Filter auf “Hoch” eingestellt, was bedeutet: “Die meisten Junk-E-Mails werden erkannt, aber einige reguläre Mails könnten ebenfalls als Junk klassifiziert werden. Überprüfen Sie daher regelmäßig Ihren Junk-E-Mail-Ordner.” Zusätzlich war die Option “Verdächtige Junk-E-Mails dauerhaft löschen statt sie in den Junk-E-Mail-Ordner zu verschieben” aktiviert.
Während die Verwendung der hohen Junk-E-Mail-Einstellung an sich kein großes Problem darstellt, hat Microsoft die Junk-E-Mail-Filter seit vielen Jahren nicht aktualisiert. Dies führt zu einer hohen Anzahl von Falschmeldungen. Das größere Problem war jedoch, dass verdächtige Junk-E-Mails gelöscht wurden. Wir empfehlen dringend, verdächtige Junk-E-Mails nicht zu löschen, wenn die automatische Filterung aktiviert ist.
Microsoft selbst empfiehlt die Verwendung von “Keine automatische Filterung“. Dies führt dazu, dass nur E-Mails basierend auf der Sperrliste gefiltert werden. Solange Sie keine gültigen Adressen auf die Sperrliste setzen, könnten Sie Junk-E-Mails löschen. Wir ziehen es jedoch vor, sie in den Junk-E-Mail-Ordner zu verschieben.
Zusammenfassend ist es wichtig, die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm regelmäßig zu überprüfen und sich der möglichen Konsequenzen bewusst zu sein, wenn bestimmte Optionen aktiviert sind. So können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen E-Mails verloren gehen.