In klassischem Outlook lassen sich Suchordner und benutzerdefinierte Ansichten weiterhin flexibel an individuelle Anforderungen anpassen. Gerade in Umgebungen mit vielen Suchordnern entsteht jedoch schnell der Wunsch, die angezeigten Ergebnisse zeitlich einzugrenzen. Ein typischer Anwendungsfall besteht darin, in allen Suchordnern nur noch E-Mails anzuzeigen, die innerhalb des letzten Jahres eingegangen sind.
Für diese Aufgabe stehen in klassischem Outlook zwei technische Wege zur Verfügung. Zum einen können die Kriterien jedes einzelnen Suchordners direkt bearbeitet werden. Zum anderen kann eine benutzerdefinierte Ansicht erstellt werden, die einen entsprechenden Datumsfilter enthält und anschließend auf mehrere Suchordner angewendet wird. Beide Verfahren nutzen dieselbe Filterlogik. Der Unterschied liegt im Verwaltungsaufwand. Während die direkte Bearbeitung jedes Suchordners einzeln vorgenommen werden muss, bietet eine benutzerdefinierte Ansicht eine deutlich effizientere zentrale Lösung.
Zwei Wege zum gleichen Ergebnis
Wer nur wenige Suchordner verwendet, kann deren Kriterien direkt anpassen. In Umgebungen mit vielen Suchordnern ist es jedoch meist sinnvoller, eine eigene Ansicht zu definieren. Diese kann einmal erstellt und anschließend auf mehrere Suchordner übertragen werden. Dadurch reduziert sich der Pflegeaufwand erheblich.
Für die Arbeit mit einer benutzerdefinierten Ansicht wird in Outlook der Bereich Ansichtseinstellungen und anschließend Filter geöffnet. Soll dagegen ein einzelner Suchordner angepasst werden, erfolgt ein Rechtsklick auf den betreffenden Suchordner. Danach wird Diesen Suchordner anpassen und anschließend Kriterien gewählt.
Filter für das Empfangsdatum einrichten
Die eigentliche Konfiguration ist in beiden Fällen identisch. Outlook verwendet hierfür den erweiterten Filterdialog, in dem Felder, Bedingungen und Werte präzise definiert werden können.
- Im Dialog Filter die Registerkarte Erweitert öffnen.
- Auf Feld klicken, um das Auswahlmenü einzublenden.
- Im Menü Datums-/Zeitfelder den Eintrag Empfangen auswählen.
- Als Bedingung am oder nach festlegen.
- Als Wert vor einem Jahr eingeben. Damit werden nur Nachrichten angezeigt, die jünger als ein Jahr sind. Dieser Wert ist dynamisch und verschiebt sich täglich automatisch mit.
- Alternativ kann auch ein festes Datum eingegeben werden, beispielsweise 01.01.2025.
- Die Eingaben mit OK bestätigen und die Dialoge schließen.
Direkte Bearbeitung von Suchordnern
Wird der Filter direkt in den Kriterien eines Suchordners hinterlegt, muss dieser Vorgang für jeden weiteren Suchordner separat wiederholt werden. Das Verfahren ist technisch unkompliziert, skaliert jedoch nur begrenzt. In Postfächern mit zahlreichen Suchordnern steigt der manuelle Aufwand entsprechend an.
Die notwendigen deutschen Menüpunkte in klassischem Outlook lauten in diesem Fall:
- Rechtsklick auf den Suchordner
- Diesen Suchordner anpassen
- Kriterien
- Erweitert
- Feld
- Datums-/Zeitfelder
- Empfangen
- am oder nach
Benutzerdefinierte Ansicht als effizientere Lösung
Deutlich eleganter ist der Einsatz einer benutzerdefinierten Ansicht. Nachdem der Filter eingerichtet wurde, kann die Ansicht unter einem neuen Namen gespeichert und auf mehrere Suchordner angewendet werden. Auf diese Weise wird die gewünschte Einschränkung nicht in jedem Suchordner einzeln gepflegt, sondern über die Ansicht zentral bereitgestellt.
Für die Übertragung auf weitere Ordner wird im Menü Ansicht ändern die Funktion Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen verwendet. Soll die Ansicht ausschließlich auf Suchordner angewendet werden, kann der Haken beim Postfachnamen im oberen Bereich entfernt und stattdessen im unteren Bereich der Eintrag Suchordner markiert werden. Anschließend wird zusätzlich Auf Unterordner anwenden aktiviert und mit OK bestätigt.
Die relevanten deutschen Menüpunkte für diesen Weg sind:
- Ansichtseinstellungen
- Filter
- Erweitert
- Feld
- Datums-/Zeitfelder
- Empfangen
- am oder nach
- Ansicht ändern
- Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen
- Suchordner
- Auf Unterordner anwenden
Dynamische Datumswerte als praktischer Vorteil
Technisch besonders interessant ist die Möglichkeit, mit relativen Datumswerten zu arbeiten. Die Eingabe vor einem Jahr erzeugt keinen statischen Stichtag, sondern einen gleitenden Filter. Dadurch werden stets nur Nachrichten angezeigt, die innerhalb der jeweils letzten zwölf Monate empfangen wurden. Wer dagegen einen festen Archivschnitt benötigt, kann mit einem konkreten Datum arbeiten.
Diese Funktion ist vor allem in Postfächern mit hohem Nachrichtenaufkommen nützlich. Suchordner bleiben dadurch übersichtlicher, die Trefferlisten werden kleiner und der inhaltliche Fokus auf aktuelle Kommunikation wird gestärkt.
Nur im klassischen Outlook verfügbar
Die beschriebene Vorgehensweise ist ausschließlich im klassischen Outlook nutzbar. Das neue Outlook bietet derzeit keine vergleichbare Flexibilität bei Suchordnern, benutzerdefinierten Ansichten und erweiterten Filtermechanismen. Für Anwender, die komplexe Ordnerstrukturen oder fein abgestimmte Suchlogiken einsetzen, bleibt das klassische Outlook damit weiterhin die funktional stärkere Plattform.
Auch für bedingte Formatierung interessant
Der gleiche Filteransatz kann nicht nur für Suchordner und Ansichten verwendet werden, sondern auch in der Bedingten Formatierung innerhalb einer Ansicht. Damit lassen sich beispielsweise nur neuere Nachrichten visuell hervorheben. Der Datumsfilter dient somit nicht allein der Eingrenzung von Treffermengen, sondern kann auch zur optischen Strukturierung des Postfachs beitragen.
Welche Funktion in Outlook ist aus Sicht der Leser derzeit im neuen Outlook noch unverzichtbar und wird im klassischen Outlook weiterhin produktiver gelöst?
