Sie möchten herausfinden, wer eine E-Mail in einem gemeinsamen Postfach bereits gelesen hat und wer nicht, um eine bessere Koordination und Übersichtlichkeit in Ihrem Büro zu gewährleisten?
Outlook selbst bietet standardmäßig keine direkte Möglichkeit, zu verfolgen, welcher Benutzer eine E-Mail in einem gemeinsamen Postfach gelesen hat. Dies liegt daran, dass der Lese-/Ungelesen-Status einer E-Mail auf der Ebene des Postfachs und nicht des einzelnen Benutzers verwaltet wird. Eine Alternative haben wir in diesem Beitrag beschrieben.
Eine mögliche Lösung könnte jedoch darin bestehen, ein System zu implementieren, bei dem die Nutzer manuell markieren, dass sie eine E-Mail gesehen oder bearbeitet haben. Dies könnte über benutzerdefinierte Formulare oder eine zusätzliche Markierung in der Betreffzeile der E-Mail erfolgen.
VBA-Lösung zur Nachverfolgung
Eine praktikable VBA-Lösung könnte ein Skript sein, das es Benutzern ermöglicht, eine E-Mail als “Gelesen von [Benutzername]” zu markieren. Hier ist ein einfacher Ansatz:
- Benutzeraktion einbinden: Jeder Benutzer führt eine Aktion (z. B. Klicken eines Buttons) aus, die die E-Mail als von ihm gelesen markiert.
- E-Mail modifizieren: Das Skript fügt der Betreffzeile der E-Mail oder im besten Fall einem benutzerdefinierten Feld eine Notiz hinzu, die anzeigt, dass der Benutzer die E-Mail gelesen hat.
Beispiel-Code
Hier ein Beispiel, wie ein solcher VBA-Code aussehen könnte. Dieses Skript würde einen Button hinzufügen, den Benutzer drücken können, um die E-Mail als von ihnen gelesen zu markieren.
Public Sub MarkAsReadByUser()
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim currentUser As String
Dim updatedSubject As String
' Das aktuell ausgewählte Mail-Item
Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
' Benutzername des aktuellen Benutzers
currentUser = Environ("USERNAME")
' Überprüfung, ob der Benutzername bereits im Betreff steht
If InStr(objMail.Subject, currentUser) = 0 Then
updatedSubject = objMail.Subject & " [Gelesen von: " & currentUser & "]"
objMail.Subject = updatedSubject
objMail.Save
MsgBox "Die E-Mail wurde als gelesen von " & currentUser & " markiert.", vbInformation
Else
MsgBox "Sie haben diese E-Mail bereits als gelesen markiert.", vbExclamation
End If
End Sub
Integration in Outlook
Um den VBA-Code in Outlook zu verwenden, müssen Sie das VBA-Projekt in Outlook öffnen und den Code in ein Modul einfügen. Dann könnten Sie eine Schaltfläche in der Outlook-Menüleiste hinzufügen, die dieses Skript ausführt, wenn ein Benutzer eine E-Mail als gelesen markieren möchte.
Hinweis
Beachten Sie, dass dieser Ansatz eine gewisse Disziplin von den Benutzern erfordert, da das System auf der aktiven Teilnahme aller Nutzer basiert. Eine technische Beschränkung ist, dass Outlook-Makros auf dem Client-Rechner laufen und entsprechend konfiguriert und erlaubt sein müssen.
Ich hoffe, diese Lösung hilft Ihnen, eine bessere Übersicht über das Leseverhalten in Ihrem gemeinsamen Postfach zu erlangen!