Ein Szenario, das den meisten von uns wohl nur allzu bekannt ist: Wie von Zauberhand scheint auf einmal eine wichtige E-Mail aus dem Posteingang verschwunden zu sein. Wo ist sie hin? Habe ich sie gelöscht? Und noch viel wichtiger: Wie kann ich sie wiederbekommen?
Besonders wenn es um wichtige E-Mails aus dem Berufsleben geht, kann eine versehentlich gelöschtes E-Mail zu großen Problemen führen. Darin möglicherweise enthaltene Informationen sind nicht einfach wiederzubeschaffen. Es könnte auch sein, dass die E-Mail-Korrespondenzen für spätere Nachverfolgungen gemäß der Firmenrichtlinie aufbewahrt werden müssen. Eines steht fest: Sie müssen diese E-Mail irgendwie wiederbekommen.
Keine Panik! Jetzt sollte man Ruhe bewahren und mit kühlem Kopf alle notwendigen Schritte durchgehen, die eine verlorene E-Mail hoffentlich doch noch retten können. Wie genau das funktioniert, was Sie bei den diversen E-Mail-Programmen besonders beachten müssen und inwiefern das Smartphone dabei eine Rolle spielt – all das zeigen wir Ihnen jetzt.
Warum löschen wir wichtige E-Mails überhaupt?
Eine gute Frage, die sich wohl jeder, der bereits einmal versehentlich eine wichtige E-Mail gelöscht hat, schon gestellt hat. Man weiß eigentlich, dass es sich um eine Nachricht handelt, die nicht gelöscht werden darf, dennoch passiert uns dieser schwerwiegende Fauxpas immer wieder. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Überarbeitung und Stress führen oftmals zu unüberlegten Handlungen, weil man möglichst schnell aufeinanderfolgende Tasks abarbeiten möchte.
- Geringe Konzentration und geistige Abwesenheit sind mindestens ebenso häufig die Ursache des Problems, insbesondere dann, wenn private Probleme sich auch während der Arbeitszeit immer wieder ins Bewusstsein drängen.
- Hardware-Angelegenheiten können allerdings ebenfalls zu den Problemstellen gehören. Funktioniert die Maus nicht richtig, verrutscht man schnell in der Zeile; ist die Schrift oder der Bildschirm zu klein, sind nur allzu schnell die falschen E-Mails für den Löschvorgang ausgewählt.
Während also auch Probleme bei der Hardware dazu führen können, dass Fehler bei der Archivierung von E-Mails auftreten, so ist es meist doch ein Problem der Konzentration.
Das gute an solchen Problemen: Wir können sie selbst beheben oder zumindest die aktuelle Lage verbessern. Fühlen Sie doch einmal wirklich ehrlich nach: Sind Sie möglicherweise überarbeitet? Gönnen Sie sich vielleicht nicht genug Pausen? Achten Sie auch tatsächlich auf sich, und zwar ganz besonders dann, wenn Sie bei der Arbeit sind. Immerhin verbringen Sie dort vermutlich den größten Teil Ihres aktuellen Lebens.
Bereits ein paar Automatenspiele kostenlos zu nutzen oder sich für fünf Minuten hinaus an die frische Luft zu begeben, kann als Entspannungsanker sehr hilfreich sein und dabei helfen, wieder einen klaren Kopf zu bekommen.
So finden Sie die verschwundene E-Mail
Sollten Sie gerade erst gemerkt haben, dass eine E-Mail aus Ihrem Posteingang verschwunden ist, die Sie unbedingt noch benötigen, müssen Sie erst einmal noch nicht in Panik verfallen. In einigen Fällen ist die verschwundene Nachricht nämlich alles andere als verloren und kann mit einigen simplen Klicks zurückgeholt werden.
Szenario 1: Falsche Archivierung
Ein sehr häufiges Szenario bei Arbeits-E-Mails ist, dass Sie einfach nur falsch archiviert, also in den falschen Ordner verschoben wurden. Scheint eine Nachricht unauffindbar, ist ein erster Ansatz deshalb immer, alle anderen Ordner Ihres Accounts durchzusehen. Die gewünschte E-Mail könnte sich auch einfach an einer anderen Stelle wiederfinden.
Da die Nachrichten auch in den Ordnern immer sortiert (in der Regel nach Eingangsdatum) aufbewahrt werden, sollte die Suche nicht allzu lange dauern. Unser Tipp deshalb: Auch wenn Archivierung etwas lästig sein kann, vernachlässigen Sie diese vor allem im Arbeitsalltag nicht. Selbst rechtlich gesehen müssen gewisse E-Mails übrigens archiviert und aufbewahrt werden.
Szenario 2: Aus Versehen gelöscht
Ist das Dokument in den anderen Ordnern nicht auffindbar, wurde es vermutlich gelöscht. Doch auch in diesem Fall ist es noch lange nicht endgültig verloren. Gelöschte E-Mails werden in den allermeisten Fällen nämlich nicht sofort vernichtet, sondern vorübergehend im Papierkorb aufbewahrt. Von dort können Sie ganz einfach wiederhergestellt werden.
Die Wiederherstellung gelöschter E-Mails aus dem Papierkorb
Sehen Sie sich die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm einmal mit besonderem Augenmerk auf Wiederherstellungsoptionen an. Programme zur E-Mail-Verwaltung sowie auch des Accounts selbst erlauben es Ihnen in der Regel, selbst festzulegen, was mit gelöschten E-Mails passiert. Anders gesagt: Sie können selbst entscheiden, ob gelöschte Nachrichten auch wirklich sofort verloren sind.
Grundsätzlich wird am Computer, wenn Sie etwas löschen, die Datei erst einmal in einen virtuellen Papierkorb verschoben, aus dem sie wiederhergestellt werden kann. Ganz analog zu dem tatsächlichen Papierkorb unter Ihrem Schreibtisch. Sollten Ihnen dort versehentlich eine wichtige Notiz hineinfallen, können Sie diese ganz einfach wieder herausholen – natürlich nur solange der Papierkorb nicht entleert wurde. Danach wird es deutlich schwieriger.
Gleiches gilt auch bezüglich virtueller Papierkörbe. Solange Sie nicht geleert wurden, können Sie ganz einfach den Inhalt wiederherstellen. Die Bezeichnung muss hier übrigens nicht „Papierkorb“ lauten. Oftmals wird bei E-Mail-Konten ein einfacher Ordner „Gelöscht“ erstellt, in dem diese E-Mails vorübergehend aufbewahrt werden.
Auch der Papierkorb ist bereits geleert – Was nun?
Ist die verschwundene E-Mail weder falsch archiviert worden noch im Papierkorb anzutreffen, wird die Sache natürlich etwas kniffliger und externe Methoden zur Wiederherstellung sollten zurate gezogen werden. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Szenario 1: Im lokalen Client finden
Ein sehr simples Szenario ist Folgendes: Sie verwenden nicht nur den Computer, sondern auch andere Geräte wie Smartphone oder Tablet und haben möglicherweise die E-Mail auf das Gerät heruntergeladen. In diesem Fall ist sie möglicherweise nicht mehr im E-Mail-Programm selbst verfügbar, befindet sich aber noch auf Ihrem anderen Gerät.
Szenario 2: Über den Server finden
Haben Sie die Nachricht nicht auf ein anderes Gerät heruntergeladen, besteht noch die Möglichkeit, die verlorene E-Mail über den Server wiederherzustellen. Insbesondere bei der Verwendung von Outlook ist das eine vielversprechende Methode. Im Fall von Outlook gibt es nämlich einen versteckten Ordner mit dem Namen „Wiederherstellbare Elemente“, in dem Sie möglicherweise Ihr gewünschtes Dokument finden können. Eine genaue Anleitung zur Datenwiederherstellung in Outlook finden Sie hier.
Szenario 3: Über Daten-Recovery finden
Hatten Sie die E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Ihrem Computer gespeichert und dort wieder gelöscht, gibt es eine weitere Möglichkeit zur Rettung. Dies beruht auf der Tatsache, dass Daten, die einmal gespeichert wurden, auf Ihrem Computer immer auch „Spuren“ hinterlassen. Über externe Daten-Recovery-Programme (z.B. EaseUS Data Recovery) können diese wiederhergestellt werden. Wenden Sie sich dazu allerdings am besten an einen Experten, der sich die Sache professionell einmal etwas genauer ansehen kann.