Die Migration von E-Mail-Konten zu modernen Cloud-Lösungen gewinnt im Unternehmensumfeld zunehmend an Bedeutung. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen häufig vor der Herausforderung, bestehende IMAP-Postfächer zuverlässig und ohne Datenverlust in Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online zu migrieren. Im folgenden Artikel wird detailliert erläutert, wie eine solche Migration strukturiert und sicher durchgeführt werden kann.
Warum von IMAP zu Microsoft 365 wechseln?
Die Umstellung von IMAP-Postfächern auf Microsoft 365 bietet zahlreiche Vorteile. Neben einer verbesserten Integration in die Microsoft-Welt profitieren Nutzer von erweiterten Kollaborationsmöglichkeiten, automatischer Synchronisation über verschiedene Endgeräte hinweg sowie erhöhten Sicherheitsstandards durch zentrale Administration.
Migrationsmöglichkeiten im Überblick
Grundsätzlich stehen zwei Wege zur Verfügung, um E-Mails von IMAP-Konten zu Microsoft 365 zu übertragen:
Export und Import via PST-Dateien:
Bei einer kleinen Anzahl von Konten und Nutzung der klassischen Outlook-Version ist es möglich, Postfächer als PST-Datei zu exportieren und anschließend in das neue Exchange-Konto zu importieren. Diese Methode eignet sich jedoch primär für Einzelkonten.Serverbasierte Migration über das Exchange Admin Center:
Microsoft bietet einen serverbasierten Migrationsassistenten im Exchange Admin Center an. Dieser automatisiert die Übertragung mehrerer Postfächer und ist die bevorzugte Methode für Unternehmen.
Voraussetzungen für die Migration
Vor Beginn der Migration müssen alle Zielpostfächer in Exchange Online angelegt und mit entsprechenden Lizenzen ausgestattet sein. Erst danach kann der eigentliche Migrationsprozess gestartet werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Migration über das Exchange Admin Center
Nachfolgend finden Sie eine strukturierte Anleitung zur serverbasierten Migration von IMAP-Postfächern nach Microsoft 365:
1. Anmeldung im Exchange Admin Center
Öffnen Sie das Exchange Admin Center und navigieren Sie zur Seite „Migrationsbatches“:
https://admin.exchange.microsoft.com/#/migrationbatch
2. Anlegen eines neuen Migrationsbatches
Klicken Sie auf „Migration Batch hinzufügen“ und folgen Sie dem Assistenten. Vergeben Sie zunächst einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie „Migration zu Exchange Online“ aus.
3. Auswahl des Migrationstyps
Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Art von Migration durchgeführt werden soll. Wählen Sie hier IMAP aus (bei Migration von Google Workspace entsprechend „Google Workspace“).
4. Prüfen der Voraussetzungen
Überprüfen Sie die angezeigten Voraussetzungen und bestätigen Sie mit „Weiter“.
5. Migration Endpoint erstellen
Wählen Sie „Neuen Migration Endpoint erstellen“ und vergeben Sie einen eindeutigen Namen für diese Verbindung.
6. Angabe der Serverinformationen
Tragen Sie die Zugangsdaten zum IMAP-Server ein. Wichtig: Für die Migration muss Port 993 mit entsprechender Verschlüsselung verwendet werden, auch wenn im bisherigen Mailclient Port 143 genutzt wurde.
7. Benutzer- und Zugangsdaten erfassen
Erstellen Sie eine Tabelle (z. B. in Excel) mit den relevanten Zugangsdaten:
Ziel-E-Mail-Adresse (Exchange Online)
IMAP-Benutzername
IMAP-Passwort
Diese Tabelle wird später in den Assistenten importiert.
8. Migration einrichten und Zeitplan festlegen
Folgen Sie den weiteren Schritten des Assistenten, um die Migration zu konfigurieren und gegebenenfalls einen Zeitplan zu erstellen. Nach Abschluss der Einrichtung startet die Migration und die E-Mails erscheinen meist innerhalb weniger Minuten im neuen Exchange-Postfach.
Migration bei Verwendung einer eigenen Domain
Soll im Zuge der Umstellung auch eine eigene (Custom) Domain zu Microsoft 365 migriert werden, empfiehlt es sich, die Migration erst nach erfolgreichem Wechsel der MX-Records (Mail-Exchange-Einträge) abzuschließen und das Migrationsbatch nach einigen Tagen zu löschen. So wird sichergestellt, dass keine E-Mails verloren gehen und alle Nachrichten ordnungsgemäß im neuen System ankommen.
Fazit
Die Migration von IMAP-Postfächern zu Microsoft 365 lässt sich – mit der richtigen Vorbereitung und dem Einsatz der Migrationsfunktionen im Exchange Admin Center – effizient und verlustfrei durchführen. Besonders für Unternehmen mit mehreren Postfächern ist der serverbasierte Ansatz zu empfehlen.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Migration von IMAP-Postfächern zu Microsoft 365? Haben Sie weitere Tipps oder Fragen zu diesem Thema? Teilen Sie Ihre Meinung gerne in den Kommentaren!
