Jedes Mal, wenn wir eine Nachricht zur Überarbeitung mit einer Flagge markieren, finden wir dieselbe Nachricht zwei oder sogar drei Mal im Ordner „Aufgaben“ wieder. Wenn wir die Markierung anschließend entfernen, verbleiben die Elemente im Ordner und verschwinden erst nach längerer Zeit oder aber erst nach dem Neustarten von Outlook.
Wieso ist das so und wie können wir das Anlegen von Dubletten verhindern?
Dieses Problem kommt vor, da Google Mail über zwei zusätzliche Ordner, außer dem Posteingangsordner, verfügt – nämlich den Ordner „Alle Nachrichten“ und den Ordner „Markiert“. Wenn Sie die Verbindung zu Google Mail über einen IMAP-Account herstellen, haben Sie entweder die Möglichkeit, die beiden Ordner zu deaktivieren oder einen Filter für die Aufgabenansicht anzulegen. Über POP3 verbundene Google Mail-Accounts haben dieses Problem nicht.
Wie entstehen Dubletten in den Ordnern „Alle Nachrichten“ und „Markiert“?
Wie der Name bereits erwähnt, befinden sich im Ordner „Alle Nachrichten“, sämtliche E-Mails, die in Ihren E-Mail-Account eingegangen sind, unabhängig davon, zu welchem Ordner Sie eigentlich gehören. Der Ordner „Markiert“ beinhaltet alle Ihre Nachrichten, die Sie direkt in Ihrem Google-Mail-Account mit einem Sternchen markiert oder die Sie in Outlook mit einer Flagge gekennzeichnet haben.
Da diese Ordner nur bei Google Mail existieren, bzw. Ihre Nachrichten nur dort auf diese Art angelegt werden, werden bei der Verbindung zu Google Mail über einen IMAP-Account, die Nachrichten aus diesen Ordnern ebenfalls mit herunter geladen (was den Umfang Ihres Posteingangs mehr als verdoppeln kann). Outlook wiederum kategorisiert die Ordner als verschiedene Bereiche, daher werden Ihre Nachrichten mehr als ein Mal in der Aufgabenansicht angezeigt.
Sobald Sie die Flagge bei einer Nachricht in Outlook entfernen, wird dieser Vorgang mit Google Mail synchronisiert. Da diese Nachricht in Google Mail nur ein Mal existiert, wird sie, nach Entfernung der Markierung, weder im Ordner „Markiert“, noch in der Ansicht des Ordners „Alle Nachrichten“ weiterhin angezeigt. Synchronisieren Sie anschließend beide Ordner nochmals mit Outlook, werden diese dort ebenfalls gelöscht und nicht länger in der Aufgabenliste angezeigt.
Lösung 1: „Alle Nachrichten“ und „Markiert“ Ordner deaktivieren
Schnell und einfach wird das Problem gelöst, indem Sie die beiden Ordner „Alle Nachrichten“ und „Markiert“ deaktivieren. Detaillierte Anleitungen hierzu finden Sie auf "Gmail accounts and disproportionally large pst-files" (Google-Mail-Accounts und unverhältnismäßig große pst-Dateien)
Lösung 2: Filtern Sie Ihre Aufgabenliste
Wenn Sie die beiden Ordner in Google Mail gerne behalten möchten, können Sie auch einen Filter für Ihre Aufgabenansicht in Outlook anlegen, um die Dubletten verbergen zu lassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Vorgangsliste Ihres Aufgabenordners und wählen Sie „Filtern“.
Folgende Filter müssen Sie hinzufügen:
Feld: In Ordner
Bedingung: enthält nicht
Wert: Alle Nachrichten
und:
Feld: In Ordner
Bedingung: enthält nicht
Wert: Markiert
Sie können die mehrfachen Inhalte auch mit einer Outlook Erweiterungen entfernen, mehr darüber erfahren Sie hier: