Wer im Alltag oder Beruf viel mit E-Mails zu tun hat, wird bereits einige Nachrichten weitergeleitet oder sogar weitergeleitete Nachrichten empfangen haben. Oft kann man jedoch feststellen, dass diese Nachrichten voller unschöner Zeichen sind oder die Formatierung bei der Weiterleitung verloren gegangen ist. Es ist dann sehr anstrengend diese Nachrichten zu verstehen und den Inhalt herauszufiltern. Daher gibt es einige Grundregeln und einfache Tipps, die dabei behilflich sind eine Nachricht aufzuräumen und für die Weiterleitung vorzubereiten. Es geht dabei besonders darum, einen professionellen Eindruck beim Empfänger der Nachricht zu hinterlassen. Dieser wird unter Umständen niemals erfahren, wie viel Arbeit es gemacht hat die Nachricht vorher aufzubereiten, was einen aber nicht davon abhalten sollte diesen Aufwand auf sich zu nehmen, da eine unordentlich gestaltete Nachricht nicht gerade professionell wirkt.
1. Entfernen der ">" Zeichen
Viele E-Mail-Clienten nutzen bei weitergeleitete Nachrichten das Zeichen ">" um einen weitergeleiteten Text hervorzuheben. Viele Programme erkennen dieses Zeichen und und ersetzen es durch einen Balken, was das Lesen einer Nachricht bereits bedeutend einfacher macht. Es empfiehlt sich jedoch diese unnötigen Zeichen zu entfernen, da nicht jeder Client diese unterstützt und dadurch das Lesen einer Nachricht erheblich erschwert wird. Darüber hinaus wird bei jeder Weiterleitung ein weiteres ">" vor jede Zeile gestellt, was das Lesen der Nachricht umständlich macht. Um diese Zeichen einfach zu entfernen, muss nicht jedes einzeln angewählt werden, sondern es kann die automatische "Suchen und Ersetzen" Funktion von Outlook genutzt werden. Damit die Zeichen jedoch erst überhaupt auftauchen, muss muss man die Nachricht zuerst mit einem Klick auf "Weiterleiten" oder durch die Tastenkombination STRG+F weiterleiten. In dem nun erscheinenden Fenster kann die Nachricht vor der eigentlichen Weiterleitung noch einmal bearbeitet werden. Mit der Tastenkombination "STRG + H" kann nun ein Fenster geöffnet werden, mit dem nach Wörtern oder Zeichen gesucht werden kann. Im Gegensatz zur normalen Suche können die gefundenen Worter jedoch durch ein anderes automatisch ersetzt werden. In das Feld "Suchen nach" trägt man nun ">" ein und das Feld "Ersetzen durch" wird einfach leer gelassen. Nun muss nur noch auf "Alle ersetzen" geklickt werden und alle Zeichen sind automatisch entfernt und die Nachricht ist bereits ein gutes Stück weit aufgeräumter. Diese Variante funktioniert jedoch nur, wenn wirklich alle ">" entfernt werden sollen und sich keine ">"-Zeichen Text befinden, die notwendig sind.
2. Formatierung aufräumen
Eine übersichtliche Formatierung der Nachricht sorgt auf jeden Fall dafür, dass der Empfänger die Nachricht besser lesen und verstehen kann. Darüber hinaus wird eine durchdachte Formatierung professionell und sollte daher nicht vernachlässigt werden. Wird eine Nachricht das erste Mal weitergeleitet, bleibt die Formatierung in meisten Fällen größtenteils erhalten und es gibt kaum Probleme. Sollte eine Nachricht jedoch häufiger weitergeleitet werden, verliert die Formatierung immer mehr an Gestalt und ein enormes Durcheinander entsteht. Sollte einem vor der Weiterleitung auffallen, dass eine Formatierung absolut nicht mehr stimmt, sollte jede Formatierung des Textes entfernt werden. Dazu markiert man einfach den gewünschten Text und wählt anschließend "Nur-Text-Format" oder auch "Plain-Text" aus. Durch dieses Vorgehen lassen sich ungewollte Formatierungen Text und Bilder schnell und einfach entfernen. Alle anderen Formatierungen, wie beispielsweise Absätze werden durch diesen Schritt nicht entfernt
3. Ehemalige Empfänger entfernen
Dieser Schritt ist äußerst wichtig, da er nicht nur dafür sorgt, dass die E-Mail übersichtlich bleibt, sondern er stellt außerdem einen wichtigen Punkt bei der Beachtung der Privatsphäre anderer Personen dar. Wird eine E-Mail weitergeleitet, steht weiterhin der ursprüngliche Absender im Kopf der Nachricht und ist für jeden weiteren Empfänger sichtbar. Man kann nicht davon ausgehen, dass der Absender der Nachricht möchte, dass jeder seine E-Mail-Adresse zu Gesicht bekommt. Daher sollte der Kopf einer E-Mail vor dem Weiterleiten unbedingt aufgeräumt werden. Es genügt in meisten Fällen einfach die E-Mail-Adresse des Absenders aus der entsprechenden Zeile zu löschen.
4. Betreff aktualisieren
Bevor eine Nachricht weitergeleitet wird, ist es empfehlenswert den Betreff zu aktualisieren. Die meisten E-Mail-Programme hängen nach jeder Weiterleitung ein weiteres "FW:" vor den Betreff der Nachricht, was nicht unbedingt sehr angenehm zu lesen ist, wenn der eigentliche Betreff der Nachricht erst nach einem Dutzend "FW:" zum Vorschein kommt. Darüber hinaus sind moderne E-Mail-Programme in der Lage eine weitergeleitete Nachricht automatisch zu erkennen und das "FW:" ist dank der Möglichkeit der Anzeige des Nachrichtenverlaufs in einem Themenbaum weitestgehend überflüssig.
5. Signaturen entfernen
Signaturen und Informationen über den Absender am Ende einer Nachricht sind eine hilfreiche Sache, stellen bei einer weitergeleiteten E-Mail jedoch nur ein unnötiges Hindernis für den Empfänger dar. Daher sollten derartige Hinweise vor der Weiterleitung aus der Nachricht entfernt werden, um diese so übersichtlich wie möglich für den neuen Empfänger zu gestalten.