Wenn ich in meinen Kalender sehe, werden einige (nicht alle) Termine und Besprechungen mehrfach angezeigt. (Einige sogar mehr als fünf mal!)
Wie kommt es dazu und wie kann ich das Problem beheben und in Zukunft vermeiden?
Das Problem kann auftreten, wenn wir auf das Postfach und/oder den Kalender mit mehreren mobilen Endgeräten zugreifen oder mit mehren Geräten synchronisieren. Wenn nicht alle Kalendereinträge betroffen sind, handelt es sich üblicherweise um Besprechungen die aktualisiert wurden oder um wiederkehrende Termine.
Das Problem ausfindig machen
Wie wir das Problem ausfindig machen hängt davon ab, ob wir das Problem noch einmal auslösen können und um wie viele Endgeräte es sich handelt. Wie bereits erwähnt treten solche Probleme meistens auf, wenn ein Besprechungen aktualisiert wird, oder eine wiederkehrender Termin bearbeitet wurde. Prüfen wir nach, ob das auch bei uns der Fall ist.
Wir beginnen damit alle Synchronisierungseinstellungen abzuschalten. Folgenden Einstellungen wären denkbar:
– Die Mitgelieferte Software unseres Handys synchronisiert automatisch, sobald das Handy angeschlossen wird
– Ein Tool oder ein Add-In für Outlook synchronisiert automatisch mit unserem Internetkalender (zum Beispiel Google Apps Sync)
– Ein mobiles Endgerät das direkt per Active Sync synchronisiert (Gerät abschalten)
In anderen Worten, wir benutzen Outlook pur ohne Extrafunktionen. Jetzt legen wir einen neuen wiederkehrenden Termin oder ein Meeting an und ändern den Eintrag noch einmal, nachdem wir den Termin angelegt und gespeichert haben oder die Einladung zur Besprechung verschickt haben.
Das ganze probieren wir jetzt zusätzlich mit eingeschalteter Synchronisierung. Wichtig ist, dass wir nur eine Synchronisierungsoption nach der anderen testen. Erst wenn wir ausschließen können, dass keine der Optionen alleine für den Fehler verantwortlich ist, beginnen wir mehrere Optionen gleichzeitig auszuprobieren.
An der Stelle können wir auch gleich sicherstellen, dass unsere mitgelieferte Handy Software oder die Tools zum Synchronisieren mit Internetkalendern auf dem neusten Stand sind.
Mögliche Ursachen – Hintergrund Info
Die häufigste Fehlerquelle ist, dass unser Handy oder die benutzten Tools nicht kompatible mit Outlooks-Format für wiederkehrende Termine sind. In solchen Fällen werden statt eines wiederkehrenden Termins viele einzelne Termine auf dem Handy oder mobilen Endgerät angelegt. Diese einzelnen Termine werden beim nächsten Synchronisieren von Outlook als neue Termine erkannt und erneut im Kalender gespeichert.
Bei Aktualisierungen von und Einladungen zu Besprechung liegt die Ursache für den Fehler darin, dass die meisten mobilen Endgeräte eingestellt sind, ihren eigenen Kalender über Email-Benachrichtigungen auf dem neusten Stand zu halten. Bekommen wir eine Einladung oder wird eine Besprechung aktualisiert, empfängt nicht nur unser Handy diese Benachrichtigung, sondern auch unser Outlook. Beide legen eine neue Besprechung an. Beim Synchronisieren erkennt die Software schließlich nicht, dass es sich um die selben Besprechungen handelt, (weil die beiden Einträge unabhängig von einander angelegt worden sind,) sondern nur, dass es jeweils zwei neue Eintragungen gibt. Je nach Einstellung werden dann beide Einträge beibehalten.
Letzteres Problem ist besonders typisch für BlackBerrys, tritt aber auch bei modernen Smartphones mit eingerichteten POP3 und IMAP Accounts auf. Eine mögliche Lösung wäre einen komplett online verwalteten Kalender zu benutzen, der Synchronisierung unterstützt (wie zum Beispiel Exchange oder Hotmail). Das Handy sollte dann nur über diese Synchronisierungsfunktion auf dem laufenden gehalten werden.
Doppelte Einträge löschen
Haben wir die Fehlerquelle einmal ausfindig gemacht, können wir die doppelten und mehrfachen Einträge mit einer der folgenden Methoden entfernen.
– Manuell – nach Namen sortiert
Wir schalten den Kalender auf eine tabellarische Ansicht aller Termine, indem wir oben im Menü unter "Ansicht" -> "Sortieren nach" die Sortierung nach Namen auswählen. Wir sehen die Termine nun in Listenform untereinander und können doppelte Einträge so manuell aussortieren.
– Manuell – nach Datum sortiert
Wir wechseln wie oben zu einer tabellarischen Ansicht, sortieren diesmal aber nach Datum. Da die Duplikate alle zur selben Zeit, nämlich während der Synchronisierung, erstellt worden sind, können wir sie am Änderungsdatum ausfindig machen. Hierzu drücken wir im Menü erneut auf "Ansicht" -> "Aktuelle Ansicht" -> "Ansicht anpassen". Wir klicken auf "Felder" und wählen aus der Liste der verfügbaren Felder das "Änderungsdatum" oder das "Erstellungsdatum" aus. Anschließend klicken wir auf hinzufügen. Die tabellarische Ansicht ist nun um das ausgewählt Feld erweitert worden. Die doppelten Termine können anhand des Änderungsdatums oder Erstellungsdatums ausfindig gemacht werden.
– Automatisch – Add-In
Wenn wir zu viele Duplikate für eine manuelle Sortierung haben, oder das Sortieren nach Datum nicht hilft, ist das manuelle Entfernen womöglich nicht zweckmäßig. In so einem Fall sollten wir auf ein Tool zur Entfernung von Duplikaten eines Drittanbieters zurück greifen.