Beim Senden von E-Mails macht man schnell mal einen Fehler und tritt so in ein Fettnäpfchen. Natürlich kann das einmal passieren, schließlich soll manchmal alles möglichst schnell gehen, aber wenn sich vermeidbare Fehler häufen, verärgern Sie damit Ihre Konversationspartner und machen sich so auch selbst unnötig das Leben schwer. Im folgenden werden deshalb 10 "klassische" E-Mail Fehler aufgelistet, die Sie in Zukunft vermeiden sollten.
1.) Unpassende oder nichts-sagende Betreffzeilen
Wenn Sie einem Freund oder Bekannten eine E-Mail schreiben oder einem geschäftlichen Kontakt nach vorherige Rücksprache eine E-Mail schicken, mag die Betreffzeile nicht so bedeutsam sein. Aber wenn Sie einmal eine wichtige E-Mail schreiben, auf die Sie auch eine Antwort erhalten möchten, sollten Sie einen aussagekräftigen Betreff wählen – niemand mag es, E-Mails zu erhalten, die er erst einmal komplett durchlesen muss, um überhaupt einen Eindruck davon zu bekommen, worum es eigentlich geht.
2.) Komplexe Probleme mit (zu) vielen E-Mails lösen
Sie beschäftigen sich mit einem komplexeren Problem oder müssen mit ihren Kollegen oder einem Auftraggeber eine größere Angelegenheit klären? Dann greifen Sie lieber schnell zum Telefonhörer, anstatt eine E-Mail nach der anderen zu schicken – das spart Ihnen und anderen wertvolle Zeit und schont die Nerven
3.) Unübersichtliche und zu lange E-Mails
Zitieren Sie vorangegangene E-Mails in einer neuen E-Mail nur, wenn dies auch wirklich notwendig ist. Niemand erhält gern schlecht formatierte E-Mails, von denen obendrein der halbe Inhalt noch vollkommen überflüssig ist
4.) Zögerliches Beantworten von E-Mails
Beantworten Sie wirklich wichtige E-Mails immer sofort oder markieren Sie sie zumindest um sie rasch abzuarbeiten. Niemand wartet gerne lang auf wichtige Antworten und gerade wenn es um das Einhalten von Terminen und Deadlines geht, können Sie sich durch zu langes Abwarten beim Antworten auf eingegangene E-Mails auch selbst schaden.
5.) Unnötige Einzeiler-Antworten
Überlegen Sie, ob wirklich jede E-Mail nach einer Antwort verlangt. Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitskollege kurz über eine bestimmte Sache informiert, so dass direkt alles klar ist, müssen Sie darauf nicht nur aus Anstand mit einem Einzeiler antworten. Versetzen Sie sich einmal selbst in die Lage – Sie senden eine einfache Info-Mail an mehrere Empfänger und erhalten daraufhin von der Hälfte der Adressaten eine kurze, nichtssagende einzeilige Antwort. Dies ist völlig unnötig und blockiert außerdem unnötig den Posteingang.
6.) Unterstreichen von Dingen in E-Mails
Verzichten Sie auf das Unterstreichen von einzelnen Wörtern, Sätzen oder Passagen in E-Mails. Die meisten Empfänger gehen davon aus, dass sich hinter einem unterstrichenen Teil ein Hyperlink verbirgt, so dass normal unterstrichene Passagen nur verwirren. Nutzen Sie stattdessen die Fett-Markierung, wenn Sie einen Teil Ihrer E-Mail besonders hervorheben möchten.
7.) Verwenden von unnötigen Auto-Responder Nachrichten
Wenn Sie einen Autoresponder einsetzen, nutzen Sie ihn sinnvoll! Es macht keinen Sinn, den Autoresponder so zu konfigurieren, dass er auf jede E-Mail direkt eine Antwort im Stil von "Danke für Ihre Nachricht. Ich werde mich schnellstmöglich bei Ihnen zurückmelden" sendet – dies kostet den Empfänger nur unnötige Zeit und wird ihn unter Umständen sogar verärgern. Im schlimmsten Fall kann es sogar im technischen Desaster enden – etwa wenn sowohl Sie als Absender als auch der Empfänger einen solchen Autoresponder einsetzen, denn dann werden gewissermaßen wie beim Ping-Pong E-Mails hin- und und hergeschickt – und das völlig sinnlos.
8.) Unangemessene Sprache in geschäftlichen E-Mails
Bei geschäftlicher Kommunikation ist Seriosität das A und O. Vermeiden Sie deshalb Smileys oder Abkürzungen – im privaten Bereich mögen diese völlig in Ordnung sein, doch im Arbeitsalltag machen Sie dich damit eher lächerlich. Natürlich sollten Sie darüber hinaus auch auf die Rechtschreibung und Grammatik in Ihren E-Mails achten
9.) Verwenden der Lesebestätigung-Funktion
Auf den ersten Blick mag das Anfordern einer Lesebestätigung sinnvoll erscheinen. Doch überlegen Sie einmal – was denken Sie selbst, wenn Sie eine E-Mail mit Anforderung zur Lesebestätigung erhalten? Wahrscheinlich werden Sie vermuten, dass der Absender Ihnen nicht vertraut oder denkt, dass Sie seine E-Mails einfach ignorieren. Und genau so wird es auch anderen gehen. Vermeiden Sie deshalb den Einsatz dieser Funktion. Ganz davon abgesehen, dass die Verwendung einen schlechten Eindruck macht, haben die meisten Menschen diese Funktion in ihrem Mail-Client ohnehin deaktiviert.
10.) Verwirren des Empfängers durch fehlende Signatur und ähnliches
Vermeiden Sie grundsätzlich, den jeweiligen Empfänger einer E-Mail zu verwirren. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie nur einmal kurz gesehen haben, sollten Sie sich eingangs kurz noch einmal selbst vorstellen – schließlich weiß jeder gern darüber Bescheid, mit wem er es zu tun hat. Bei E-Mail-Konversationen mit bekannten Empfängern kann es hingegen Sinn machen, eine Signatur zu verwenden und die letzte E-Mail zu zitieren (nicht einen ganzen Mail-Wechsel, siehe Punkt 3), etwa wenn Sie länger keinen Kontakt mehr miteinander hatten.