Wenn man darüber nachdenkt, ist es merkwürdig, dass E-Mails tendenziell in einer linearen, streng datumsbasierten Anordnung existieren. Ihre zuletzt empfangene E-Mail ist normalerweise nicht die wichtigste Nachricht in Ihrem Posteingang – und doch ist sie fast immer das Erste, was Sie sehen, wenn Sie Gmail öffnen.
Nick Timms ist überzeugt, dass es einen besseren Ansatz gibt. Timms ist Mitbegründer einer Firma namens Drag, deren namensverwandte App ein kartenbasiertes Organisationssystem direkt in Ihren regulären Posteingang von Google Mail bringt. Am einfachsten kann man es sich als ein Gemisch aus Gmail und Trello vorstellen – das Beste aus beiden Welten, zusammengebracht in einer einzigen vertrauten Umgebung.
“Gmail und einzelne Listen sind der psychischen Gesundheit nicht wirklich förderlich”, sagt Timms. “Wir wollten eine weitere Dimension in diese Richtung bringen, damit die Menschen nicht nur diese eine Liste von E-Mails durcharbeiten, sondern mehr Struktur in die Art und Weise bekommen, wie sie ihren Tag planen.
Timms und sein Team arbeiten bereits seit drei Jahren an diesem Konzept, und ihre neueste Iteration wird erst diesen Monat veröffentlicht. Ich benutze es schon eine Weile, und ich muss sagen: Es fühlt sich weniger wie eine eigenständige Anwendung an, sondern eher wie eine Erweiterung der bestehenden Gmail-Erfahrung. Und wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, es als Teil Ihres Posteingangs zu haben, möchten Sie vielleicht nicht mehr zurückgehen.
GMAIL, ERWEITERT
Die Entdeckung von Drag war ein glücklicher Zufall: Schon seit langem bin ich ein Fan von Trello und dem kartengesteuerten System, auf dem die Organisation beruht. Die Grundidee ist, dass man für jedes Stück eines Projekts, an dem man arbeitet, eine Karte erstellt. Dann verwendet man eine Reihe von Spalten, um diese Karten in eine sinnvolle Struktur zu bringen. Ich verlasse mich darauf, dass man damit alles verwalten kann, von der Idee für eine Geschichte bis hin zur Entwicklung eines Newsletters und einer Vielzahl von längerfristigen Projekten.
Je mehr ich diese höchst bewusste, auf Drag-and-Drop ausgerichtete Organisationsmethode zu schätzen gelernt habe, desto mehr habe ich die chronologische Liste, die mir Gmail für meine E-Mail auferlegt, übel genommen. Jeden Tag sehe ich an einem bestimmten Punkt den unordentlichen Überblick über die Nachrichten, die meine Aufmerksamkeit und mein Denken erfordern: Meine Aufgaben in Trello sind so viel einfacher zu organisieren. Ich kann Elemente per Drag & Drop in jede beliebige Reihenfolge bringen, Notizen und Listen anhängen, wo ich sie brauche, und die Dinge hervorheben, die am wichtigsten sind. Warum kann Gmail nicht auf dieselbe Weise funktionieren?
Als ich kürzlich zum millionsten Mal über diesen Gedanken nachdachte, stolperte ich zufällig über Drag-was, wie sich herausstellt, fast genau das ist, was ich mir vorgestellt hatte. Im Kern ist Drag tatsächlich Gmail. Es ist eine Erweiterung für Chrome, die der Standard-Gmail-Website einen zusätzlichen Schalter hinzufügt. Wenn der Schalter ausgeschaltet ist, sehen Sie Ihren normalen Gmail-Posteingang. Schalten Sie ihn ein, und der gleiche Raum wird in eine Trello ähnliche Sammlung von Karten verwandelt, die über eine Reihe von anpassbaren Spalten verteilt sind.
Nach dieser Trello-Analogie existiert jede Nachricht in Ihrem Posteingang – zumindest auf der Registerkarte “Primary” – als eine eigene, separate Karte in der Drag-Schnittstelle. Neue E-Mails werden in der linken Spalte angezeigt, und Sie können Nachrichten zwischen die Spalten ziehen (get it?), um sie zu kategorisieren und Ihre Prioritäten zu verfolgen.
Standardmäßig nennt Drag diese erste Spalte “To Do” und gibt Ihnen dann eine Spalte “Doing” und eine Spalte “Done” daneben. Ich persönlich finde es nützlicher, die erste Spalte in “Eingehend” umzubenennen und die nachfolgenden Spalten “Heute”, “Diese Woche” und “Irgendwann” zu nennen.
Auf diese Weise kann ich, wann immer ich meine E-Mails abrufe, schnell die Nachrichten herausfinden, die in der ersten Spalte gelandet sind. Wenn etwas keine Aktion von mir erfordert, wird es archiviert. Wenn es eine relativ schnelle Antwort benötigt, ich aber nicht in dieser Sekunde darauf zugreifen kann, ziehe ich es in die Spalte “Heute”. Und wenn etwas eine Reaktion erfordert, aber nicht besonders dringend ist, ziehe ich es entweder auf “Diese Woche” oder “Irgendwann”, je nachdem, wie hoch seine Priorität ist.
So habe ich eine klare visuelle Aufschlüsselung dessen, was ich vor dem Ende des Tages tun muss und welche Aufgaben ich später in der Woche und weiter unten in Angriff nehmen muss. Es ist meiner Standardstrategie für den Posteingang ähnlich, Nachrichten zu verschlafen und sie so einzustellen, dass sie zu einem Zeitpunkt zurückkommen, zu dem ich sie bearbeiten kann, nur dass ich hier nicht sofort einen genauen Zeitpunkt festlegen muss – und ich kann auf einen Blick sehen, was ansteht, und bei Bedarf Dinge verschieben.
Getreu dem Trello-Formular können Sie mit Drag sogar private Notizen, benutzerdefinierte Tags und Fälligkeitsdaten zu E-Mails hinzufügen. Es kann mit Ihrem Google-Kalender synchronisiert werden und automatisch alle Punkte mit Fälligkeitsdatum zu Ihrer Agenda hinzufügen. Sie können auch Aufgabenlisten an E-Mails anhängen oder eigenständige Aufgaben erstellen, die als eigene Karten neben Ihren Nachrichten existieren. Und es fügt verschiedene andere organisatorische Extras hinzu, wie z. B. anpassbare Systeme für Tags und Farbkodierung. Diese arbeiten harmonisch mit dem Gmail-eigenen Etikettierungssystem zusammen und dienen als erweiterte Möglichkeiten, verwandte Elemente zusammenzufassen oder bestimmte Karten besonders hervorzuheben.
In gewisser Weise ist die Idee hinter Drag offensichtlich. “Kanban, das Layout im Trello-Stil, hat viele verschiedene vertikale Linien unterbrochen”, sagt Timms. “Aber wir haben gesehen, dass es niemand wirklich erfolgreich an dem Ort getan hat, an dem Teams und Einzelpersonen und Menschen auf der ganzen Welt wirklich ihre Zeit verbringen, nämlich per E-Mail”.
Und das führt direkt zu Drag’s obersten Zielen – der Arena, von der die Zukunft seines Unternehmens abhängt.
DAS GRÖßERE BLICK
Während Drag mit dem Fokus auf einzelne Benutzer begann – und immer noch viel Wert an dieser Stelle bietet -, hat sich das primäre Geschäftsmodell des Unternehmens inzwischen dahingehend entwickelt, dass es sich hauptsächlich auf Teams konzentriert. Timms und seine Kollegen wollen, dass Drag zum Endpunkt des Projektmanagements und der Kommunikation eines Unternehmens wird und damit die Notwendigkeit des Produkts, das sie inspiriert hat, effektiv beseitigt wird.
Mit Trello, so Timms, werden die in das System weitergeleiteten E-Mails immer in native Trello-Aufgaben umgewandelt, anstatt in E-Mail-Form zu bleiben. Im Gegensatz dazu bleiben E-Mails durch Ziehen als E-Mails bestehen, wobei auch die von Trello bereitgestellten eigenständigen Aufgaben möglich sind. Und das, so glaubt er, könnte es ermöglichen, zwei Systeme zu einem einzigen zusammenzufassen und die Werkzeuge eines Unternehmens erheblich zu vereinfachen.
“Wir bringen diese echte Erfahrung der Zusammenarbeit direkt in Gmail ein”, sagt Timms.
Zu diesem Zweck ermöglichen die Teamfunktionen von Drag die Erstellung von sekundären Foren, die zwar noch innerhalb von Google Mail leben, aber von mehreren Teammitgliedern gemeinsam genutzt werden. In dieser Umgebung werden die Notizen und Aufgaben zu kollaborativen Oberflächen – so können beispielsweise Nachrichten, die an eine Kundensupportadresse gesendet werden, von mehreren Personen ohne Weiterleitung oder zusätzlichen Aufwand angezeigt und bearbeitet werden. Und der Helpdesk eines Unternehmens könnte neben den Produkt-Roadmaps und der Projektplanung leben, und zwar innerhalb des einzigen vertrauten Rahmens des Google Mail-Posteingangs.
Wenn der Dienst im Moment nur eine Achillesferse hat, dann die, dass er sehr stark auf den Desktop ausgerichtet ist. Das Unternehmen rechnet damit, dass es bald ein Add-on für Google Mail herausbringen wird, mit dem Sie grundlegende Drag-Aufgaben von der regulären mobilen Google Mail-Anwendung aus durchführen können – im Wesentlichen nur die Zuweisung von E-Mails zu verschiedenen Drag-Spalten – aber es geht nicht davon aus, dass bis zum Frühjahr vollwertige eigenständige Anwendungen für iOS und Android zur Verfügung stehen werden.
Was die Preisgestaltung betrifft, so kostet Drag bei Teams mit fünf oder mehr Benutzern $99 pro Monat. Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern können sich an Drag wenden, um einen Preis von 12 Dollar pro Benutzer pro Monat zu erhalten (oder 9 Dollar pro Benutzer pro Monat, wenn Sie für ein ganzes Jahr auf einmal bezahlen). Einzelne Benutzer können entweder den gleichen Tarif für kleine Teams zahlen oder sich einfach an den Einzelbenutzer-Plan von Drag halten, der es Ihnen ermöglicht, E-Mails innerhalb eines einzigen Forums kostenlos zu verwalten, allerdings ohne Extras wie eigenständige Aufgabenkarten und kollaborationsorientierte Funktionen.
Zu guter Letzt noch ein Wort zum Thema Datenschutz: Drag verlässt sich auf die offizielle Google Gmail-API, um mit Ihrem Posteingang zu interagieren. Laut Timms musste die Erweiterung umfangreiche Google-Sicherheitsüberprüfungen durchlaufen, um die Einhaltung aller Google-Standards zu bestätigen.
Wie in den Datenschutzbestimmungen des Dienstes erläutert wird, bedeutet dies, dass die App nur Ihre E-Mail-Adresse und E-Mail-Metadaten sehen kann – einschließlich Labels und Kopfzeilen, aber nicht die Nachrichtenkörper – und dass sie auch auf einzelne E-Mail-Status zugreifen kann, die anzeigen, ob eine bestimmte Nachricht gelesen oder ungelesen, mit einem Sternchen versehen oder nicht versehen ist, usw. Timms versichert mir, dass der Dienst für seine Einnahmen auf Abonnements angewiesen ist und mit der begrenzten Menge an Benutzerdaten, über die er verfügt, keinerlei Verkauf oder Werbung betreibt.
Alles in allem scheint Drag sicherlich die richtigen Kästchen anzukreuzen. Es ist eine E-Mail-Erweiterung, die es wert ist, erkundet zu werden – und eine, die Ihrem derzeitigen eindimensionalen Posteingang das Gefühl geben könnte, der Vergangenheit anzugehören.