In früheren Versionen von Outlook haben wir regelmäßig einige unserer Daten aus dem Kalender, Kontakten und E-Mails in Excel-Dateien exportiert, um von dort aus mit ihnen zu arbeiten, oder Daten aus Excel zu Outlook importiert. Da wir allerdings jetzt auf Outlook 2013 aktualisiert haben, ist die Option zum Importieren von oder zu einer Excel-Datei nicht mehr verfügbar. Warum wurde diese Option entfernt und was ist jetzt die Alternative?
Der Import- und Export-Assistent von Outlook 2013, 2016 und 2019 oder Offices 365 wurde durch das Entfernen einiger älterer oder redundanter Dateiformate in der Tat überarbeitet, dazu gehört auch die Excel-Option. Auch wenn das XLSX-Format seit Office 2003 der Standard ist, hat der Import- und Export-Assistent nur das alte XLSX-Format unterstützt.Anstatt einer Aktualisierung des Assistenten, um das XLSX-Format zu unterstützen, wurde es ganz entfernt, denn im Grunde kann das gleiche mit dem CSV-Format erreicht werden, welches Excel ebenfalls unterstützt.
Das Öffnen von CSV-Exporten in Excel
Die nötigen Schritte, um Ihre Daten zu einer CSV-Datei anstatt einer xls-Datei zu exportieren, sind im Grunde identisch, jedoch mit der Ausnahme, dass Sie nun „Durch Komma getrennte Werte“ wählen müssen.
Datei-> Öffnen und Exportieren-> Importieren/Exportieren-> In Datei exportieren
Um nach Excel zu exportieren, wählen Sie: Durch Komma getrennte Werte.
Sobald Sie die CSV-Datei gespeichert haben, können Sie diese in Excel durch einen einfachen Doppelklick auf die CSV-Datei öffnen. Alternativ können Sie die CSV-Datei auch über den Befehl „Datei-> Öffnen“ in Excel 2013 oder den Befehl „Datei-> Öffnen-> Durchsuchen“ in Excel 2016 öffnen, wobei Sie den Dateityp-Filter auf „Alle Dateien (*. *)“ oder „Textdateien (* .prn; * .txt;.. * csv)“ festlegen müssen.
Als Alternative können Sie in Excel 2016, 2019 auch über den Reiter „Daten“ und klicken Sie aus „Aus Text/CSV“ an.
In den meisten Fällen wird dies die Datei so öffnen, als ob es sich um eine xls-Datei handelt, und Sie können unmittelbar damit beginnen, mit dieser zu arbeiten.
Probleme mit einzelnen Spalten
In bestimmten Fällen kann alles in einer einzigen Spalte zu sehen sein, wobei ebenfalls viele sichtbare Kommas angezeigt werden. Dies kann passieren, wenn das standardmäßige Listentrennzeichen in den regionalen Einstellungen von Windows, nicht auf ein Komma festgelegt wurde. Dies kann in Excel über die folgende Art und Weise sehr einfach korrigiert werden:
1. Klicken Sie auf die Spalte „A“, um die komplette Spalte auszuwählen.
2. Wählen Sie die Registerkarte „Daten“.
3. Klicken Sie auf: Text zu Spalten
4. Wählen Sie nun im Textkonvertierungs-Assistenten, welcher sich geöffnet haben sollte, das folgende: Abgegrenzt
5. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm ebenfalls das folgende: Komma
6. Drücken Sie auf Fertigstellen.
Wenn Sie Ihre Datei als Excel-Datei speichern möchten, dann wählen Sie Datei-> Speichern unter, wonach Sie die Dropdown-Liste „Speichern als Dateityp“ auf „Excel-Arbeitsmappe (* .xlsx)“ oder Excel 97 – 2003 Arbeitsmappe (* .xls) festlegen müssen.
Schnelle Excel Exporte durch Kopieren und Einfügen
Sie brauchen den Import- und Export-Assistenten eigentlich gar nicht, wenn Sie etwas zu Excel exportieren möchten. Wenn Ihr Ordner in Outlook durch eine Listenansicht angezeigt wird, können Sie einfach die Elemente wählen, welche Sie exportieren möchten. Wonach Sie diese (Strg + C) in Outlook kopieren und (Strg + V) direkt in Excel einfügen.
Sie können dies noch weiter verbessern, indem Sie das Hinzufügen oder Entfernen der Spalten anpassen, sodass nur die von Ihnen benötigten Daten kopiert werden und Sie nicht eine Menge von leeren Spalten oder unerwünschte Daten zu Excel übertragen. Darüber hinaus können Sie einen Filter für Ihre Ansicht von Spalten in Outlook verwenden, sodass Sie diese nicht anschließend in Excel filtern müssen.
Für eine schrittweise Einleitung, wie Sie dies bei Ihren Kontakten anwenden können, lesen Sie den folgenden Leitfaden: Export von Kontakten zu Excel speichern.
Speichern von CSV-Dateien in Excel und dann importieren
Wenn Sie eine Excel-Datei besitzen, welche Sie in Outlook importieren möchten, müssen Sie die Datei zuerst als CSV-Datei in Excel speicher. Wählen Sie Datei -> Speichern unter und legen Sie die Dropdownliste „Speichern als Dateityp“ auf „CSV (Komma getrennt)“ fest.
Sie werden die eine Warnung erhalten. Wählen Sie einfach „Ja“, weil Sie zusätzlich noch die ursprüngliche Excel-Datei behalten werden. Sie können nun Ihre CSV-Datei in Outlook importieren, genauso wie Sie es mit einer Excel-Datei getan hätten, aber jetzt wählen Sie natürlich eine „Komma getrennte Werte“ Datei zu importieren.
Wenn Sie zum „Die folgenden Aktionen werden ausgeführt“ Schritt gekommen sind, wird in den meisten Fällen die Option Ihre CSV-Datei zu importieren ausgewählt sein und Sie können Ausführen drücken, um den Importvorgang abzuschließen. In einigen Fällen ist diese Option jedoch nicht ausgewählt, weshalb Sie in diesem Fall nicht diese Option wählen, sondern auf Abbruch klicken, denn eine Erzwingung des Imports wird defekte Elemente erstellen.
Wenn die CSV-Datei nicht automatisch beim Import ausgewählt sein sollte, ist etwas nicht in Ordnung.
Der Grund ist, dass mit einigen regionalen Einstellungen, Excel ein Semikolon (;) anstelle eines Kommas als Trennzeichen für CSV-Datei verwendet, was Outlook nicht erwartet.
Dies kann leicht behoben werden, indem Sie ein schnelles „Suchen und Ersetzen“ im Editor erledigen oder durch die Veränderung der Trennzeichen in den regionalen Einstellungen von Windows zu einem Komma und erneutem Speichern der der CSV-Datei.
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