Wir versuchen unsere Kontakte ein bisschen effektiver zu sortieren, aber wir sind etwas ratlos, wenn es darum geht zu bestimmen, was die beste Methode ist.
Es scheint verschiedene Optionen zu geben, wie zum Beispiel die Erstellung zusätzlicher Kontakte (Unter-) Ordner, das Kreieren von Kontaktgruppen und die Verwendung von Kategorien.
Welche Methode ist die Beste oder welche würden Sie empfehlen?
All diese Methoden, die Sie erwähnt haben, sind realistische Möglichkeiten. Es hängt wirklich davon ab, welche Methode Ihnen am besten gefällt und wie Sie mit Ihren Kontakten arbeiten.
Da diese Methoden sich nicht gegenseitig ausschließen, könnte eine Kombination dieser Methoden zusätzlich Ihre Effizienz verbessern. Besonders dann, wenn eine Person viele Kontakte hat.
Mehrere Kontakordner
Die Erstellung von mehreren Kontaktordnern ist der direkteste Weg, um Ihre Kontakte zu trennen, aber es ist auch die am wenigsten flexible Methode.
Ich würde versuchen, eine Verwendung von mehreren Kontaktordnern, aus verschiedenen Gründen zu vermeiden:
• Adressauswahl und Auflösung
Standardmäßig wird nur der Hauptkontaktordner zu Ihrem Outlook-Adressbuch hinzugefügt, obwohl Sie auch weitere hinzufügen können. Wenn Sie eine Adresse auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche “An …” klicken, wird nur eine einzige Liste auf einmal angezeigt werden, wohingegen das Wechseln zwischen mehreren Listen oder Ordnern, nur um einen Kontakt ausfindig zu machen, wirklich lästig und umständlich sein kann.
• Synchronisierung
Die meisten mobilen Geräte (Smartphones und Tablets) oder Sync-Software, unterstützt nur eine Synchronisierung mit dem Haupt- oder einem einzelnen Outlook-Kontaktordner.
• Geringere Wahrscheinlichkeit von Duplikaten oder widersprüchlichen Informationen
Wenn Sie Ihre Kontakte zwischen verschiedenen Ordnern aufteilen, könnten Sie am Ende auch einen Kontakt in mehreren Ordnern erstellen. Sie würden dann das Risiko eingehen, nur 1 Kopie dieses Kontaktes mit den neuesten Kontaktinformationen zu aktualisieren und könnten vergessen, welche Kopie es war, was in widersprüchlichen Informationen oder zu einer Verwirrung führen kann.
Natürlich gibt es auch Situationen, in denen Sie diese Einschränkungen zu Ihrem Vorteil nutzen können. Zum Beispiel können Sie Ihre weniger häufig verwendeten Kontakte oder “alte” Kontakte in einem separaten Kontaktordner platzieren, um eine Synchronisierung zu Ihrem Smartphone oder Tablet zu verhindern.
Eine andere Situation ist, wenn Sie nur eine begrenzte Anzahl von Kontakten teilen möchten.
Manchmal haben Sie keine andere Wahl, als diese Herangehensweise zu verwenden, wenn Sie mehrere Konten konfiguriert haben, da jeder Exchange und Outlook.com Mailbox ihren eigenen Kontaktordner besitzt. Outlook 2010 hat auch einen zusätzlichen Ordner mit dem Namen “Vorgeschlagene Kontakte” und Sie können zusätzlich noch einige Kontaktordner durch (eingestellt) Outlook Connector für soziale Netzwerke wie LinkedIn erhalten.
Extra-Tipp:
Sollten Sie dennoch mit mehreren Ordnern arbeiten, könnte Ihnen die “People View” Funktion, welche in Outlook 2013 und Outlook 2016 zur Verfügung steht, bei einer Ansammlung und Darstellung aller Kontaktinformationen innerhalb eines einzigen Kontakts sehr hilfreich sein.
Kontaktgruppen
Kontaktgruppen, auch bekannt als Verteilerlisten, sind eine gute Möglichkeit, um eine einzelne Nachricht ganz einfach an mehrere Personen gleichzeitig zu senden. Es macht daher Sinn, Gruppen zu erstellen, wenn Sie dies in regelmäßigen Abständen tun und Ihre Nachrichten immer auf die gleichen Leute senden.
Die Kontakte innerhalb einer Gruppe bestehen nur aus einem Anzeigenamen und einer E-Mail-Adresse. Sie besitzen selbst keine zusätzlichen Kontaktinformationen. Wenn Sie innerhalb einer Kontaktgruppe auf einen Kontakt klicken, wird Outlook versuchen das tatsächliche Kontaktelement zu finden und zu öffnen, um alle Kontaktinformationen anzuzeigen.
Allerdings müssen Kontakte, die Sie zu einer Gruppe hinzugefügt haben, nicht unbedingt als Kontakte zum Kontaktordner hinzugefügt werden. Diese Methode könnte sich als nützlich erweisen, um die Anzahl der Kontakte zu reduzieren, welche Sie besitzen, wenn Sie zum Beispiel diesen Kontakt niemals eigenständig verwenden, sondern nur als Teil einer Gruppe.
Daher sind Kontaktgruppen lediglich eine zusätzliche Art von Kontaktelement und nicht eine tatsächliche Ersatz- oder Sortiermethode.
Um eine Gruppe zu erstellen, müssen Sie zur Kontaktnavigation (CTRL + 3) wechseln, wodurch Sie eine Schaltfläche auf der Symbolleiste oder der Multifunktionsleiste sehen werden, aber Sie können auch im Grunde genommen von überall in Outlook aus die Tastenkombination Strg + Umschalt + L (wie in List) verwenden.
Hinweis: Die Schaltfläche “Neue Kontaktgruppe” wird für Outlook-Konten, welche über das Exchange ActiveSync (EAS) Protokoll in Outlook 2013 und Outlook 2016 konfiguriert wurden, deaktiviert sein, weil das EAS-Protokol keine Kontaktgruppen unterstützt. Diese Einschränkung wird verschwunden sein, sobald Ihr Outlook-Konto zur neuen Outlook.com Plattform migriert ist, und Sie Ihr Konto als ein tatsächliches Exchange-Konto neu konfiguriert haben. Für weitere Informationen siehe: Outlook.com Migrationsänderungen; Was muss ich tun und wissen?
Kategorien
Kategorien sind der flexibelste Weg, um Ihre Kontakte zu sortieren, aber damit diese Methode wirklich effektiv sein kann, müssen auch Sie selbst konsequent sein.
Durch eine Verwendung von Kategorien können Sie im Grunde “virtuelle Kontaktordner” erstellen, welche nur Kontakte zeigen, die Sie auch sehen wollen, als ob dieser ein separater Ordner wäre, jedoch ohne dessen Nachteile.
Zum Beispiel kann ein Kontakt sowohl ein Geschäftspartner als auch ein persönlicher Freund sein. Zu welchem Ordner würden Sie diesen Kontakt hinzufügen? Durch die Verwendung von Kategorien müssen Sie diese Entscheidung nicht treffen, aber auch nicht den Kontakt duplizieren. Erstellen Sie einfach einen Kontakt und ordnen diesen in die Kategorie “Business” oder “Privat” ein, wodurch alles viel einfacher wird.
Sie können dann mehrere Ansichten definieren, welche Ihre Kontakte filtern werden oder Sie führen eine Suche durch, welche auf dem Kategoriefeld basiert, um augenblicklich einen “virtuellen Ordner” zu erstellen, welcher nur die Menschen enthält, die zu dieser Kategorie gehören.
Wenn Sie Ihren Kontaktordner über das Kategoriefeld gruppieren, dann werden Kontakte, die zu mehreren Kategorien gehören, innerhalb jeder Kategoriegruppe aufgeführt, jedoch werden die gleichen Kontaktinformationen angezeigt werden, weil es in Wirklichkeit nur ein einziges Kontaktelement ist.
Persönliche Sortierverfahren
Ich persönlich habe alle meine Kontakte in einem einzigen Ordner meines primären Mail-Kontos gespeichert und haben mehrere dieser Kontakte kategorisiert, wofür ich nur eine Handvoll von Gruppen verwende.
Mein Kontaktordner wird in einer angepassten (Telefon) Listenansicht angezeigt und nach dem Feld “Einordnen” sortiert. Ich habe einige zusätzliche Spalten hinzugefügt und diese umsortiert, wodurch ich die Informationen eines Kontakts schnell einsehen kann, ohne diesen tatsächlich auszuwählen oder sogar zu öffnen.
Wenn ich mit einer bestimmten Kategorie arbeiten muss, dann ändere ich die Anordnung über Ansicht-> Kategorien oder klicke in das Suchfeld und wähle eine bestimmte Kategorie aus.
Vollständigkeit, Spalten und Suche
Ein letzter Hinweis; Jedes Mal, wenn Sie einen Kontakt erstellen, füllen Sie so viele Informationen über den Kontakt aus, wie Sie nur können, und stellen Sie sicher, dass Sie das richtige “Einordnen als” Format für Ihren Kontakt angeben und den richtigen “Anzeigen als” Format für jede E-Mail-Adresse wählen, welche Sie hinzufügen.
Nachdem Sie dies getan haben, wird das Sortieren und Auffinden Ihrer Kontakte in einem einzigen Ordner sehr flexible sein, denn Sie können nun Spalten verwenden, um schnell nach einem bestimmten Feld zu sortieren, Elemente mit einem bestimmten Wert für eine Spalte zusammenfassen und/oder die Suchfunktion verwenden.