Microsoft hat einen Eintrag der Microsoft 365 Roadmap auf den Status „Launched“ gesetzt, auf den viele Umsteiger vom klassischen Outlook gewartet haben: Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web lässt sich eine Signatur wieder manuell in Kalenderereignisse einfügen. Der Eintrag mit der ID 422817 wurde am 5. November 2026 zuletzt aktualisiert und ist damit offiziell als ausgerollt gekennzeichnet. Die Funktion schließt eine Lücke, die beim Wechsel vom klassischen Outlook immer wieder kritisiert wurde.
Was die Funktion leistet
Laut Roadmap können Anwender eine Signatur manuell in ein Kalenderereignis einfügen, so wie es im klassischen Outlook möglich ist. Microsoft ordnet den Eintrag ausdrücklich dem neuen Outlook für Windows zu. Gemeint sind damit Termine und Besprechungsanfragen, die im Kalender erstellt werden: Der Beschreibungsbereich eines Ereignisses kann nun eine der im Konto hinterlegten Signaturen aufnehmen, ohne dass der Text von Hand kopiert werden muss.
Wichtig ist die Formulierung „manuell“. Die Roadmap beschreibt kein automatisches Anfügen der Standardsignatur an jede neue Besprechungsanfrage, sondern das gezielte Einfügen durch den Anwender. Eine Option, die Signatur bei Kalenderereignissen standardmäßig zu setzen, wird im Eintrag nicht erwähnt.
Die Signaturen selbst werden weiterhin an der bekannten Stelle verwaltet. Im neuen Outlook führt der Weg laut Microsoft Support über Ansicht > Ansichtseinstellungen > Konten > Signaturen. Dort angelegte Signaturen stehen anschließend für E-Mails zur Verfügung. Mit dem Roadmap-Update sollen sie nun auch in Kalenderereignissen nutzbar sein. Wer sich mit der Verwaltung der Signaturen im neuen Client beschäftigt, findet Hintergründe im Beitrag zum aktualisierten Signaturdialog in Outlook.
Hintergrund: eine lange vermisste Funktion
Der Roadmap-Eintrag wurde bereits im Oktober 2024 angelegt. Als Zeitpunkt für die allgemeine Verfügbarkeit nennt Microsoft April 2026. Dass der Status erst im November 2026 auf „Launched“ wechselte, zeigt, wie lange sich die Einführung hingezogen hat. Noch im März 2026 berichteten Anwender auf der Plattform Microsoft Q&A, dass im Editor für Kalenderereignisse des neuen Outlook keine Möglichkeit bestand, eine Signatur einzufügen. Als Behelf wurde dort empfohlen, die Signatur aus einer bestehenden E-Mail zu kopieren oder über „Meine Vorlagen“ einen Textbaustein mit der Signatur anzulegen. Wie sich Vorlagen im neuen Client inzwischen weiterentwickelt haben, beschreibt der Artikel Neues Outlook erweitert Vorlagenfunktionen um Templates und Quick Parts.
Gerade in Unternehmen ist die Signatur in Besprechungsanfragen mehr als eine Formalie. Sie liefert externen Teilnehmern Kontaktdaten, Rückrufnummern und häufig auch rechtlich erforderliche Pflichtangaben. Wer Besprechungen mit Kunden oder Partnern organisiert, hat im neuen Outlook bislang auf diese Informationen verzichten oder sie mühsam von Hand einfügen müssen.
Verfügbarkeit und Plattformen
Die Roadmap führt für den Eintrag folgende Angaben:
| Merkmal | Angabe laut Roadmap |
|---|---|
| Roadmap-ID | 422817 |
| Status | Launched |
| Release-Phase | Preview, General Availability |
| Plattformen | Desktop (neues Outlook für Windows), Web |
| Cloud-Instanz | Worldwide (Standard Multi-Tenant) |
| Allgemeine Verfügbarkeit | April 2026 |
| Eintrag erstellt | 17. Oktober 2024 |
| Letzte Änderung | 5. November 2026 |
Für Outlook für Mac, iOS und Android enthält der Eintrag keine Angaben. Auch die Behördenclouds GCC, GCC High und DoD werden nicht genannt; die Funktion ist laut Roadmap ausschließlich für die weltweite Standardumgebung vorgesehen.
Rollout
Mit dem Status „Launched“ gilt die Funktion aus Sicht von Microsoft als ausgerollt. In der Praxis verteilt Microsoft Funktionen des neuen Outlook schrittweise, sodass einzelne Konten die Option unter Umständen etwas später sehen als andere. Konkrete Hinweise zu Rollout-Wellen oder Ausnahmen veröffentlicht die Roadmap für diesen Eintrag nicht. Da das neue Outlook für Windows und Outlook im Web weitgehend dieselbe Codebasis nutzen, ist zu erwarten, dass die Funktion auf beiden Oberflächen in vergleichbarer Form erscheint. Belegt ist das über die Plattformangaben „Desktop“ und „Web“ hinaus jedoch nicht.
Bedeutung für Anwender
Für Anwender bedeutet die Neuerung vor allem weniger Handarbeit. Wer regelmäßig Termine an externe Teilnehmer verschickt, kann die gewohnte Signatur wieder direkt in die Einladung übernehmen. Das vereinheitlicht den Auftritt von E-Mails und Besprechungsanfragen. Ergänzend lassen sich in Signaturen auch Links zu Konferenzdiensten hinterlegen, wie im Beitrag Teams-, Zoom- und andere Konferenzlinks in der Signatur beschrieben. Gerade in Kalendereinladungen kann das sinnvoll sein.
Wer zwischen dem Desktop-Client und der Weboberfläche wechselt, sollte zudem prüfen, ob die Signaturen auf beiden Seiten identisch vorliegen. Mögliche Unterschiede bei der Synchronisierung hat mailhilfe.de im Artikel Signaturen werden nicht zwischen Desktop und Web-App synchronisiert behandelt.
Bedeutung für Administratoren
Die Roadmap nennt keine neue Richtlinie und keine Einstellung im Microsoft 365 Admin Center, mit der sich die Funktion steuern ließe. Administratoren müssen daher nach aktuellem Stand nichts aktivieren. Relevant ist die Neuerung vor allem für Organisationen, die Signaturen zentral über Drittanbieterlösungen oder serverseitige Regeln verwalten. Hier sollte geprüft werden, ob manuell eingefügte Signaturen in Besprechungsanfragen mit den unternehmensweiten Vorgaben kollidieren oder ob es bei serverseitig angehängten Signaturen zu doppelten Blöcken kommen kann. Zudem empfiehlt es sich, Supportteams und Schulungsunterlagen auf den neuen Stand zu bringen, da die bisher kommunizierten Workarounds damit überflüssig werden.
Häufige Fragen
Wird die Signatur automatisch in jede Besprechungsanfrage eingefügt?
Nein. Laut Roadmap handelt es sich um ein manuelles Einfügen durch den Anwender. Eine automatische Signatur für Kalenderereignisse wird im Eintrag nicht beschrieben.
Für welche Outlook-Versionen gilt die Neuerung?
Der Eintrag nennt die Plattformen Desktop und Web und ist dem neuen Outlook für Windows zugeordnet. Damit sind das neue Outlook für Windows und Outlook im Web gemeint. Im klassischen Outlook war das Einfügen einer Signatur in Termine bereits zuvor möglich.
Wo werden die Signaturen im neuen Outlook angelegt?
Laut Microsoft Support unter Ansicht > Ansichtseinstellungen > Konten > Signaturen. Dort lassen sich mehrere Signaturen anlegen und Standards für neue Nachrichten sowie Antworten festlegen.
Müssen Administratoren die Funktion freischalten?
Die Roadmap erwähnt keine administrative Einstellung. Die Funktion wird mit dem regulären Rollout bereitgestellt.
Ist die Funktion auch in GCC oder GCC High verfügbar?
Laut Roadmap ist ausschließlich die Cloud-Instanz Worldwide (Standard Multi-Tenant) vorgesehen.
Quelle: Microsoft 365 Roadmap: Outlook: Insert signature into calendar events
Microsoft 365 Roadmap ID: 422817