In vielen Installationen von Microsoft Outlook tauchen zusätzliche Kalender auf, sobald ein neues Konto eingebunden wird. Anwenderinnen und Anwender stellen häufig die Frage, ob und wie sich diese überflüssigen Kalender entfernen lassen. Die Antwort hängt maßgeblich davon ab, ob die klassische Outlook-Version oder das neue, auf Webtechnologien basierende Outlook genutzt wird.
Unterschiede zwischen neuem und klassischem Outlook
Das neue Outlook erlaubt keine Entfernung automatisch angelegter Kalender. Diese Kalender bleiben dauerhaft mit dem Konto verknüpft. Es besteht lediglich die Möglichkeit, die Anzeige des jeweiligen Kalenders in der Kalenderliste zu deaktivieren. Entfernt werden kann er jedoch nicht.
Die klassische Outlook-Version bietet mehr Kontrolle über lokale Kalenderdaten. In IMAP-Konten können Kalender mit dem Zusatz „This computer only“ gelöscht werden, sofern sie nicht im Standarddatendateipfad gespeichert sind. Gleiches gilt für Kalender innerhalb von PST-Dateien. Kalender in Exchange-Konten einschliesslich outlook.com lassen sich dagegen nicht direkt löschen. Hier empfiehlt es sich, unerwünschte Ordner in eine separate Kalendergruppe zu verschieben.
Arbeiten mit Kalendergruppen
Eine praktikable Methode im klassischen Outlook besteht darin, eine eigene Kalendergruppe anzulegen und alle nicht benötigten Kalender dort zu bündeln. So bleibt die Übersicht erhalten und Hauptkalender werden nicht versehentlich beeinflusst.
Eine neue Gruppe wird erstellt, indem im Bereich „Meine Kalender“ per Rechtsklick die Option „Neue Kalendergruppe“ gewählt wird. Anschliessend erhält die Gruppe einen Namen und zusätzliche Kalender können per Drag and Drop verschoben werden. Der Standardkalender eines Profils sollte nicht in diese Gruppe verschoben werden, da Outlook ihn automatisch zurückverschieben kann.
Umgang mit „This computer only“-Kalendern
Für Kalender oder Kontakte mit dem Zusatz „This computer only“ gelten besondere Regeln. Sie sind an die lokale Datendatei gekoppelt. Soll ein solcher Kalender entfernt werden und liegt er nicht in der Standarddatendatei, gibt es mehrere technische Optionen. Die Datendatei kann gelöscht oder umbenannt werden, sodass Outlook beim nächsten Start eine neue Synchronisation anstösst. Alternativ können Administratorinnen und Administratoren auf Werkzeuge wie MFCMAPI, PowerShell oder VBA zurückgreifen, um die betreffenden Ordner gezielt zu entfernen. Dabei besteht jedoch das Risiko, dass der Kalender erneut erstellt wird, sobald der betroffene E-Mail-Account eine Besprechungsanfrage erhält.
Wird ein Konto aus Outlook entfernt und wieder hinzugefügt, entstehen die „This computer only“-Ordner in der Regel nicht erneut, vorausgesetzt eine andere Datendatei ist als Standard hinterlegt. Wichtig ist, dass vorhandene Termine oder Kontakte zuvor exportiert oder verschoben werden, um Datenverlust zu vermeiden.
Umbenennen von IMAP-Datendateien
Um die Konfiguration bestimmter IMAP-Ordner zu steuern, kann es sinnvoll sein, die zugehörige Datendatei umzubenennen. Dazu wird in Outlook der Kontoname per Rechtsklick ausgewählt und der Befehl „Dateispeicherort öffnen“ ausgeführt. Im Windows Explorer erscheint daraufhin die betreffende Datendatei. Nach dem Schliessen von Outlook kann die Datei umbenannt oder gelöscht werden, woraufhin Outlook eine neue IMAP-Struktur anlegt.
Weiterführende Werkzeuge und Ressourcen
Für tiefergehende administrative Aufgaben stehen spezialisierte Werkzeuge zur Verfügung. Besonders häufig kommt MFCMAPI zum Einsatz, da es direkten Zugriff auf das Messaging API Speicherformat ermöglicht. Ergänzend bieten PowerShell-Skripte und VBA-Makros eine programmatische Steuerungsmöglichkeit für den Umgang mit Kalendern in PST- oder IMAP-Umgebungen.
Eine detaillierte Anleitung zur Entfernung von Standardordnern in Outlook findet sich im verlinkten Ressourcenmaterial der Outlook-Community. Diese Dokumentation erläutert Schritt für Schritt, wie entsprechende Ordner zuverlässig entfernt oder ausgeblendet werden können.
