So erstellen Sie eine Anfrage im Outlook Kalender für unterschiedliche Besprechungen

Outlook 2013

Diese häufige Anfrage kommt von Anwendern, die eine Möglichkeit suchen, Besprechungsanfragen für Schulungen oder Benefizveranstaltungen mit der Personalabteilung zu versenden, bei denen jeder Mitarbeiter die Sitzung auswählen kann, die in seinen Zeitplan passt.

Ich habe mich gefragt, ob mir jemand sagen kann, ob dies möglich ist, und wenn ja, wie ich das tun könnte. Wir werden in Kürze etwa sechs verschiedene Sitzungen anberaumen. Wir müssen daher eine Einladung an eine Gruppe von Personen für diese Sitzungen verschicken. Jede von ihnen muss jedoch nur eine der sechs Veranstaltungen auswählen. Gibt es eine Möglichkeit, eine Kalendereinladung zu versenden, die es ihnen erlaubt, eines der sechs Treffen auszuwählen und dadurch automatisch den Kalender des Absenders UND der Antwortenden zu aktualisieren?

Leider verfügt Outlook nicht über die Möglichkeit, diese Art von Besprechungsanfrage zu erstellen, aber Sie können fast dasselbe tun, indem Sie die Besprechungen im Kalender erstellen und dann den Eingeladenen eine Nachricht mit jeder der Besprechungen im Anhang und Anweisungen zur Auswahl der Besprechung, an der sie teilnehmen möchten, senden.

 

Dies sind die Schritte zur Erstellung der Besprechungsanfrage in Outlook 2013 und neuer.

1.) Erstellen Sie die Einladungen und laden Sie die erforderlichen Teilnehmer, Ressourcen oder sich selbst ein. Die Empfänger sehen die ursprünglich eingeladenen Personen. Wenn Sie nicht möchten, dass sie einige Eingeladene sehen, fügen Sie diese Empfänger nach dem Senden hinzu (entweder leiten Sie jede Besprechung einzeln weiter oder aktualisieren Sie die Besprechung, bevor jemand sie annimmt).
2.) Klicken Sie auf Senden. Dieser Schritt ist wichtig, da Sie eine Besprechungsanfrage benötigen, die gesendet wurde, damit die Antworten nachverfolgt werden können.
3.) Verwenden Sie Strg+Klick, um jedes Besprechungselement in Ihrem Kalender auszuwählen.
4.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Weiterleiten.
5.) Weisen Sie den Empfänger in Ihrer Nachricht an, auf In Kalender kopieren zu klicken, um ein Dialogfeld zum Annehmen oder Kopieren in den Kalender anzuzeigen, wenn er die Schaltfläche Annehmen nicht sieht.
6.) Der Empfänger kann die Schaltfläche „In Kalender kopieren“ sehen. Wenn er darauf klickt, erhält er die Option Akzeptieren. Sie sehen auch, wer ursprünglich eingeladen wurde und ob er vor der Weiterleitung der Besprechung akzeptiert hat.
7.) Wenn die Empfänger die Besprechungsanfrage akzeptieren, senden sie eine Antwort und die Besprechung wird ihrem Kalender hinzugefügt. Zu diesem Zeitpunkt sieht es wie ein „normales“ Treffen aus und verhält sich auch so, zu dem sie eingeladen wurden.
8.) Der Name des Empfängers wird auf der Sitzung des Organisators als optionaler Teilnehmer aktualisiert.

 

Erstellen Sie die Anfrage in Outlook 2010 und älter

Die Schritte sind Erstellen der Besprechungsanfrage in älteren Versionen von Outlook:

1.) Erstellen Sie die Einladungen und laden Sie die erforderlichen Teilnehmer, Ressourcen oder sich selbst ein.
2.) Klicken Sie auf Senden. Dieser Schritt ist wichtig, da Sie eine Besprechungsanfrage benötigen, die gesendet wurde, damit die Antworten verfolgt werden können.
3.) Öffnen Sie jedes Element in Ihrem Kalender und wählen Sie Datei, Speichern unter.
4.) Speichern Sie jedes Element als ICS auf der Festplatte.
5.) Erstellen Sie die E-Mail-Nachricht und hängen Sie die ICS-Dateien an.
6.) Wenn die Empfänger die Besprechungsanfrage akzeptieren, senden sie eine Antwort und die Besprechung wird ihrem Kalender hinzugefügt.
7.) Die Kopie des Absenders wird mit dem Namen des Empfängers als optionaler Teilnehmer aktualisiert.

Um Verwirrung zu vermeiden, verwenden Sie das Besprechungsdatum im Betreff, damit der Empfänger nur die Besprechung öffnen muss, an der er teilnehmen möchte.

Speichern Sie einen Schritt in Outlook 2010 und älter: Erstellen Sie alle Besprechungseinladungen und wählen Sie dann die Besprechungen mit Strg+Klick aus. Verwenden Sie zum Senden Aktionen, als iCalendar weiterleiten. Klicken Sie nicht mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Weiterleiten, verwenden Sie nicht Strg+F oder Weiterleiten im Menü Aktionen

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