In Outlook lassen sich Suchergebnisse so filtern, dass nur E-Mails mit einer oder mehreren Anhängen als Suchtreffer angezeigt werden. Dazu dient die Option Hat Anlagen. Diese Option mit dem Büroklammer-Symbol steht im Register Suchen (Outlook 2010 und 2013) oder man gibt einfach in die Suchzeile hatanlagen:ja ein.
Aber wie sucht man nach einem bestimmten Dateityp, zum Beispiel nach E-Mails mit angehängten .docx, .pdf, .xlsx oder .zip-Dateien?
Ist es auch möglich, nur nach Text innerhalb einer Anlage und nicht im Nachrichtentext zu suchen?
Die Suche nach einem bestimmten Dateityp wird über eine separate Suchoption unterstützt, sondern über Eingabe des Suchbefehls “ext” in das Suchfeld (für Englisch extension, Erweiterung). Die Eingabe lautet beispielsweise:
ext: docx
ext: docx
ext: xlsx
ext: zip
Hinweis: Dieser Suchbefehl kann auch im Suchfeld des Startmenüs und im Windows-Explorer verwendet werden, um eine Suche auf bestimmte Dateitypen beschränken.
Nach mehreren Dateitypen suchen
Für die Suche nach zwei oder mehr unterschiedlichen Dokumenttypen auf einmal muss der Suchbefehl nach dem ext-Befehl mit runden Klammern umschlossen werden:
ext: (docx pdf)
ext: (xlsx zip)Um nach Nachrichten zu suchen, die mindestens einen der Dateitypen enthalten, müssen die beiden Anweisungen mit ODER verknüpft werden. Achtung: Die Großschreibung ist wichtig:
ext: (docx ODER pdf)
ext: (xlsx ODER zip)
ext: (docx ODER pdf ODER xlsx ODER zip)
Dokumenttypen nicht suchen
Die NICHT-Anweisung dient dazu, einen bestimmten Dateityp aus der Suche auszuschließen. Dies kann nützlich sein, wenn gezielt nach doc-Dateien gesucht werden und docx-Dateien nicht in den Ergebnissen auftauchen sollen. Auch hier ist die Großschreibung wichtig:
ext: (Dok NICHT docx)
ext: (xls NICHT xlsx)Um alle Nachrichten mit Anhängen mit Ausnahme einiger bestimmter Arten zu suchen, ist auch der Befehl “hatanlagen:ja” einzugeben. Ansonsten werden auch alle Nachrichten ohne Anlagen zurückgegeben:
ext: (NICHT docx) hatanlagen:ja
ext: (NICHT docx NICHT PDF, xlsx) hatanlagen:jaSuche in der Anlage und im NachrichtentextUm sowohl im Nachrichtentext, als auch in der Anlage nach einem Begriff zu suchen, stellt man Dokumenttyp und Suchtext hintereinander:
ext: docx Ihr Suchtext
ext: (docx oder PDF) Ihr Suchtext
Suche nur im Anhang
Um nur innerhalb der Anlagen zu suchen, ist der Suchbefehl anlage: erforderlich:
ext: docx anlage: Suchbegriff
ext: pdf anlage: (Suchtext mit mehreren Wörtern)
Suche nach Dateitypen in zip-Dateien
Leider gibt es keinen Suchbefehl für zip-Archive, die einen bestimmten Dateityp beinhalten. Zum Beispiel, um alle zip-Dateien zurückzugeben, die eine doc-Datei enthalten. Eine gute Annäherung erreicht man durch die Verwendung einer ODER-Anweisung, die in der Zip-Datei nach einem bestimmten Wort sucht, das in den enthaltenen Dateien nach der Dateierweiterung sucht:
ext: (docx) ODER (ext: zip anlage: docx)
ext: (pdf) ODER (ext: zip anlage: pdf)
Wie dargestellt, ist dies keine exakte Suche, da auch E-Mails mit zip-Dateien angezeigt werden, die das Wort “docx” oder “pdf” beinhalten.
Oder ganz einfach
Wenn Sie auch noch die Anhänge selbst durchsuchen möchten, empfehlen wir Ihnen die Outlook Erweiterung Lookeen Search, diese indexiert den kompletten Ihres Outlook und findet eigetnlich alles…