Sent Items Organizer , Version 5.1, Sent-Items-Organizer (33 KiB) - Die Erweiterung Sent Items Organizer hilft Nutzern, die extensiv Microsoft Outlook nutzen, ihre gesendeten E-Mails besser und genauer zu sortieren. Das Add-In ist in der Lage gesendete E-Mails nach bestimmten Regeln zu sortieren, die vom Nutzer definiert werden. Dadurch können gesendete E-Mails leichter gefunden werden. Ohne dieses Add-In legt Outlook alle E-Mails in den Ordner für gesendete E-Mails ab, außer der Nutzer erstellt Regeln zum Speichern von gesendeten E-Mails. In diesem Fall muss der Nutzer dennoch angeben wo die E-Mail gespeichert wird. Outlook kann nämlich lediglich zwischen den einzelnen E-Mail Konten unterscheiden und ist ansonsten unflexibel bei der Speicherung gesendeter E-Mials.

Funktionen des Add-Ins Sent Items Organizer
Das Add-In Sent Items Organizer ermöglicht es Nutzern, ihre gesendeten E-Mails nach mehreren Kriterien zu sortieren. Im Gegensatz zu Outlook, welches gesendete E-Mails nur nach Nutzerkonto sortieren kann, bietet dieses Add-In die Möglichkeit, E-Mails nach Kriterien wie Empfänger oder Keywords in der E-Mail zu sortieren. Dadurch werden gesendete E-Mails viel differenzierter sortiert und können später leichter wiedergefunden werden. Die Regeln zur Speicherung der E-Mails lassen sich in einem übersichtlichen Fenster leicht definieren.

Eine weitere Funktion, die das Sent Items Organizer Add-In bietet ist die Möglichkeit, Dateien direkt vom Textfenster aus an eine E-Mail anzuhängen. Dazu fügt das Add-In das Funktionselement „Send and File) in das Textfenster von Outlook hinzu. Der Nutzer muss demnach nicht mehr zur Registerkarte „einfügen“ blättern, sondern kann eine Dateien direkt im Eingabefenster einfügen. Eine praktische, wenn auch nicht sonderlich wichtige Funktion.

Fazit:
Das Outlook Add-In Sent Items Organizer ist ein praktisches Add-In zum Sortieren gesendeter E-Mails. Wer Outlook regelmäßig verwendet, wird die Vorzüge dieses Add-ins schätzen. Es ist jedoch schade, dass dieses Add-In nicht auch eingehende E-Mails sortieren kann. Hierfür bietet Sperry Software den Timed Email Organizer an, welcher jedoch teurer ist als der Sent Items Organizer. Für den Sent Items Organizer verlangt Sperry Software 29,95 $. Der Timed Email Organizer hingegen kosten 39,95 $. Beide Add-Ins sind recht teuer und bieten für den verlangten Preis einen geringen Funktionsumfang. Lediglich Vielnutzer von Outlook werden mit den Add-In etwas anfangen können. Das Add-In ist mit den Outlook-Versionen 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 und 2013 erhältlich.

Outlook Reminders , Version 1.1, OROTSetup.exe (1.9 MiB) - Die Erinnerungsfenster herkömmlicher Outlook-Versionen können leicht übersehen werden, da sie in der Regel nur ein kleines Fenster öffnen, das eventuell von anderen geöffneten Fenstern ganz oder teilweise verdeckt wird.
Die Idee besteht darin, den "beschäftigten" Nutzer nur dezent an seine Termine zu erinnern. Aber gerade diese Funktion kann in stressigen Situationen dazu führen, dass der Nutzer die Erinnerung nicht wahrnimmt und im schlimmsten Fall den Termin verpasst.
Outlook hat auf dieses Problem jetzt reagiert und stellt seinen Kunden mit Microsoft Outlook On Top (OROT) eine kostenfreie Erweiterung zur Verfügung, die als Lösung für genau dieses Problem gedacht ist. OROT erkennt Outlook-Reminder die von weiteren Fenstern verdeckt oder schlecht sichtbar am unteren Bildschirmrand erscheinen und sorgt dafür, dass diese auf dem Bildschirm unübersehbar erscheinen.
OROT lässt das Outlookfenster gut sichtbar im Bildschirmvordergrund erscheinen und blinkt alle paar Minuten erneut auf. Solange bis der Nutzer entweder mit "Löschen" oder "Schlummern" per Klick reagiert. Nutzer, die statt einer dezenten, eine Erinnerung wünschen, die garantiert nicht übersehen werden kann, sind mit dieser Erweiterung sicherlich gut bedient.
Wen das ständige Aufblinken und Erinnern allerdings bei seinen Arbeitsprozessen stört, der kann Outlook, wie bisher, ohne die zusätzliche Erweiterung nutzen. OROT kann Outlook 2010 oder neueren Versionen hinzugefügt werden.

Calendar Sync + (Outlook <=> Google Sync) , Version 2.8.0, Release.html (3.9 MiB) - Die Erweiterung Calendar Sync + bringt dem Nutzer eine Vielzahl von Möglichkeiten, Outlook produktiv zu nutzen. Die Hauptfunktion der Erweiterung liegt darin, dass verschiedene Kalender mit dem Outlook Kalender synchronisiert werden können.

Der Kunde kann mit Calendar Sync + beispielsweise seinen Outlook Kalender mit dem Google Kalender synchronisieren und umgekehrt ebenfalls. Einstellbar ist zudem, wie oft die Kalender automatisch synchronisiert werden, die Spannweite reicht dabei von stündlich über täglich bis wöchentlich. Ziel der Erweiterung ist außerdem, Doppeleinträge in beiden Kalendern zu verhindern. Werden diese vom System erkannt werden sie daraufhin entfernt.

Es wird dabei nicht nur der Eintrag synchronisiert, sondern zusätzliche Informationen zum Termin. Darunter fallen die Beschreibung, Ort, Erinnerung, Teilnehmer und Verfügbarkeit. Dies ist wichtig, da sie gerade im Beruf zu den essentiellen Informationen zu Terminen gehören.

Die Erweiterung Calendar Sync + kann ab Outlook 2007 und den darauf folgenden Versionen genutzt werden.

Trello , Version 1, trelloforoutlooksetup.msi (29.1 MiB) - Trello, das ist in erster Linie ein Tool zur Planung von Projekten. Kern der Software ist die Möglichkeit, hier Listen und Karteien abzuspeichern - in diesem Zusammenhand auch Telefonnummern und Email-Adressen, wie man es z.B auch bei Microsoft Outlook machen kann. Trello geht aber noch weiter rein in die Materie - vorgeschlagen werden beim Anlegen eines neuen Projektes "To-do-Listen", "Doing-Listen" und auch "Done-Listen", so dass eine ganzheitliche Planung von Vorgängen auch über ihre Fertigstellung hinaus möglich wird.

Interessante Funktionen und Anwendungen, die Trello ermöglicht

Den erstellten Listen können im nächsten Schritt Karten hinzugefügt werden, die die verschiedensten Optionen beinhalten - z.B. Termine, Deadlines oder Labels. Darüber hinaus lassen sich hier auch Checklisten hinzufügen. Per Drag'n'Drop-Menü kann bequem zwischen den einzelnen Karten sowie Listen hin -und hergeschoben werden. Trello kann zudem von mehreren Anwendern gleichzeitig genutzt werden. Via Boards kann der Zugriff mehreren Nutzern zugewiesen und autorisiert werden - und so bietet die nützliche Vote-Funktion auch die Möglichkeit, hier mithilfe der Anwender ganze Umfragen zu starten. Da Trello ein web-basiertes Tool für Microsoft Outlook ist, gibt es hiervon auch entsprechende Apps für Smartphones und Tablets. Herausragend ist hinsichtlich der Verwendung von Trello via App aber vor allem, dass es hier keine Funktionseinschränkungen zur PC-Version gibt, sondern alle Anwendungen im vollem Unfamg auch mittels mobile Empfangsgeräte genutzt werden können - das macht Trello zu einem mächtigen Planungstool. Einziges Manko ist jedoch die Übersichtlichkeit der verschiedenen Ebenen, da diese oft ziemlich überladen wirken - vor allem wenn vielzählig eigene Kommentare in diese eingefügt werden.

CodeTwo Email Signatures , Version 1, CodeTwoEmailSignaturesSetup.exe.html (78.8 MiB) - Die Erweiterung „CodeTwo Email Signatures“ ist der richtige Outlook-Anbinder für alle, die mehr erwarten. Durch den integrierte Editor können persönliche Signatur-Templates erstellt werden, welche individuell in E-Mails eingefügt werden können. Hinzu kommen standardisiert Vorlagen, welche man nur noch mit relevanten Geschäftsdaten und den Kontaktdaten des jeweiligen Absenders ausfüllen muss. Das gesamte Interface von CodeTwo Email Signatures ist übersichtlich und intuitiv gehalten, damit sich jeder schnell zurechtgefunden wird.

Das Programm kann zusammen mit dem Microsoft Outlook 2007, 2010 und 2013 verwendet werden. Ebenso ist es mit der Outlook Web App von 2007, 2010 und 2013 nutzbar. Die vielen Vorteile werden direkt vom Programm überzeugen. In wenigen Handgriffen kann eine Vereinheitlichung des Signatur-Designs im Unternehmen erfolgen. Die gesamte Implementierung der Signatur ist von einer Stelle aus regelbar. Hierbei werden alle rechtlichen Anforderungen durch das Einstempeln des Disclaimers, Angaben der Fußzeile und Gewährleistung der Vollständigkeit erfüllt. Die Erstellung des Signatur-Templates ist in wenigen Minuten abgeschlossen. Hierfür bietet CodeTwo Email Signatures den HTML-Editor, wobei persönliche HTML-Kenntnisse nicht benötigt werden. Das Hinzufügen von Mitarbeiterbildern, Social Media-Weblinks oder Firmenlogos ist kein Problem, wobei der Wiedererkennungswert der Marke stark ansteigt.

Durch das Anhängen von Marketing-Banner an die E-Mails kann die persönliche Werbung gefördert werden, ohne das ein großes Zutun benötigt wird. Die Signatur-Templates können in den Formaten HTML, RTF und Plain Text erstellt werden. Ein großer Vorteil von CodeTwo Email Signatures ist die einfache Handhabung, welche schnell und unkompliziert ausgeführt werden kann. Schulungen oder viel Arbeit sind nicht erforderlich. Auch das Blockieren von Signaturen, die von anderen Anwendern eingerichtet wurden, ist möglich.