Outlook zeigt Mails als geöffnet an.

Question

Hallo, hier im Büro haben wir folgendes Problem:

Alle PCs laufen über denselben Outlookserver. Jeder kann auf die allgemein Mailadresse zugreifen. 

Jetzt ist es so, dass wir natürlich jeden Tag einige Mails bekommen. Wenn wir in den Posteingang schauen, sind diese logischerweise als ungeöffnet markiert. Sieht man später rein, sind sie als geöffnet markiert, wir gehen davon aus, dass jemand sie bereits ausgedruckt und der entsprechenden Person vorgelegt hat.

Leider bekommen wir aber immer häufiger Anrufe von Klienten, die behaupten, uns Mails geschickt zu haben und wir hätten nicht darauf geantwortet. 
Heißt also, die Mails werden gar nicht von uns geöffnet, Outlook zeigt dies aber so an.

Was können wir tun? :/

Danke schonmal.

K. B.

kormoran · Answer

Das muss man separat organisieren.
Sich nur auf die "gelesen"-markierung zu verlassen, ist nicht ausreichend, da diese von Outlook automatisch gesetzt wird.

Wenn alle mails prinzipiell von allen Teilnehmern bearbeitet werden sollen, dann sollte derjenige, der eine Mail gelesen hat, diese entweder aus den Posteingang in seinen "Bearbeitungs"-Ordner verschieben, oder ausdrücklich mit einer Markierung versehen, die allen Anderen anzeigt, dass an der Mail gearbeitet wird/wurde. Dazu kann man die "Kategorien"- oder die "Kennzeichnungsstatus"-Spalten in der Vorschau verwenden.

Falls jeder Mitarbeiter einen eigenen Bereich bearbeitet, jedoch alle Mails nur einen gemeinsamen Posteingang haben, so könnte man die Mails eventuell mit Filtern vorsortieren (z.B. nach Absenderadressen), so dass sie dem passenden Mitarbeiter automatisch in seinen "Bearbeitungs"-Ordner gelegt werden.

Unbekannt · Answer

Danke für den Tipp. Wir setzen jetzt immer die Markierung.

Outlook zeigt Mails als geöffnet an.

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