In Outlook 2010 und seinen Vorgängerversionen hatte ich die Möglichkeit eine pst-Datei als Standard Ablage für mein Exchange-Account einzustellen.
In Outlook 2016 finde ich die “Ordner ändern” Schaltfläche nicht, wenn ich meinen Exchange-Account auswähle.
Wie kann ich meine Exchange-Emails trotzdem sofort in einer pst-Datei ablegen lassen?
Die Option Exchange-Emails in einer pst-Datei ablegen zu lassen wurde mit Outlook 2013 entfernt.
Der generelle Grund dafür ist, dass Unternehmen selbst die Möglichkeit bieten größere Exchange-Posteingänge und online Archive bieten, sodass es nicht mehr nötig ist den Posteingang in einer pst-Datei abzuspeichern. Darüber hinaus gibt es viele weitere Gründe, warum es eine schlechte Idee ist dies zu tun. Diese haben wir in diesem Tipp bereits besprochen.
Dennoch gibt es gute Gründe, warum man dies trotzdem tun möchte, und Sie können es erreichen, indem Sie eine Regel für Nachrichten konfigurieren.
Regel für eingehende Nachrichten
Anstatt die Ablage für neue Nachrichten in den Kontoeinstellungen festzulegen, müssen Sie nun eine Regel erstellen, welche veranlasst, dass Exchange-Emails in einer pst-Datei abgelegt werden.
– Regel auf eingehende Nachrichten anwenden
– Durch das festgelegte Konto
– Klicken Sie auf festlegen um Ihren Exchange-Account auszuwählen
– Verschieben in festgelegten Ordner
– Klicken Sie auf festlegen um einen Ordner in einer pst-Datei auszuwählen
Optional können Sie den Posteingang Ordner der pst-Datei als Standard Startordner festlegen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
Datei -> Optionen -> Erweitert -> Starte Outlook in diesem Ordner
Regel für ausgehende Nachrichten
Um ebenfalls Ihre ausgehenden Nachrichten in einer pst-Datei zu speichern, können Sie die folgende Regel erstellen;
– Regel auf ausgehende Nachrichten anwenden
– Durch das festgelegte Konto
– Klicken Sie auf festlegen um Ihren Exchange-Account auszuwählen
– Kopie in festgelegten Ordner verschieben
– Klicken Sie auf festlegen um einen Ordner in einer pst-Datei auszuwählen
Diese Regel verschiebt allerdings nichts, sondern sie erstellt eine (ungelesene) Kopie der Nachricht in diesem Ordner. Dies bedeutet, dass Sie den Postausgang der Exchange-Mailbox regelmäßig leeren müssen (dies kann automatisiert werden mit Hilfe der Autoarchivierung). Alternativ können Sie die allgemeine Option Kopien von gesendeten Elementen im Gesendet Ordner zu speichern, abschalten;
– Datei -> Optionen -> Emails -> Registerkarte Nachrichten speichern -> Option ausschalten Kopie von Nachrichten im Gesendet Ordner speichern
Wenn Sie weitere Email Accounts haben, und die Option den Ordner für gesendete Elemente zu speichern abgeschaltet haben, so müssen Sie weitere Regeln für jeden weiteren Account erstellen, falls Sie diese Nachrichten doch speichern möchten.
Kalender, Kontakte, Entwürfe und weitere spezielle Ordner
Während die oben genannten Regeln den Inhalt des Posteingangs und des Gesendet Ordners verschieben, sind andere Ordner, wie der Kalender, die Kontakte oder der Entwürfe Ordner nicht von den Regeln beeinflusst.
Generell ist es keine große Sache, da diese Ordner recht klein bleiben. Für die Funktionalität des Kalenders ist dies auf Grund der folgenden Punkte sogar besser:
– Es würde anderen Personen noch stets ermöglichen Ihre Anwesenheit zu sehen, wenn sie eine Besprechung planen.
– Sie können Ihren Kalender mit anderen Personen teilen.
– Outlook kann eingehende Anfragen für Besprechungen automatisch verarbeiten.
Wenn der Kalender im Laufe der Zeit dennoch zu groß wird, und Sie möchten ihn in eine pst-Datei auslagern, so können Sie die Autoarchivierung hierfür verwenden, oder Sie verschieben Ihre alten Kalenderelemente manuell.
Warum benutzt man nicht einfach POP3?
Wenn Sie Ihre Standardablage für eine Exchange Mailbox zu einer pst-Datei geändert haben, verändern Sie diese grundsätzlich in einen POP3 Account. In diesem Falle ist es möglicherweise geeigneter den Account tatsächlich als POP3 Account zu konfigurieren.
Exchange unterstützt ebenfalls POP3, und manchmal hat der Exchange Administrator diese Einstellungen in Outlook on the Web (OWA) veröffentlicht.
– OWA 2010
Optionen (zu finden unterhalb Ihres Namens rechts oben im Fenster) -> Alle Optionen anzeigen… ->Einstellungen für Zugriff über POP, IMAP oder SMTP…
– OWA 2013
Zahnrad Icon (zu finden in der rechten, oberen Ecke, neben Ihrem Namen) -> Optionen -> Einstellungen für Zugriff über POP oder IMAP…
– OWA 2016 / Office 365 Exchange Online
Zahnrad Icon (zu finden in der rechten, oberen Ecke, neben Ihrem Namen) -> Optionen -> Mail -> Accounteinstellungen -> POP und IMAP
Anmerkung: Wenn hier keine Einstellungen angezeigt werden, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass POP3 nicht verfügbar ist, da dieser Abschnitt lediglich für Dokumentationszwecke der End-Nutzer bestimmt ist, und nicht direkt an Ihre aktiven Exchange Mailbox Möglichkeiten gekoppelt ist.
In den meisten Fällen müssen Sie, wenn Sie den POP3 Account konfigurieren, die Weitere Einstellungen Schaltfläche anklicken, und die folgenden Optionen und Ports einstellen:
– Registerkarte Ausgehender Server
Aktivieren Sie Mein ausgehender Server (SMTP) benötigt Authentifizierung
– Registerkarte Erweiterte Einstellungen
Eingehender Server POP3: 995 SSL
Ausgehender Server SMTP: 587 TLS
Wenn dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren Exchange Administrator, und fragen sie nach, ob Ihr Account autorisiert ist POP3 zu nutzen, und welche die genauen Servereinstellungen für Ihre Umgebung sein sollten.