Formular erstellen und zum Laufen bringen

Hallo,
ich habe das problem, dass ich ein Formular erstellen muss, das das Eintreffen von Firmenbesuchern ankündigt.
Aussehen soll das ganze so:

Wir bekommen Besuch von [editierbares Textfeld] <--- funktioniert Wann: [dropdown Kalender, um Termin durch Anklicken ferstzulegen] <--- HILFE! Wo: [Dropdown mit den verschiedenen besprechungszimmern als Auswahlmöglichkeiten] <---- funktioniert Teilnehmer: [editierbares Textfeld] <--- funktioniert Ausserdem zeigt es nach dem Versenden beim Empfänger stets meine Signatur als Mail-Vorschau. Erst beim Doppelklick auf die Mail erscheint das Formular. Ich hoffe ihr könnt mir folgen und mir den richtigen Weg weisen. Ich mache das nämlich zum 1. Mal.