Verteilerlisten nach Kategorien erstellen

Hallo!

Beim letzten Computertausch habe ich unsere E-mail – Adressen (5.000) in Kategorien unterteilt und diese dann in Verteiler (weil Newsletter versendet werden in 50er Gruppen unterteilt) Kategorie Essen hat somit mehrer Verteiler mit den Namen Essen 1, Essen 2 usw.

um schneller und einfacher die Verteiler zu erstellen habe ich das letzte mal einen zweiten Kontakteordner angelegt in dem ich alle E-Mail-Adressen einer Kategorie kopiert habe. Danach den Verteiler ordner erstellt und vom 2. Kontakteordner die 1. 50 in den 1. Verteiler die 2. 50 in den 2. Verteiler und so weiter. Nachdem alle E-Mail-Adressen einer Kategorie sortiert waren habe ich den Kontakteordner wieder geleert.

Jetzt habe ich festgestellt das ich die e-mail-Adressen in den Verteilern nicht bearbeiten kann, weil er die Quelle nicht anfinden. Wenn ich Ihm sage das er die E-mail-Adressen aktualisieren soll, fragt er mich was er mit fehlerhaften Adressen tun soll. Bei dem Befehl fehlerhafte Adressen reparieren findet er maximal 1- 2 E-mail adressen, der rest ist kaput.
kann ich ihm irgendwie sagen das die E-mail adressen in einem anderen Ordner sind?

Gibt es eine Möglichkeit beim erstellen der Verteiler die E-mail adressen nach Kategorie oder nach Positionen zu sortieren? (Wenn ich im Verteiler unter Mitglieder hinzufügen gehe) Damit ich keinen 2. Kontakteordner erstellen muss.

Werden die Verteiler automatischen aktualisiert, wenn ich eine e-mail-adresse lösche? vermute nicht. kann man das einstellen?

DANKE
lg