Wie Sie die E-Mail-Überlastung bei der Arbeit bewältigen

Tipp

Für die meisten von uns hat die Pandemie die Grenzen zwischen Arbeitsleben und Privatleben weiter verwischt. Angestellte sind gleichzeitig mit dem Druck einer höheren Arbeitsbelastung, Kindern zu Hause und der Pflege älterer Menschen konfrontiert, was unter anderem zu einem erhöhten Burnout führt. Wie die jüngste Studie von MetLife zu den Employee Benefit Trends in den USA zeigt, fühlten sich die Arbeitnehmer auf breiter Front deutlich schlechter als noch vor einem Jahr: 34 Prozent der Befragten fühlten sich ausgebrannt, im April letzten Jahres waren es noch 27 Prozent. “Die Leute geben an, dass sie weniger produktiv und engagiert sind, dass sie sich nicht so erfolgreich fühlen”, sagt Todd Katz, Executive Vice President und Leiter der Abteilung für Gruppenleistungen bei MetLife.

Ein Grund dafür ist, dass Arbeitnehmer unter einer E-Mail-Überlastung leiden. Die Ausweitung der virtuellen Belegschaft bedeutet, dass wir uns stärker auf die E-Mail-Kommunikation als auf die Interaktion von Angesicht zu Angesicht verlassen. Und laut einer von Superhuman durchgeführten Umfrage ist E-Mail-Müdigkeit die Ursache für die steigende Unzufriedenheit mit Remote-Arbeit. Und nicht nur das – mehr als ein Drittel der befragten Mitarbeiter gaben an, dass die Überlastung mit E-Mails und Nachrichten sie dazu bringen könnte, ihren Job zu kündigen.

Hier sind einige Möglichkeiten, mit der E-Mail-Überlastung umzugehen, damit Sie Unterbrechungen verringern, Stress abbauen und die Produktivität steigern können.

E-Mails zu bestimmten Zeiten abrufen

Einem McKinsey-Bericht zufolge verbringt der durchschnittliche Berufstätige 28 % seines Arbeitstages mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Das entspricht unglaublichen 2,6 Stunden und 120 empfangenen Nachrichten pro Tag. Für viele von Ihnen ist das vielleicht nicht einmal annähernd so viel wie die E-Mail-Überlastung, die Sie erleben. Um sicherzustellen, dass Sie nicht von jeder eingehenden Nachricht aus dem Konzept gebracht werden, sollten Sie Ihre E-Mails zu bestimmten Zeiten überprüfen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, mehrere dreißigminütige Zeitblöcke in Ihrem Kalender zu planen. Verhaltensexperimente zeigen, dass Menschen, die nur ein paar Mal am Tag E-Mails checken, weniger Stress haben als diejenigen, die den ganzen Tag über ständig überwachen. Erlauben Sie sich, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, indem Sie unnötige Benachrichtigungen ausschalten und andere Ablenkungen eliminieren.

Entwickeln Sie Kommunikationsregeln

Laut Statistik geben 57 % der Mitarbeiter an, keine klaren Anweisungen zu erhalten, und 69 % der Manager fühlen sich bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern unwohl. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, ist es umso wichtiger, eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz zu etablieren. Bei so vielen verfügbaren Tools wie Zoom und Slack gibt es zwangsläufig Verwirrung darüber, wann welche Plattform verwendet werden soll. Vereinbaren Sie mit Ihrem Team einige Zeit, um Kommunikationsrichtlinien zu besprechen. Verzichten Sie zum Beispiel darauf, auf “Allen antworten” zu drücken, wenn Sie nicht der Meinung sind, dass jeder auf der Liste die E-Mail erhalten muss. Oder wenn Sie eine einfache Antwort von einem Mitarbeiter benötigen, z. B. eine Antwort auf eine Ja- oder Nein-Frage, verwenden Sie Instant Messaging anstelle von E-Mail. Sobald Sie sich über die Nutzung der verschiedenen Plattformen einig sind, erstellen Sie ein gemeinsames Dokument mit Richtlinien. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich mit Ihrem Team auf Kommunikationsregeln zu einigen, werden Sie weniger Ablenkungen erleben und eine E-Mail-Überlastung vermeiden.

Entrümpeln Sie Ihren Posteingang

Einem Artikel der Harvard Business Review zufolge vergeuden volle Posteingänge 27 Minuten pro Tag. Denn wenn wir einen überfüllten Posteingang überprüfen, lesen wir die E-Mails immer wieder neu. Ohne einen Plan, um unerwünschte E-Mails zu löschen, wächst der Rückstand immer weiter an. Im Durchschnitt haben Berufstätige mehr als 200 E-Mails in ihrem Posteingang und erhalten jeden Tag 120 neue, beantworten aber nur 25 % davon. Das Gegenmittel ist die Single-Touch-Regel. Das bedeutet, dass man auf E-Mails immer erst nach dem ersten Lesen reagiert. Ein beliebter Produktivitätsansatz ist das 4-D-Modell, bei dem Sie vier Möglichkeiten haben: löschen, erledigen, delegieren oder aufschieben. Denken Sie daran, Ihre Liste der aufgeschobenen Aufgaben am Ende des Tages zu überprüfen, wenn Sie diesen Ansatz verfolgen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie entscheiden, ob Sie sie erledigen oder löschen wollen.

Posteingangsfilter einrichten

Bei vielen E-Mail-Anbietern können Sie Posteingangsfilter oder Regeln einrichten, mit denen Sie E-Mails schnell kategorisieren können, ohne wertvolle Zeit zu verlieren. Um bei den Hunderten von E-Mails, die täglich ihren Weg zu ihr finden, den Überblick zu behalten, nutzt Rachel Neill, CEO der Carex Consulting Group, die Regelfunktionen von Outlook. “Ich habe Regeln eingerichtet, die E-Mails in verschiedene Ordner ablegen, farblich kennzeichnen und nach Absender priorisieren”, sagt sie. Am Ende des Tages sucht sie dann schnell nach allem, was sie vielleicht übersehen hat. “Die Regeln helfen mir sicherzustellen, dass ich konsequent nachverfolge und Störgeräusche ausblende. Das hilft mir, das Durcheinander auf ein Minimum zu reduzieren.”

Unerwünschte E-Mails abbestellen

Sind Sie ein Newsletter-Süchtiger? Newsletter und Werbeaktionen können Ihren Posteingang überwältigen und wichtige Nachrichten begraben. Entrümpeln Sie Ihr Postfach, um eine E-Mail-Überlastung zu vermeiden. Der einfachste Weg, sich aus einer Liste zu entfernen, ist die Verwendung des Abmeldelinks, der sich normalerweise am Ende der Nachricht befindet. Eine andere Möglichkeit ist, sich in einem großen Stapel von E-Mails abzumelden, indem Sie einen Dienst wie Unroll.me oder Leave Me Alone nutzen. Der einzige Nachteil ist, dass Sie diesen Diensten vollständigen Zugriff auf Ihren Posteingang geben müssen, um Nachrichten mit einer Abmeldeoption zu finden, und das schließt manchmal Ihre Kontakte ein.

Laut der Superhuman-Studie sagen überwältigende 96 % der Homeoffice-Mitarbeiter, dass es von entscheidender Bedeutung ist, den Posteingang auf Null zu reduzieren – das heißt, dass alle E-Mails archiviert, delegiert oder beantwortet wurden. Aber leider tun sich viele Mitarbeiter schwer, dieses Ziel zu erreichen. Warten Sie nicht damit, die Unordnung zu beseitigen. Wenn Sie diese Strategien befolgen, werden Sie selbst den widerspenstigsten Posteingang erfolgreich bewältigen.

 

Schaffen Sie den Umgang mit der täglichen E-Mail Flut? Schreiben Sie uns einfach mal einen Kommentar dazu.

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