- OffHours for OutlookOffHours for Outlook , Version 1.0.2, OffHours-Demo.zip (2.2 MiB) - Das Add-In OffHours stellt sicher, dass E-Mails, die der Nutzer außerhalb der Geschäftszeiten sowie am Wochenende schreibt und die erst zu Anfang des nächsten Geschäftstages versendet werden.
Die Nutzer können einfach die Geschäftszeiten definieren, indem sie einen wiederkehrenden Termin ändern, welcher definiert, wann die E-Mails gesendet werden soll und wann der Versand verzögert wird. Einen solchen Termin finden die Anwender im Ordner "AllowedToSend", welcher ein Unterordner des Kalenders ist.
Die Nutzer können mit dem Add-In OffHours einfach die Geschäftszeiten definieren, indem sie einen Termin "AllowedToSend" ändern, der erklärt, wann die E-Mail versendet werden soll.
Die Installation des Add-Ins erfolgt einfach. Es wird auf der Client-Workstation geladen, auf welcher das Programm Outlook installiert ist. Hierzu wird die Archivdatei OffHours-Demo.zip heruntergeladen und mit allen Dateien extrahiert.
Zur Installation muss Outlook beendet werden, falls es ausgeführt wird. Danach werden die Installationsdateien OffHoursSetup.exe gestartet die Anweisungen befolgt.
Nach der Installation wird Outlook gestartet und hier auf Datei> Optionen> Add-Ins geklickt. In dem Listenfeld Verwalten am unteren Teil auf der Seite wird "COM-Add-Ins" ausgewählt und dann auf die Schaltfläche "Los" geklickt. Es muss sichergestellt sein, dass OffHours in der Liste angezeigt wird und aktiviert ist.
Zum Ordner "Kalender" wird der Unterordner "AllowedToSend" navigiert. Der wiederkehrende Termin "AllowedToSend" wird entsprechend den Anforderungen geändert.
Wenn eine Besprechungsanforderung in Outlook erstellt wird, können die Nutzer mit dem Assistenten für die Besprechungen> Zeitplanung eine Zeit bestimmen, zu der sie und der Empfänger für die Besprechungsanforderung frei sind.
Wenn der Planungsassistenten geöffnet wird, werden die für jeden Tag angezeigten Stunden allerdings nicht von Mitternacht bis Mitternacht angezeigt.
Beispielsweise kann die Arbeitszeit auf 10 bis 16 Uhr geändert und bestätigt werden. Wenn eine neue Besprechungsanfrage geöffnet und auf den Planungsassistenten geklickt wird, haben sich dann die eingestellten Arbeitszeiten geändert, um den neuen Arbeitsstunden Rechnung zu tragen.
- MeetricMeetric , Version 1, Meetric.png (54 KiB) - Mit der Einführung der Erweiterung Meetric für die aktuellen Versionen von Outlook gestaltet sich die Aufgabe, einen Überblick über diverse Tagesordnungspunkten, Besprechungsthemen und verteilte Aufgaben zu behalten, leichter. Meetric sammelt Aufgaben, die in Telefongesprächen und Konferenzen zugewiesen werden und fasst sie zusammen. Ferner kann Meetric mit unterschiedlichen Applikationen/Tools verbunden und synchronisiert werden, um für ein verbessertes und effizienteres Arbeitserlebnis zu sorgen.
Im Zeitalter der Digitalisierung ist es zudem sehr anspruchsvoll, Aufgaben im Team zu verteilen und zu koordinieren, wenn Meetings überfließend online oder per Telefongespräch stattfinden. Dies könnte zu drastischen Schwierigkeiten bei der Verteilung und Organisation von diversen Aufgaben führen.
Folglich führt die manuelle Begleitung aller im Meeting zugeteilten Aufgaben zu mehr Ausgaben und längeren Arbeitszeiten. Wenn Teilnehmer und Teammitglieder unterschiedliche Applikationen/Tools benutzen, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, ist es schwierig, anstehende Aufgaben zu verteilen. Aufgaben, die in Meetings genannt werden, werden automatisch von Meetric gesammelt und können mit dem Kalender oder gar anderen Tools verbunden werden. Somit werden ältere Aufgaben automatisch hervorgehoben, die zeitnah erledigt werden müssen.
Meetric schickt eine Erinnerung, wenn es angebracht ist, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Darüber hinaus werden die genannten Aufgaben aufgenommen und transkribiert, was eine Verwendung eines Notizblocks überflüssig macht. Nach dem Meeting sammelt und schickt Meetric die Aufgaben an den entsprechenden Teilnehmern. Die Entwickler streben danach, mühsame Arbeitszeiten nicht nur zu verkürzen, sondern auch zu vermeiden. Somit wird eine klügere und effizientere Arbeitsmoral sichergestellt
- Auscomp KanBanAuscomp KanBan , Version 1.3.5, kanban.exe (0.8 MiB) - Auscomp KanBan zeigt automatisch alle Microsoft Outlook Tasks in einem übersichtlichen, simplen visuellen Taskboard an. Der User kann das Board jederzeit bedienen. Mittel Drag and Drop lässt sich jede einzelne Task-Karte in den vorbestimmten Bereich verschieben, welcher benötigt wird, um den Task zu vervollständigen.
Automatisch Tasks anzeigen lassen
Die Outlook Erweiterung KanBan des Herstellers Auscomp ermöglicht jedem User, sich ein Taskboard mit anstehenden Outlook Tasks anzeigen zu lassen. Das übersichtliche, einfache Board listet alle Task-Karten auf. Mittels KanBan kann der User selbst die Tasks auswählen. Hierbei stehen ihm die Optionen, die Tasks leicht und effizient zu beenden, offen. KanBan befolgt dabei das Motto „Stop Starting und Start Finishing“, sodass mittels des Ad-Ins alle Jobs, Prozese, Tasks und Ziele aktiv beendet werden können. Die verschiedenen Tasks können hierbei vom User selbst, von seinem Chef oder einem Mitglied seines Teams bzw. einem Arbeitskollegen in Auftrag gegeben worden sein. Auscomp KanBan ist mit allen aktuellen Outlook-Versionen sowie Windows-Betriebssystemen kompatibel. Zudem kann es jeder User mit einem Outlook-Account benutzen, da die Vernetzung der Accounts immer gewährleistet ist.
Hilfe mittels eigenem Task Board
Das übersichtliche, simpel gestaltete Task Board von KanBan sammelt alle angefallenen Tasks. Dies inkludiert auch vergessene, ältere Tasks, welche noch nicht bearbeitet wurden. Mit dem Ad-In erhält der User somit einen einfachen Weg bezüglich Aufgabenmanagement, um die gestellten Tasks und andere Aufgaben gezielt zu erledigen. Um die einzelnen Tasks am Board zu verschieben, wird nur Drag and Drop benötigt. Neben dem ausgewählten Task erscheint zusätzlich eine Tickliste. Diese bietet die Möglichkeit, die Tasks in einzelne Bereiche aufzuteilen und somit getrennte Teile, Ebenen oder Schritte zu managen. Vor allem bei weitläufigen, großen Tasks hilft die Liste, die Übersicht zu bewahren und die angefallenen Aufgaben schnellstmöglich ohne großen Aufwand zu erledigen. Dem User steht es frei, so viele Listen wie notwendig zu benutzen. Ebenfalls kann er die Listen bereits erstellen, wenn der Task kreiert wird.
- FileChimpFileChimp , Version 2.3.9 , filechimp.msi_.txt (5.4 MiB) -FileChimp ermöglicht ein leichteres Filtern der verschiedenen E-Mails direkt in Outlook. Mittels des Add-Ins lassen sich die unterschiedlichen Mails in für sie relevante Netzwerkordner einsortieren. Hierbei werden gleichzeitig doppelte Mails verhindert, sodass die Übersicht bewahrt bleibt. Die sortierten E-Mails können im Anschluss sofort weitergeleitet werden.
Mit Hilfe des Outlook Add-Ins FileChimp lassen sich sämtliche, in Outlook empfangene E-Mails leicht in passende Netzwerkordner und Outlook-Unterordner einsortieren. Das Add-In arbeitet hierbei automatisch, sodass das Zuordnen ohne menschliches Einwirken abgewickelt wird. Selbst Backup- und archivierte E-Mails sowie Dokumente werden in die vorgesehenen Ordner sortiert. Sobald die E-Mails mittels einem 1-Klick-E-Mail-Filter zugewiesen wurden, arbeitet Outlook von sich aus. Zusätzlich wurde die Funktion inbegriffen, alle sortierten Mails automatisch zu sichern. Hierbei geschieht das Sichern anhand der E-Mail-Adressen, Domainnamen, Projektnummern, Usertags oder dem Usereingabe in der Betreffzeile. Auch ist das Add-In in der Lage, gesendete oder empfangene E-Mailnachrichten zu sichern. Gesendete E-Mails werden beim Senden in die vorgesehenen Ordner sortiert, wodurch ein manuelles Einordnen überflüssig wird.Beispielsweise ist das Add-in in der Lage, E-Mails für verschiedene Netzwerke oder in Projektordner, welche nummeriert wurden, im gleichen Zug zu sortieren. Die Anzahl an einsortierbaren Ordner ist unbegrenzt. Dies bedeutet, dass ein einziger Outlook-E-Mail-Account über mehrere Ordner verfügen kann, welche für die Sortierung benötigt werden. Wurden die Sortierregeln einmal festgelegt, können diese immer wieder auf neue E-Mail-Adressen angewendet werden. Das Programm arbeitet immer automatisch bei der Zuweisung, wodurch die Mails stets in den richtigen Ordnern landen. Auch speichert FileChimp sämtliche mitgeschickten bzw. empfangenen E-Mailanhänge in den Ordnern, um die Mails mitsamt Anhängen jederzeit zugänglich zu machen.
FileChimp ist ein kostenpflichtiges Add-In für die Outlook-Versionen 2007, 2017, 2013 und 2016. Zusätzlich arbeitet das Programm mit Office 365 sowie jenen Gmail Accounts, welche Outlook verwenden. Um das Add-In auszuprobieren, ist jederzeit eine kostenlose Testversion verfügbar. Nach Ablauf der Testversion muss die Vollversion für eine geringe Gebühr gekauft werden.
- On The GoOn The Go , OnTheGo_32.exe (18.6 MiB) -Die Outlook Erweiterung On The Go ist eine organisatorische Outlook Erweiterung für alle Outlook Versionen ab Outlook 2010. Die Erweiterung unterstützt 32 Bit und 64 Bit Outlook Versionen und verbessert die Organisationsfähigkeit von Outlook. Mit der Erweiterung ist es möglich E-Mails in Termine oder Aufgaben umzuwandeln oder sie zu archivieren. Darüberhinaus ist es möglich, E-Mails direkt zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
Funktionsweise der Outlook Erweiterung On The Go
Die Outlook Erweiterung On The Go erscheint in Outlook unter der Registerkartenauswahl und beinhaltet 6 Befehle. Die 6 Befehle nennen sich „Schedule“, „To Do“, „Assign“, „Relate“, „Archive“ und „Snooze“. Mit den Befehlen „Schedule“ und „To Do“ können die E-Mails in Aufgaben oder Termine umgewandelt werden, welche zum angegebenen Zeitpunkt in Outlook erscheinen. Mit den Befehl „Relate“ ist es möglich, eine E-Mail zu einem existierenden Termin oder einer existierenden Aufgabe hinzuzufügen. Diese wird dann zusammen mit dem Termin oder der Aufgabe in Outlook angezeigt. Der Befehl „Archive“ archiviert eine E-Mail und verschiebt diese vom Posteingang in den Archivierungsordner von Outlook. Mit dem Befehl „Snooze“ ist es möglich, eine E-Mail für einen Tag oder länger vom Posteingang zu verschieben. Mit diesem Befehl verschwindet eine E-Mail vom Posteingang so lange, wie angegeben. Dadurch ist es möglich, eine E-Mail zu einem Termin erst dann anzuzeigen, wenn dies nötig wird. Der Befehl „Delete“ entfernt eine E-Mail vom Posteingangsordner in den Papierkorb. Der Vorteil dieses Befehls ist es, dass kein Kontextmenü geöffnet werden muss, um eine E-Mail zu entfernen. Die Bedienung der Outlook Erweiterung On The go gestaltet sich einfach. Leider ist die Erweiterung nur in Englisch verfügbar.Die Outlook Erweiterung On The Go ist eine praktische Erweiterung für den privaten und geschäftlichen Bereich und empfiehlt sich für Nutzer, die viel mit Outlook arbeiten und ihre Termine und Aufgaben über Outlook verwalten. Der Preis für die Erweiterung liegt bei 39,95 $.
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