Wir sind seit langer Menge bei einer ganzen Menge RSS-Feeds angemeldet und wir haben festgestellt, dass die Feed-Ordner mittlerweile recht groß geworden sind.
Gibt es eine Möglichkeit, bestimmte Elemente zu löschen, die, sagen wir mal, älter als eine Woche alt sind?
Sie können dies automatisch über AutoArchivierung oder über ein Add-In erreichen.
Methode 1: Automatisch aufräumen über AutoArchivierung
Wenn Sie möchten, dass Ihre alten RSS-Elemente automatisch nach x Tagen gelöscht werden, müssen Sie zunächst die AutoArchivierungseinstellungen für jeden einzelnen RSS-Ordner konfigurieren:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den RSS-Ordner und wählen Eigenschaften.
2. Wählen Sie die Registerkarte AutoArchivierung.
3. Wählen Sie die Option; Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden:
4. Stellen Sie den gewünschten Zeitrahmen für die Option ein: Elemente löschen, wenn älter als. In unserem Beispiel wäre das eine Woche.
5. Stellen Sie die Option ein: Alte Elemente endgültig löschen
Wenn alle Ordner richtig konfiguriert wurden, können Sie AutoArchivierung konfigurieren;
1. Um AutoArchivierung zu aktivieren;
- Outlook 2007 und frühere Versionen
Extras-> Optionen… Registerkarte Weitere -> Schaltfläche AutoArchivierung - Outlook 2010, 2013 und Outlook 2016
Datei-> Abschnitt Optionen-> Abschnitt Erweitert-> Einstellungen für AutoArchivierung
2. Wählen Sie: AutoArchivierung alle x Tage
3. Stellen Sie dies auf einen Tag ein, wenn Sie wirklich alle Elemente löschen, wenn Sie genau eine Woche alt sind.
4. Stellen Sie sicher, dass die Option Alte Elemente archivieren oder löschen ausgewählt ist.
5. Sie können die Standardordnereinstellungen so lassen, da wir für die einzelnen Ordner Einstellungen für AutoArchivierung vorgenommen haben.
Natürlich müssen Sie darauf achten, dass sie keine anderen Ordner mit “Standardarchivierungseinstellungen verwenden” konfiguriert haben, wenn Sie nicht wollen, dass andere Ordner archiviert werden.
Zum Beispiel könnten die Einstellungen für AutoArchivierung für den Ordner Gelöschte Elemente so konfiguriert sein.
6. Drücken sie OK und dann nochmal OK um alle offenen Dialogfelder zu schließen.
Hinweis : Bei Verwendung dieser Methode ist es als Vorsichtsmaßnahme am besten, die AutoArchivierungsoptionen so einzustellen, dass alte Elemente zunächst in einen Archivordner verschoben werden. Auf diese Weise können Sie sehen, ob die gewünschten Ergebnisse produziert werden. Wenn das zutrifft, können Sie es dauerhaft einstellen auf: Alte Elemente endgültig löschen.
Methode 2: Automatisches Aufräumen mit dem Add-In Delete Stale Emails
Obwohl die integrierte AutoArchivierungsfunktion ihre Arbeit erledigt, ist sie aber nicht besonders leicht zu konfigurieren, da Sie sie für fast alle Ordner konfigurieren müssen (oder zumindest die Einstellungen überprüfen müssen) und sie nur für den Hauptposteingang funktioniert.
Das Add-In Delete Stale Emails von Sperry Software ist eine wesentlich flexiblere Lösung und deutlich weniger fehleranfällig. Auch wenn der Name es nicht erahnen lässt, funktioniert es sowohl für E-Mails auch für RSS-Feed-Elemente.
Es ermöglicht Ihnen, Ihre eigenen Regeln für die Überwachung von Ordnern zu definieren, auszuwählen, wann E-Mails als veraltet behandelt werden sollen und wie oft der Ordner aufgeräumt werden soll.
Das Add-In kann auch dazu genutzt werden, um Newsletter oder Benachrichtigungen von Facebook, LinkedIn und Groupon-Angeboten aufzuräumen.
Tatsächlich sind für diese drei Dienste schon Regeln definiert, so dass Sie sie einfach verwenden können.
Methode 3: Halb-automatisches Aufräumen über eine Regel oder einen Suchordner
Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben wollen, welche Elemente gelöscht werden und wann sie gelöscht werden, können Sie einen Suchordner “Alte RSS-Elemente” oder eine Regel erstellen, die die Elemente verschiebt oder löscht.
Diese Methode ist sinnvoll, wenn Sie sich im Geschäftsumfeld bewegen und die Nutzung von Autoarchivierung im Rahmen der Geschäftspolitik deaktiviert wurde oder Sie einfach nicht die AutoArchivierungseinstellungen für jeden Ordner überprüfen wollen.
Eine vollständige Beschreibung, wie sie diese Methoden verwenden können, finden Sie hier:
Schnell alte Newsletter und RSS-Feed-Elemente löschen