Bestimmte Wörter automatisch in Hyperlinks in Outlook umwandeln

Outlook

In unseren E-Mails müssen wir öfter auf Dokumente und Produkte aus dem Internet verweisen. Dabei liefern wir auch die Internetadressen in den Nachrichten. Zum besseren Lesen ändern wir solche Wörter in den Mails dann in anklickbare Hyperlinks um. Das ist allerdings eine ziemliche Arbeit, obwohl die Links für die Dokumente und Produkte, die wir verwenden, immer die gleichen sind. Gibt es darum eine Möglichkeit, um automatisch solche Keywords in Hyperlinks umzuwandeln, die dann zu den korrekten Internetadressen verweisen?

Das kann ziemlich einfach erledigt werden, wenn man die AutoKorrektur-Funktion verwendet.

1) Zunächst erstellt man eine neue Nachricht in Outlook (Tastenkombination STRG + N).
2) Als nächstes gibt man das Wort oder die Wortgruppe ein, die man in einen automatischen Hyperlink umwandeln möchte; zum Beispiel „Kalender Druck Assistent“.
3) Anschließend wählt man das Wort oder die Wortgruppe aus und erstellt wie gewohnt einen Hyperlink. Um das Hyperlink-Menü nach der Auswahl der Worte aufzurufen, kann man die Tastenkombination STRG + K verwenden.
4) Danach wählt man die gehyperlinkten Wörter oder Wortgruppen wieder aus. Hierbei muss man drauf achten, keine überstehenden Leerzeichen mitzumarkieren.
5) Als nächstes öffnet man dann das Menü „Rechtschreibung und AutoKorrektur“ wie folgt:

Outlook 2003 mit Word als E-Mail Editor:
„Extras“ → „AutoKorrektur Optionen“

Outlook 2007:

auf die Schaltfläche „Microsoft Office“ klicken (obere linke Ecke oder Tastenkombination ALT + F) → auf den Button „Editor Optionen“ → „Dokumentenprüfung“ → auf den Button „AutoKorrektur Optionen“ klicken.

Outlook 2010 und Outlook 2013:

„Datei“ → „Optionen“ → „E-Mail“ → auf den Button „Rechtschreibung und AutoKorrektur“ → „AutoKorrektur Optionen“

6) Dann gibt man den Text an, gegen den die Auswahl ersetzt werden soll. Im oberen Beispiel wäre das „Kalender Druck Assistent“, aber auch Kurformen wie „KDA“ wären möglich.
7) Damit die Hyperlinks nicht verloren gehen, muss man sich noch vergewissern, dass die Option „Formatierter Text“ aktiviert wurde.
8) Zum Schluss klickt man auf OK, bis alle geöffneten Fenster geschlossen sind.Wenn man nun die spezifizierten Worte oder Wortgruppen eingibt, werden sie von Outlook automatisch mit Hyperlinks versehen.

 

Hinweis: Wenn man auf eine „Nur-Text“-E-Mail antwortet, wird das automatische Verlinken nicht funktionieren, da „Nur-Text“ das Einfügen von Hyperlinks nicht unterstützt.
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Kommentar zu “Bestimmte Wörter automatisch in Hyperlinks in Outlook umwandeln

  1. John

    Der Hinweis, das nur-Text-Mails keine Hyperlinks enthalten können, klingt logisch, ist aber leider schlichtweg falsch. Ich versende nur-Text und verwende Word nicht als Maileditor; dennoch wird jeder Link automatisch zum Hyperlink (wenigstens in Outlook 2003)

    Antwort

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