Verhindern, dass sich wiederholende Meetings oder Verabredungen ohne ein Enddatum angelegt werden

Outlook

Oftmals erhalten wir Einladungen für sich wiederholende Meetings, die kein Enddatum aufweisen, so dass sich diese für immer in unserem Kalender wiederholen. Tatsächlich ist es so, dass es nicht so überraschend ist, dass „Kein Enddatum“ als voreingestellte Auswahl genutzt wird.

Wir wollen wirklich, dass der Kalender mehr mitdenkt. Manchmal hat der Originalkalender sogar die Firma verlassen und wir haben immer noch diese sich wiederholenden Meetings in unserem Kalender.

Weil dies so ein gewisses Problem für uns ist, haben wir tatsächlich vielfache diesbezügliche Fragen dazu:

  • Können wir das voreingestellte Wiederholungsmuster für Meetings und Verabredungen verändern, die wir in Outlook erzeugt haben? Jetzt ist es immer auf „Kein Enddatum“ eingestellt und manchmal vergessen wir sogar, das selbst zu ändern.
  • Können wir als Empfänger dieser Einladungen irgend etwas dagegen tun?
  • Gibt es etwas, das unser Administrator tun kann, um zu verhindern, dass solche Meetings versendet werden?

Sich wiederholende Meetings und Verabredungen ohne Enddatum sind in der Tat oft ein Problem und die gebräuchlichen Lösungen haben ebenso eine Kehrseite;

  • Der Kalender könnte die Serie beenden, aber das würde bedeuten, dass alle Ausnahmen verloren gingen und diese beinhalten oftmals vergangene Meetingthemen und Notizen, die für spätere Bezugnahme noch benötigt werden könnten.
  • Teilnehmer, die nicht länger erscheinen, könnten die Meeting-Information zu diesem Zeitpunkt ablehnen, aber das würde das gesamte Meeting aus ihrem Kalender löschen mit samt der Termine, an denen sie bereits erschienen waren. Dies ist häufig nicht erwünscht weder für Berichtszwecke noch für Bezugnahme.

Glücklicherweise können alle unsere Fragen positiv beantwortet werden; man kann etwas dagegen tun. Die einzige Kehrseite ist, dass es nicht auf aktuelle Meetings und Verabredungen angewendet werden kann, sondern nur bei neu erzeugten.

Das voreingestellte Wiederholungsenddatum ändern

Um für einen selbst zu verhindern, dass wiederholende Meetings oder Verabredungen ohne Enddatum erzeugt werden, kann man 2 Registrierungswerte setzen/erzeugen;

  • RecurrencesDefault
    Um das voreingestellte Enddatum zu bestimmen auf Basis einer gewissen Anzahl von Tagen vom heutigen Tag an.
  • DisableRecurNoEnd
    Um die Kein Enddatum Auswahl vollständig zu deaktivieren.

Man kann die obenstehenden Einstellungen auch vertauschen, denn sie schließen sich nicht gegenseitig aus.

RecurrencesDefault

Der Registrierungsschlüssel ist:
„HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Options\Calendar“
Wertname: RecurrencesDefault
Werttype: REG_DWORD
Wert: 180

Die obige Einstellung setzt das voreingestellte Enddatum auf 180 Tage von „heute“ aus (also nicht von 180 Tage zählend ab dem ersten Erscheinen).

DisableRecurNoEnd

Der Registrierungsschlüssel ist: „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Preferences“
Wertname: DisableRecurNoEnd
Werttyp: REG_DWORD
Wert: 1

Die obige Einstellung deaktiviert (graut aus) die „Kein Enddatum“ Einstellung in dem Wiederholungsdialog.

Verhindern, dass man in die Falle einer endlosen Meetingwiederholung gerät

Die obige Einstellung kann nur auf Meeting- und Verabredungswiederholungen angewendet werden, die man selbst erzeugt und die man nicht erhält.

Leider gibt es keinen direkten technischen Weg um dies zu verhindern, aber es gibt einen sozialen Weg hier, der genauso unterstützt wird durch die Technologie; Akzeptieren Sie vorläufig das Meeting und wählen Sie „Antwort vor Senden editieren“.

In der Antwort kann man freundlich eine Änderung des Wiederholungsmusters anfragen und ein End-Datum setzen und man akzeptiert daraufhin das Meeting sobald das Wiederholungsmuster geändert wurde.

Stattdessen kann man beispielsweise diesen Termin buchen bis zum Ende des Jahres, und wenn er dann immer noch benötigt wird, dann ist es einfach ihn bis zum End-Datum zu verlängern oder einen neuen Termin zu erstellen.

Eine unternehmensweite Gruppenrichtlinie einstellen

Firmenadministratoren können außerdem die zuvor erwähnte Registrierungseinstellung mit der Gruppenrichtlinie anpassen;

Benutzerkonfiguration->Administrative Vorlagen->Microsoft Outlook <Jahr>->Outlook-Optionen->Einstellungen->Kalenderoptionen->Konfiguration von wiederkehrenden Elementen

  • Angeben aller Tage eines sich wiederholenden Meetings oder Verabredung.
  • Deaktivieren der „Kein Enddatum“ Einstellung für Wiederholungen.

Diese Einstellungen sind nicht verfügbar in dem Policy Template für Outlook 2010 oder früher. Stattdessen kann man Registrierungswerte in den Richtlinien setzen;

  • HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Options\Calender
  • HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Preferences
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