Wir schreiben unsere Reisekilometer für Termine und -Besprechungen in die entsprechenden Aufgaben und Kalendereinträge. Gibt es eine Möglichkeit, dass Outlook unsere Reisekilometer automatisch für den letzten Monat oder einen bestimmten Kunden berechnet?
Es ist nicht möglich, die Reisekilometer in nur einem Schritt zu berechnen. Sie können es aber berechnen, indem Sie eine benutzerdefinierte Ansicht "Reisekilometer" erstellen und dann alle Daten in Excel kopieren.
Reisekilometer dokumentieren
Um Reisekilometer für Aufgaben zu dokumentieren, öffnen Sie die Aufgabe und wählen dann die Registerkarte "Details" aus oder klicken den "Details"-Button im Menüband. Für Kalendereinträge dokumentieren Sie Reisekilometer mithilfe einer benutzerdefinierten Ansicht, die ebenfalls für die Berechnung benötigt und weiter unten im Text erläutert wird.
Wechseln der Ansicht zu einer Listenansicht
Um mit dem Reisekostenfeld arbeiten zu können, wechseln Sie die Ansicht zu einer Listenansicht. Für den Aufgaben-Ordner nutzen Sie am besten die detaillierte Listenansicht, für den Kalender-Ordner die Ansicht "Alle Termine". In Outlook 2010 heißt diese Ansicht "Liste".
Zum Wechseln der Ansicht müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:
– Outlook 2003: Ansicht -> Anordnen nach -> Aktuelle Ansicht
– Outlook 2007: Ansicht -> Aktuelle Ansicht
– Outlook 2010: Ansicht -> Ansicht ändern
Hinweis: Sie können immer die gleiche Methode nutzen, um die Ansicht wieder zurück auf Tag/Woche/Monat zu stellen.
Hinzufügen des Reisekilometer-Felds
Nachdem die Ansicht in eine Listenansicht geändert wurde, fügen Sie das Reisekilometer-Feld folgendermaßen hinzu:
– Outlook 2003: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert… -> Button "Felder…"
– Outlook 2007: Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Aktuelle Ansicht anpassen…-> Button "Felder…"
– Outlook 2010 -> Ansicht -> Gruppe: Anordnung -> Spalte hinzufügen
In dem Dialogfenster, das nun erscheint, vergrößern Sie nun die Drop-Down-Liste "Verfügbare Spalten auswählen" und markieren dann das Feld "Alle Aufgaben" oder "Alle Termine". Nun können Sie das Reisekilometerfeld hinzufügen, indem Sie es auswählen und den Button "Hinzufügen" anklicken.
Wenn Sie dann zum Ordner zurückgehen, sehen Sie darin auch das Reisekilometerfeld. Nun können Sie für jeden Termin, jede Besprechung und jede Aufgabe die Reisekilometer in die entsprechende Zelle eintragen.
Kopieren in Excel
Damit Sie mit der Reisekilometerspalte Berechnungen durchführen können, kopieren Sie alle Informationen aus Outlook in ein Excel-Tabellenblatt. Dazu klicken Sie den ersten Eintrag im Ordner an und drücken dann STRG+A, um alle Einträge auszuwählen. Mit STRG+C kopieren Sie die Auswahl in die Zwischenablage. Nun öffnen Sie Excel, klicken die erste Zelle an und drücken dann STRG+V, um alle Informationen aus Outlook in Excel hinein zu kopieren. In Excel können Sie schließlich die Funktion “SUMME” nutzen, um die Gesamt-Reisekilometer einfach und schnell zu berechnen.
Hinweis: Natürlich können Sie die Ansicht in Outlook benutzerdefiniert anpassen, so dass nur die tatsächlich benötigten Felder angezeigt werden. Sie können beispielsweise einen Filter für den Zeitraum anwenden. Dann werden Ihnen nur die Einträge eines bestimmten Monats oder Kunden angezeigt. Auch eine Anordnung nach Unternehmen oder Kategorie ist denkbar, um die Daten vor dem Kopieren in Excel zu sortieren.
Nutzen eines Bericht-Add-Ins für mehr Komfort und Flexibilität
Für jemanden, der regelmäßig Reisekilometerberechnungen machen muss oder eine ausgereiftere Berichtsmethode benötigt, könnte das Instyler Travel-Add-In nützlich sein. Dieses Add-In setzt seinen Schwerpunkt auf Reisezeiten und -kosten. Darüber hinaus hat es eine eingebaute Berichterstellungsfunktion, die den jeweiligen Unternehmensvorlagen angepasst werden kann.
Wenn Sie ein Berichtstool benötigen, dass noch mehr als Reisezeiten und -kosten aus Outlook exportiert, dann gibt Ihnen das VBOffice Reporter-Add-In größere Flexibilität. Berichte mit diesem Add-In können aus Aufgaben, Kalendereinträgen oder Journalfeldern erzeugt werden.