Die Formatierung beim Einfügen von Outlook E-Mails zurücksetzen oder beibehalten

Outlook

Wenn ich etwas aus einer anderen E-Mail oder Anwendung, wie zum Beispiel einer Internetseite kopiere und in meine Email einfüge, harmoniert die Formatierung nie wirklich mit dem, was ich bereits geschrieben haben.
Wenn ich aber auf der anderen Seite Text vorsichtig in Word formatiere und in eine neue EmMail kopieren will, so gehen viele Formatierungen verloren oder geraten durcheinander.
Wie kann ich die Formatierung meiner kopierten Texte kontrollieren?

Es gibt mehrere Einfüge-Optionen in Outlook, mit unterschiedlichen Standardeinstellungen, diese machen das standardmäßige Verhalten ein wenig unberechenbar und immer noch müssen Sie die Formatierung nachträglich ändern. Dennoch, das Finden und Ändern der Standard-Einstellungen des Programms ist ganz einfach.

Einfüge-Optionen in Outlook 2010 und Outlook 2007

Eine schnelle Möglichkeit, die Formatierung der eingefügten Text zu ändern, ist es, auf das Einfüge-Symbol, welches gleich nach dem Einfüge-Vorgang am Ende des eingefügten Textes erscheint, zu klicken.
Sie können nun wählen, wie Outlook Ihren eingefügten Text formatieren soll. In Outlook 2010 zeigt die Maus, über eine der Optionen bewegt, automatisch eine Vorschau der Ergebnisse der Formatierung.

Um die Standardeinstellungen zu ändern, wählen Sie die "Standardeinstellungen festlegen …"-Option oder gehen Sie zu:

Outlook 2007
Extras -> Optionen … -> Registerkarte E-Mail-Format -> Button: Editor-Optionen … -> Abschnitt: Erweitert -> Optionsgruppe: Ausschneiden, Kopieren & Einfügen

Outlook 2010
Datei -> Optionen -> Sektion: Mail -> Button: Editor-Optionen … -> Rubrik: Erweitert -> Optionsgruppe: Ausschneiden, Kopieren & Einfügen

Das Einstellen aller Einfügen-Optionen auf "Ursprüngliche Formatierung beibehalten", "An Zielformatierung anpassen" oder einfach "Nur den Text übernehmen" sorgt dafür, dass der kopierte Text sich nahtlos in Ihre aktuelle E-Mail einfügt.

Einfüge-Optionen in Outlook 2003

Die Einfüge-Optionen, die es in Outlook 2007 und Outlook 2010 gibt, sind in Outlook 2003 noch nicht vorhanden. Allerdings gibt es einen besonderen Befehl, sofern Sie Word als Ihren E-Mail-Editor festgelegt haben, um wenn Inhalte eingefügt werden, eine Auswahl darüber treffen zu können mit welcher Formatierung der Text eingefügt wird.

Zum Öffnen des Dialogfeldes gehen Sie auf Bearbeiten -> Einfügen … oder benutzen Sie die Tastenfolge: ALT, E, S

Einfügen in Outlook 2003 mit Word als E-Mail-Editor.

Hinweis: Eine Tastatur-Sequenz unterscheidet sich von einer Tastenkombination darin, dass Sie auf die Tasten nacheinander statt gleichzeitig drücken müssen. Leider funktioniert die Tastenkombination STRG + ALT + V für das Einfügen, die in Outlook 2007/2010 funktioniert, nicht in Outlook / Office 2003.

Schnelles Zurücksetzen der Formatierung nach dem Einfügen

Wenn Sie den Text eingefügt haben und vergessen haben, die Formatierung zurücksetzen, gibt es einen weiteren Befehl, der schnell alle Formatierungen löscht.
Um diesen Befehl verwenden, wählen Sie den Text, für den Sie die Formatierung zurücksetzen wollen, aus und drücken Sie STRG + LEERTASTE.

Ein alternativer Weg, um diesen Befehl auszuführen:

Outlook 2010 und Outlook 2007
Drücken Sie das Formatierung Löschen Symbol auf der Registerkarte Nachrichten.

Outlook 2003 (mit Word als E-Mail-Editor eingestellt)
Bearbeiten-> Löschen-> Formate

Senden eines Word-Dokuments direkt als Email-Körper ohne Kopieren / Einfügen

Wenn sie einen Text bereits als Word-Dokument sorgfältig formatiert haben und es nun als Email versenden wollen, brauchen sie diesen nicht extra zu kopieren und in eine neue Nachricht in Outlook einzufügen. Sie können ein Word-Dokument direkt als Email-Körper versendn, wenn die den "An E-Mail-Empfänger senden" Befehl verwenden.

Word 2003
Drücken Sie die Email-Umschlag  "An E-Mail-Empfänger senden" in der Symbolleiste
Word 2007 und Word 2010
Fügen Sie den "An E-Mail-Empfänger senden" Befehl Symbolleiste für den schnellen Zugriff hinzu.

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