Erstellen einer Verteilerliste aus einem Excel-Dokument

Outlook

Wir haben ein Excel-Dokument mit einer Auflistung von E-Mails Adressen. Wir wissen, wie man diese, als einzelne Kontakte importieren kann, aber das benötigen wir nicht.

Wie können wir sie statt dessen, als eine neue Verteilerliste importieren?

 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, hierbei vorzugehen. Eine Methode besteht darin, zuerst die einzelnen Kontakte zu importieren, daraus eine Verteilerliste zu erstellen und anschließend die einzelnen Kontakte wieder zu löschen.

Allerdings gibt es auch eine viel schnellere und direktere Methode.

Copy & Paste, direkt aus Excel

Für diese Methode reicht es aus, wenn Sie in einer Excel Tabelle eine Spalte mit den E-Mail Adressen angelegt haben, allerdings ist die Liste mit einer zusätzlichen Spalte, in der auch die Namen stehen, schöner.

  1. 1. Markieren Sie in Ihrer Excel Tabelle, die Spalte, in der die E-Mail Adressen stehen. Optional können Sie auch die Spalte mit den Namen auswählen.
    In jedem Fall sollten Sie sicher stellen, dass Sie nicht die Zeile mit den Überschriften, mit auswählen.
  2. 2. Drücken Sie STRG + C, um die ausgewählten Zeilen zu kopieren.
Verteiler_aus_Excel_erstellen.jpg

In Excel kann der Verteiler sehr schnell zusammengestellt werden

3. Erstellen Sie in Outlook eine neue Kontaktgruppe oder Verteiler Liste / Neue Kontaktgruppe (der Name hängt von der Version Ihres Outlooks ab). Die Tastenkombination hierfür lautet: STRG+ SHIFT + L
4. Öffnen Sie das Dialogfeld Mitglieder auswählen

  • Outlook 2003 und frühere Versionen
    Klicken Sie auf die Mitglieder auswählen… Schaltfläche.
  • Outlook 2007, Outlook 2010, 2013 und Outlook 2016
    Klicken Sie auf den Dropdown-Button, Adressbuch und wählen Sie: Mitglieder auswählen.

5. Anstelle von Mitgliedern aus Ihrer Kontaktliste, können Sie auch in das Textfeld (unten), neben den Mitgliedern-> drücken Sie STRG + V, um den kopierten Inhalt Ihrer Excel Tabelle einzufügen.

Wenn Sie es richtig gemacht haben, wird Ihnen nun jede Adresse in einer eigenen Zeile aufgeführt.

 

6. Klicken Sie auf OK, um die Mitglieder auszuwählen, die Liste zu schließen und in die Kontaktliste Ihres Konzerns zurückzukehren.
7. Geben Sie einen Namen für Ihre Kontakt Gruppe ein und Speichern Sie es.

Verteiler_aus_Excel_in_Outlook_leicht_erstellen.jpg

Das Endergebnis ist eine Kontaktgruppe, welche direkt aus einer Excel Liste erstellt wurde.

Hier gibt es auch noch ein Outlook Erweiterung für den Export von Excel nach Outlook:

Excel to Outlook

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6 Kommentare zu “Erstellen einer Verteilerliste aus einem Excel-Dokument

  1. Frick Nadja

    Hallo
    Ich habe ein anderes Problem:
    Habe auch in einer Excelliste Adressdaten sowie E-Mail Adressen. Ich möchte nun z.B. nur eine E-Mail an die Adressen der Excelzeilen 3, 6 und 8 senden. Ich markieren diese E-Mail Adressen mit der gehaltenen CTRL-Taste, kopiere CTRL+C, öffne im Outlook ein neues Mail und füge die kopierten E-Mail-Adressen bei An: ein.
    Nun fügt es aber alle E-Mail Adressen von Zeile 3 bis Zeile 8, nicht nur die ausgewählten. Warum? Und was muss ich machen, damit ich nur die ausgewählten E-Mail Adressen im neuen zu sendenden Mail einfügen kann? Danke für Eure Hilfe.

    Antwort
  2. Mike

    Ich habe nun versucht ca. 400 Emaladressen so aus Excel zu importieren. Kann das sein dass dies dann sehr lange dauert ? Das „Mitglieder auswählen“ Fenster ist noch immer offen seit 10 Minuten und es kommt im Outlookfenster immer die „Eier Uhr“ aehm… der „WIN7 Eier Kreis“… Was kann ich tun und wie lange kann das dauern ??

    Antwort

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