Outlook Synchronisationsprogram für Notebooks: Public SyncTool (PST)

Outlook

Public SyncTool ( erlaubt es unterschiedliche Outlook Datendateien (.pst) zwischen einem PC und einem Notebook, PC und PC, sowie zukünftig auch Exchange Mailboxen mit Outlook Datendateien zu synchronisieren.

Das Programm ist ein eigenständiges Programm und erlaubt es auch unterschiedliche Synchronisationsprofile anzulegen. Eine Eskalationsabfrage sorgt dafür, dass Sie gefragt werden, wenn sich gleiche Einträge (z.b. der gleiche Termin) auf dem PC und auf dem Notebook geändert haben.

Für lizensierte Public OutLook Benutzer ist das Programm kostenlos. Als Einzelplatzversion ohne Public OutLook wird das Programm 49,95 € (netto) kosten. Die Betaversion ist derzeit ohne Handbuch veröffentlicht. Positivliste: Public SyncTool wird nur mit Outlook, Exchange und Public OutLook funktionieren. Anbieter von Drittlösungen werden zukünftig nicht unterstützt und auch nicht supportet.

ACHTUNG: Public SyncTool unterstützt eine Löschabfrage, die Sie fragt, ob gelöschte Daten auch wirklich gelöscht werden sollen. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie diese Option für den Globalen Ordner auswählen. Dieser Fehler wird bis Ende November beseitigt.

Was ist eine Synchronisation?

Wenn Sie zusätzlich zu Ihrem Desktop-PC auch ein Notebook einsetzen, werden Sie sicher die Outlook-Daten beider Systeme synchron halten wollen. Doppelte oder sogar mehrfache Datenhaltung (Redundanzen) sollten in einem Netzwerk, wenn möglich, vermieden werden, oder kopieren Sie etwa jedes Dokument das auf dem Server liegt zusätzlich nochmal auf jeden PC? Notebooks oder Handheld PCs (Palm, PDA, Blackberry etc.) bilden hier jedoch eine Ausnahme. Um Outlook von einem PC mit einem Notebook zu synchronisieren haben Sie folgende Varianten: Den Exchange Server einsetzen Den Persönlichen Ordner regelmäßig kopieren Synchronisations Software einsetzen: Public SyncTool (PST Den "Persönlichen Ordner" regelmässig zu kopieren ist streng genommen keine Synchronisation. Synchronisation heisst wörtlich: Das Herstellen des Gleichlaufs von Vorgängen oder Maschinen. In unserem Fall übertragen: Das Herstellen von zwei gleichen Datensätze und das Austauschen neuer Informationen durch ältere Einträge, wobei nur der Teil des Datensatzes geändert wird, der ungleich ist. Ein zeitlich aktueller Eintrag ist dabei nicht zwingend der Richtige.

Beispiel:

Sie sind unterwegs zu einem Kundengespräch und ein anderer Kunde ruft Sie um 15:00 Uhr an, um einen Termin für den nächsten Tag um 2 Stunden zu verschieben. Um 16:00 ruft dieser Kunde in Ihrer Firma an und teilt Ihrer Sekretärin mit, dass der Termin leider ganz ausfallen muss und Ihr Mobiles Telefon war leider ausgeschaltet und er wollte nicht auf die Mailbox sprechen. Um 16:15 löscht Ihre Sekretärin diesen Termin aus Ihrem Kalender. Sie tragen abends um 19:00 erst die Verschiebung des Termin in Ihrem Notebook ein, weil Sie vorher keine Zeit dazu hatten, denn Sie waren ja bei einem Kundengespräch. Nun verbinden Sie sich mit Ihrer Firma über DFÜ und wollen diesen Termin synchronisieren. Der zeitlich aktuellste Termin ist der verschobene Termin, nicht der gelöschte. Ohne Eskalationsabfrage würden Sie also am nächsten Tag 350 KM zu einem Kunden fahren, der definitiv nicht da sein wird.

Hier können Sie 680 KB große Beta Version herunterladen:

https://www.mailhilfe.de/tools-file-435.html

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5 Kommentare zu “Outlook Synchronisationsprogram für Notebooks: Public SyncTool (PST)

  1. stefanlange

    Das Public SyncTool ist „DIE“ sinnvolle Ergänzung für Public OutLook. Ich habe die Beta2-Version im Einsatz und vergebe hier *****. Auch die Lizenzpolitok von der SDMD GmbH (für registrierte Benutzer soll das Tool kostenlos sein!!!!!) ist einfach nur gut. Zur Zeit gibt es nur einen Nachteil: Die Synchronisation des Kalenders benötigt einige Zeit. Ich denke es liegt daran, dass alle Datensätze synchronisiert werden und nicht nur geänderte. Dafür ist es aber schließlich auch noch eine Beta-Version.

    Antwort
    1. Airedale

      Wir haben Public SyncTool V1.0 Beta ausprobiert.
      Das Programm erkennt dieoutlook.pst Datei auf dem vernetzten Server nicht.

      Unter XP Home vom Laptop wird eine Backup-Datei von gesendete Mails auf dem PC erkannt.

      Unter XP Pro vom PC wird die gleiche Backup Datei nicht erkannt.

      Die outlook.pst Datei auf dem vernetzten PC hingegen wird nicht erkannt.

      Wo liegt das Problem ? Bitte um Hilfe, da wir dieses Programm doch sehr gerne einsetzen würden.

      Besten Dank

      Airedale

      Antwort
      1. Oliver

        Hallo Airdale,

        ich versuche mal kurz zu rekapitulieren:

        1 PC, XPprof. 1 PST (outlook.pst)
        1 Notebok (NB), 1 PST (outlook.pst)

        1 Backup PST (von welchem Rechner erstellt)?

        Beide PST Dateien sollen synchronisiert werden. Hierzu auf dem Notebook das Public SyncTool installieren. Outlook auf dem PC schliessen. Die PSt vom PC im Outlook vom NB zusätzlich öffnen über Datei/öffnen/Persönlicher Ordner .pst. Wenn diese geöffnet wurde, das SyncTool starten und konfigurieren. Ein aktuelles Handbuch wird dieses Wochenende fertig gestellt, so das eine Anleitung kurzfristig auch auf Mailhilfe.de zur Verfügung steht. Zum Thema kostenloses Tool: Kostenlos ist es für alle USer, die Public Outlook verwenden und somit schon eine Outlook Netzwerklösung von uns installiert haben, die Synchronisation aber als zusätzliche Möglichkeit für die Offline Verfügbarkeit benötigen. Beide Programme sind übrigens auch hier auf Mailhilfe.de im Shop verfügbar und stehen auf Mailhilfe zum download bereit. Das Handbuch wird denke ich Anfang der Woche auch hier verfügbar sein.

        Antwort
        1. Airedale

          Lieber Oliver !

          Zunächst herzlichen Dank für Deine prompte Antwort noch am Freitag nachmittag. Dein Hinweis hat uns sehr geholfen und wir konnten dadurch bis zum Abend die Installation fertig einrichten und ausprobieren.

          Dazu unser Erfahrungsbericht:

          > ich versuche mal kurz zu rekapitulieren:
          > 1 PC, XPprof. 1 PST (outlook.pst)
          > 1 Notebok (NB), 1 PST (outlook.pst)

          > 1 Backup PST (von welchem Rechner erstellt)?

          Genau genommen besteht folgende Konfiguration:
          1 PC, XPPro, 1 PST (outlook.pst); dieser PC dient als sogenannter „Server“
          1 PC, XPPro, 1 PST (outlook.pst); dieser PC wird „Desktop“ gennant
          1 Notebook, XPHome, 1 PST (outlook.pst); dieses Notebook wird „Laptop“ genannt
          Netzwerk mit Peer-To-Peer; kein DOMAIN; kein „echter“ Server mit Win 2000 Server

          > Beide PST Dateien sollen synchronisiert werden.

          Die PST Dateien von „Desktop“ und „Laptop“ sollen den gleichen Datenstand wie diejenige des „Server“ haben.

          > Hierzu auf dem Notebook das Public SyncTool installieren.
          > Outlook auf dem PC schliessen.
          > Die PSt vom PC im Outlook vom NB zusätzlich öffnen über
          > Datei/öffnen/Persönlicher Ordner .pst. Wenn diese geöffnet
          > wurde, das SyncTool starten und konfigurieren.

          Das war die Antwort, die uns geholfen hat ! Wir waren der irrigen Ansicht, dass Public SyncTool alle .pst im Netzwerk erkennen würde oder dass man die gewünschte .pst Datei mit einem Knopf „Durchsuchen“ angeben könnte.

          Verwirrt waren wir darüberhinaus dadurch, dass auf dem Laptop eine Backup Datei .pst angezeigt wurde und auf dem Desktop nicht.
          Bei dieser Backup Datei handelte es sich um einen Persönlichen Ordner, der früher einmal im Outlook des Laptops angelegt und nicht mehr entfernt wurde.

          Verwirrung stiftet auch, dass die Persönlichen Ordner nur in der Ansicht „Ordnerliste“ sichtbar sind, nicht jedoch in der normalen Ansicht.
          Das ist ein typisches Microsoft Phänomen: Man kann etwas öffnen oder eine Einstellung ändern und man sieht nicht, was davon betroffen wurde !

          > Ein aktuelles Handbuch wird dieses Wochenende fertig
          > gestellt, so das eine Anleitung kurzfristig auch auf
          > Mailhilfe.de zur Verfügung steht.

          Das hilft bestimmt. Ein entsprechender Hinweis in einem Handbuch hätte unsere Frage wohl geklärt. Zum Glück ist das nun in Bearbeitung.

          > Zum Thema kostenloses Tool: Kostenlos ist es für alle USer,
          > die Public Outlook verwenden und somit schon eine Outlook
          > Netzwerklösung von uns installiert haben, die
          > Synchronisation aber als zusätzliche Möglichkeit für die
          > Offline Verfügbarkeit benötigen. Beide Programme sind
          > übrigens auch hier auf Mailhilfe.de im Shop verfügbar und
          > stehen auf Mailhilfe zum download bereit.

          Wir konnten Public SyncTool aber im Shop nicht finden und entdeckten auch keinen Preis und wie man zahlen muss.
          Wir haben einfach die Beta-Version heruntergeladen und ohne Einschränkung ausprobiert.
          Vielleicht haben wir den Eintrag im Shop auch übersehen. Das bedeutet aber, dass der Shop nicht benutzerfreundlich genug gestaltet ist.

          Nun zu unseren Erfahrungen mit Public SyncTool:
          – Die Bedienung ist wirklich sehr einfach und intuitiv
          – Die Synchronisation allerdings dauert viel zu lange und ist im praktischen Einsatz unbrauchbar. Wenn man den Abgleich sowohl beim Starten als auch beim Beenden von Outlook angibt, dann wartet man nahezu zwei Stunden bei durchschnittlich je hundert Mails mit z.T. dicken Anhängen im Posteingang / Gesendete Mails usw.
          – Auch wenn alles synchronisiert worden ist und Outlook wieder geöffnet wird, wenn also keine Daten hin und her kopiert werden müssen, dauert der Vergleich immer noch sehr lange. Dieser Mangel wurde hier im Forum bereits irgendwo gemeldet.
          – Es tritt auf einem Rechner eine Fehlermeldung „MAPI-Error“ oder ähnlich auf beim Synchronisieren. Dieser Fehler wurde aber in den FAQ behandelt und wir konnten das Problem beheben.
          – Beim Fenster für die Eskalationsabfragen bleibt der Button „Schliessen“ deaktiviert, auch wenn man die gewünschten Einträge ankreuzt.
          – Es können nicht beide Outlooks gleichzeitig geöffnet sein.
          Natürlich leuchtet es ein, dass die .pst Datei nur von einem Programm geöffnet sein kann, dennoch wäre ein gleichzeitiges Öffnen angenehm.

          Insgesamt würde Public SyncTool einen Teil unserer Problematik lösen, aber nicht vollständig.
          Wir werden in den nächsten Tagen nun Public Outlook ausprobieren.

          An dieser Stelle möchten wir auch ganz klar festhalten, dass wir die Idee absolut genial finden !! Wir möchten den Entwicklern hiermit gratulieren.
          Insbesondere kann man mit diesen Tools das Monopol von Microsoft umgehen und auf einen teuren Win 2000 Server mit Exchange und dem entsprechenden Wartungsaufwand sparen.
          Ihr habt es vielleicht gemerkt: Wir sind ursprünglich Mac-User.

          Hugo Hack
          Informatik & Qualitäts-Software GmbH

          Antwort
          1. Airedale

            Ach ja, noch etwas,

            wenn man in diesem Forum eine Antwort abschickt, dann erscheinen diverse Warnmeldungen.

            Es fehlt auch der Knopf „Weiter“ oder eine Bestätigung, dass die Message angenommen wurde.

            Um den Schock für einen ungeübten Benutzer zu reduzieren, wäre ein Ausschalten dieser Meldungen hilfreich.

            Hugo Hack
            Informatik & Qualitäts-SW GmbH

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