Serienbrieffunktion mit einer Verteilerliste als Quelle

Outlook

Es ist nicht möglich eine direkte Verteilerlistenoption auszuwählen, aber mit wenigen zusätzlichen Klicks können Sie ganz leicht eine Verteilerliste oder eine Kontaktgruppe als Quelle für einen Serienbrief auswählen.

Speichern der Verteilerliste als txt-Datei

Der Trick daran liegt darin, die Verteilerliste als txt-Datei zu speichern. Dies sorgt dafür, dass eine Tab-getrennte Datei mit den Namen und Adressen aller ausgewählten Kontakte gespeichert wird.

Wenn Sie die txt-Datei erstellt haben, können Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Office Word starten und auf die erstellte txt-Datei zugreifen. Sie sollten nicht den Outlook Kontakte-Ordner als Quelle wählen.

Word wird automatisch die Tab-getrennten Bereiche als Spalten erkennen. Dabei enthält die erste Spalte den Namen „Verteilerliste_Name“ oder „Kontaktgruppe_Name“. Die zweite Spalte ist benannt nach der aktuellen Verteilerliste oder Kontaktgruppe, wie sie in Outlook zu sehen ist.
Die Namen der Spalten können genutzt werden um Grüße einzugeben und sie individuell zu addressieren.

Mit einem kleinen Umweg kann eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe als Quelle für einen Serienbrief genutzt werden.
Wichtig: Es gibt einige weiße Zeilen und eine „Mitglieder:“-Zeile in der txt-Datei. Diese müssen Sie deaktivieren, wenn Sie Ihre Kontakte auswählen

Extra Tipp: Falls einige Datensätze in der txt-Datei die E-Mailadresse fälschlicherweise für den Namen halten, oder ein anderer Fehler vorliegt, können Sie dies schnell beheben ohne Word zu verlassen. Wählen Sie hierfür die txt-Datei in dem „Datenquelle“-Feld und klicken Sie auf „bearbeiten“ unten in der linken Ecke.

Nutzen von Add-ins zur schnelleren Erstellung eines Serienbriefs

Falls Sie häufiger Serienbriefe verfassen, die auf einer Verteilerliste basieren und nicht das Bedürfnis verspüren die Verteilerlisten in separate Kontakte zu verwandeln, können folgende Add-ins für Sie interessant sein und Ihre Arbeit erleichtern.

Send Personally von MAPILab

Das Send Personally-Add-in generiert automatisch für Sie automatisch Serienbriefe. Fügen Sie einfach alle Empfänger und Verteilerlisten in das „An:“-Feld, wie Sie dies normalerweise tun würden. Versenden Sie den Serienbrief dann über den „Send Personally“-Button, der durch das Add-in hinzugefügt wurde. Sie können Variationen in Ihre Grußzeile oder an einer beliebigen Stelle im Text vornehmen, die dann durch den entsprechenden Empfängernamen ersetzt werden. Sie können auch Dateianhänge hinzufügen.

Send Individually von Sperry Software

Das Send Individually Add-in kann alles, was das Send Personally Add-in auch kann, bietet Ihnen jedoch mehr Kontrolle über den Serienbrief:
– Legen Sie eine Verzögerung und Prioritätenliste fest um eine Überlastung des Computers und des Mailservers während des Sendens zu verhindern
– Erstellen Sie ein Protokoll mit den Ergebnissen, um zu sehen welche Nachrichten gesendet wurden und welche nicht.
– Erstellen Sie einen Reservetext, falls der Vorname, Nachname oder Firma nicht gefunden werden konnte
– Leeren Sie automatisch die gesendeten Serienbriefe aus dem Ordner „Gesendete Dateien

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Kommentar zu “Serienbrieffunktion mit einer Verteilerliste als Quelle

  1. PawelPopolski

    Tut mir Leid, dass ich das so sagen muss, aber diese „Anleitung“ ist absolut unzutreffend. Wenn ich eine Verteilerliste als txt-Datei speichere werden die Adressen der Kontakte nicht übernommen. Ausserdem handelt es sich bei der Textdatei nicht um eine Zeichenseparierte, da sowohl Tabs als auch Leerzeichen vorkommen. Leerzeichen kann ich bei der Konvertierung nicht als Trennzeichen auswählen.

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