Wir haben eine Reihe von Notizen in unserem Outlook Notizen-Ordner, die wir drucken möchten. Da diese Notizen aber sehr kurz sind, möchten wir Papier und Druckertinte sparen und mehrere Notizen auf einer einzigen Seite drucken.
Man kann versuchen, alle Notizen, die man drucken möchte, einzeln auszuwählen und dann die Druckoption zu wählen. Aber dies führt nur dazu, dass Outlook trotzdem jede einzelne Notiz auf einer separaten Seite druckt.
Gibt es trotzdem einen Weg die Notizen so zu drucken, dass sie alle auf einer einzigen Seite erscheinen?
Dafür gibt es eine integrierte Druck-Funktion, mit der Sie bis zu 8 Notizen auf einer einzigen DIN A4 Seite drucken können. Diese Methode wird wahrscheinlich das am besten aussehende Ergebnis liefern, aber immer noch etwas Papier und Tinte verschwenden. Es gibt allerdings weiter unten auch einen Hinweis, wie man am besten Papier und Tinte sparen kann.
Integrierte Druck-Funktion
Die integrierte Druck-Funktion ist zunächst ziemlich schwer zu finden, aber auch ganz einfach in der Verwendung, wenn Sie wissen, dass sie existiert.
1. Wählen Sie alle Notizen (oder kurz E-Mails) aus, die Sie drucken möchten.
2. Öffnen Sie die Druckoptionen
* Outlook 2007 und frühere Versionen
Datei-> Drucken …
* Outlook 2010
Datei-> Drucken-> Druckoptionen …
3. Überprüfen Sie, dass „Memoformat“ als Druckformat ausgewählt ist.
4. Klicken Sie auf „Seite einrichten…“
5. Wählen Sie die Registerkarte „Papier“ aus.
6. Wählen Sie in der linken Liste die richtige Papiersorte aus, zum Beispiel „A4“ oder „Letter“.
7. Wählen Sie in der rechten Liste die Seitengröße aus. Das ist der Knackpunkt bei der Sache!
Indem Sie die Seitengröße kleiner als das Papierformat einstellen, druckt Outlook mehrere Seiten auf einem Blatt Papier.
Zum Beispiel:
• Heft (1/2 Blatt) – wobei 2 Seiten auf 1 Blatt gedruckt werden
(empfohlen für kurze E-Mails)
• Heft (1/4 Blatt) – wobei 4 Seiten auf 1 Blatt gedruckt werden
(empfohlen für kurze Notizen)
• Heft (1/8 Blatt) – wobei 8 Seiten auf 1 Blatt gedruckt werden
(Verwendung von 1 / 8 wird nicht empfohlen, da Layout-Probleme auftreten können)
8. Klicken Sie auf „OK“, um zum Druck-Fenster zurückzukehren.
9. Sie können dann auf „Vorschau“ klicken um zu sehen, wie das Resultat aussehen wird. (In Outlook 2010, müssen Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“ im rechten Bereich klicken, um das Laden der Vorschau zu erzwingen).
Der Nachteil dieser Methode ist, dass die Notizen zwar auf einer einzigen Seite gedruckt werden, aber durchaus einige weiße Freiräume zwischen den Seiten auf dem Blatt entstehen. Um dies zu verhindern, verwenden Sie die unten aufgeführte Hilfsanweisung.
Indem Sie die Seitengröße kleiner wählen, als das Papierformat können Sie mehrere Seiten auf ein einzelnes Blatt Papier drucken.
Hilfsanweisung: möglichst viel Papier und Tinte sparen
Um zu verhindern, dass Freiräume zwischen Ihren Notizen entstehen und um einen ununterbrochenen Druck von Notizen zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie alle Notizen aus, die Sie drucken möchten.
2. Verwenden Sie die rechte Maustaste, um die Nachrichten per Drag & Drop auf das Mail-Symbol im Navigationsbereich oder direkt auf einen Mail-Ordner zu ziehen.
3. Im Pop-up-Menü wählen Sie „Hierhin kopieren als Nachricht mit Text“ aus.
4. Daraufhin wird eine neue E-Mail erscheinen, mit dem Text aller Ihrer Notizen. Jede Notiz ist getrennt durch eine kurze horizontale Linie und das Änderungsdatum der Notiz.
5. Zum Schluss drucken Sie die Nachricht.
Hinweis: Wenn Ihre Notizen sehr kurz sind, könnte die Lesbarkeit verbessert werden, wenn Sie beim Seitenformat „Heft 1/2 Blatt“ (Hochformat) wie oben angegeben.
Achten Sie unbedingt darauf, dass sie beim Drag & Drop Ihre Auswahl an Notizen mit der rechten Maustaste verschieben, um die Kopier-Optionen zu erhalten.