E-Mails nicht direkt verschicken

Outlook

Wie können wir Outlook so konfigurieren, damit es unsere geschriebenen E-Mails nicht direkt verschickt, sobald wir auf den „Senden“-Button klicken?

Dafür gibt es verschiedene Wege, es hängt aber ein wenig davon ab, was man eigentlich erreichen möchte. Im Folgenden wird ein Überblick darüber geliefert, welche Optionen den Benutzern zur Verfügung stehen und bei welchen Gelegenheiten sich die einzelnen Wege anbieten.Outlook in den Offline Modus versetzen:
Diese Methode ist dafür geeignet, wenn man auch keine E-Mails empfangen möchte oder zur Zeit keinerlei Verbindung zum Internet aufbauen kann.

  • Outlook 2007 und vorherige:
    „Datei“ → „Offline arbeiten“
  • Outlook 2010 und Outlook 2013:
    auf den Reiter „Senden/Empfangen“ → auf den Button „Offline arbeiten“ klicken

Will man Outlook wieder auf den Online-Betrieb umschalten, verwendet man die gleichen Arbeitsschritte.

Hinweis: Der „Offline arbeiten“-Button enthält immer ein rotes Kreuz.

„Bei bestehender Verbindung sofort senden“-Funktion ausschalten:
Diese Option kann man verwenden, wenn man möchte, dass Outlook Nachrichten nur innerhalb geplanter Intervalle verschickt und empfängt (beispielsweise alle 30 Minuten). Aber die Einstellung eignet sich auch, wenn gerade keine Verbindung zum Internet verfügbar ist.

  •   Outlook 2007 und vorherige:
    „Extras“ → „Optionen“ → auf den Reiter „E-Mail Setup“ klicken → die Option „Bei bestehender Verbindung sofort senden“ auswählen
  • Outlook 2010 und Outlook 2013:
    „Datei“ → „Optionen“ → „Erweitert“ → in die Optionen-Gruppe „Senden / Empfangen“ wechseln → die Option „Bei bestehender Verbindung sofort senden“ auswählen

Hinweis: Es kann immer noch passieren, dass eine Nachricht fast sofort versendet wird, wenn man die Nachricht direkt abschickt, bevor das automatische Intervall zum Senden und Empfangen einsetzt.

Einstellungen nur für einzelne Nachrichten ändern:

Wenn man eine Nachricht bereits fertig geschrieben hat, diese aber nicht vor einem bestimmten Zeitpunkt verschicken möchte, kann man die Einstellung „Übermittlung verzögern bis“ für diese Nachricht einrichten und sowohl das Datum als auch den gewünschten Zeitpunkt für den Versand der E-Mail eingeben.Hinweis: Wenn man kein Exchange-Konto verwendet, muss Outlook gestartet sein, damit die Nachricht auch zu dem vorherbestimmten Zeitpunkt verschickt wird. Andernfalls wird die Nachricht mit dem ersten automatischen Intervall für das Senden und Empfangen von Nachrichten verschickt, das nach dem eingestellten Versand-Zeitpunkt liegt.


Beispiel ohne ein Exchange-Konto:

Wenn man eingestellt hat, dass eine Nachricht nach 7:30 verschickt werden soll und das automatische Intervall zum Senden und Empfangen auf 30 Minuten eingerichtet ist, wird die E-Mail um 7:31 verschickt, falls das Intervall um 7:01 begann oder die Nachricht wird um 7:59 verschickt, falls das letzte Intervall um 7:29 eintrat.

Alle Nachrichten bis zu 2 Stunden verzögern:

Wenn man möchte, dass alle Nachrichten eine Weile im Postausgang bleiben – für den Fall, das man noch Änderungswünsche nach dem Abschicken hat (zum Beispiel, wie man bestimmte Sachen anders ausdrücken kann, oder dass man noch Anhänge mitschicken wollte etc.) – kann man eine Regelung einrichten, die den Versand aller Nachrichten zwischen einer Minute und zwei Stunden verzögert.
Dabei lassen sich verschiedene Bedingungen (wie die Größe von Dateianhängen) oder auch gar keine Bedingungen festlegen, die man auf seine E-Mails anwenden möchte. Auch die Einstellung einer oder mehrerer Ausnahmen ist möglich, sodass unter anderem E-Mails, deren Priorität man auf „Hoch“ gesetzt hat, weiterhin direkt verschickt werden.

Nie automatisch versenden:

Wenn man seine E-Mails lediglich automatisch empfangen möchte, aber selbst entscheiden will, wann Nachrichten verschickt werden, kann man den automatischen Versand für die Standart-Versand/Empfangs-Gruppe auch ausschalten.1) Zunächst öffnet man das Menüfenster der Senden/Empfangen-Einstellungen
– Tastenkombination STRG + ALT + S

  • Outlook 2007 und vorherige:
    „Extras“ → „Optionen“ – auf den Reiter „E-Mail Setup“ wechseln → auf den Button „Senden/Empfangen“ klicken
  • Outlook 2010 und Outlook 2013:
    auf den Reiter „Senden/Empfangen“ gehen → auf den Button „Senden/Empfangen-Gruppen“ klicken → „Senden/Empfangen-Gruppen definieren“

2) Auf „Bearbeiten“ klicken
3) Hier wählt man das eigene Konto aus und deaktiviert die Option „Nachrichten verschicken“
4) Anschließend klickt man auf „OK“ um das Menü zu verlassen.
5) Als nächstes klickt man auf „Neu“.
6) Man wird aufgefordert, einen Namen einzugeben, den man frei wählen kann wie „Nur versenden“.
7) In dem Fenster aktiviert man die Konten, die man alle kontrollieren möchte. Dabei wählt man auch das neue, ausgewählte Konto der Gruppe aus.
8) Für das neue Konto darf nur die Option „Nachrichten verschicken“ ausgewählt sein.
9) Nach einem Klick auf „OK“ kehrt man zum Menü für die Senden/Empfangen-Gruppen zurück.
10) Hier deaktiviert man die Option „Automatische Übermittlung alle X Minuten“
11) Zum Schluss klickt man wieder auf „OK“ und schließt alle offenen Fenster.

Jetzt werden alle Nachrichten nur noch verschickt, wenn man auf den Button „Senden/Empfangen“ klickt.

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