Stellvertreterberechtigungen vs. Ordnerberechtigungen

Outlook

Wir haben bemerkt, dass wir jemandem auf zwei verschiedene Arten Zugang zu unserem Exchange-Postfach geben können: einmal über das Menü für Stellvertreteroptionen und einmal mit einem Rechtsklick auf den Ordner → „Eigenschaften“ → und einen Klick auf den Tab „Ordnerberechtigungen“. Uns ist aufgefallen, dass die Benutzer, denen wir Berechtigungen für einzelne Ordner zuteilen, nicht in dem Stellvertretermenü auftauchen. Ist das richtig?

Was ist überhaupt der Unterschied zwischen den Einstellungen der Stellvertreteroptionen und dem Tab „Ordnerberechtigung“?

Häufig ziehen es Leute vor, die Zugangsberechtigungen über das Stellvertretermenü zu verteilen, da es ihnen erlaubt, den Zugang für mehrere Ordner wie den Posteingang, den Kalender und den Kontaktordner in einem Zug zu verteilen, woraufhin die Benutzer von Outlook automatisch per E-Mail informiert werden.
Allerdings erlaubt man den Usern auf diese Art auch, als Stellvertreter E-Mails unter dem Namen des Account-Besitzers zu verschicken, was häufig nicht gewünscht wird. Das ist der große Unterschied, dem man sich bewusst sein sollte.Wie man das Stellvertretermenü öffnet:

Outlook 2007 und vorherige:
„Extras“ → „Optionen“ → auf den Tab „Stellvertreter“ klicken

Outlook 2010 und Outlook 2013:
Zunächst wählt man den Posteingang des Exchange-Kontos aus. Anschließend klickt man auf „Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Zugriffsrechte für Stellvertreter“

Stellvertreterberechtigungen-vs-Ordnerberechtigungen
Bild 1Stellvertreter sind Leute, die E-Mails unter dem Namen des Postfach-Besitzers verschicken dürfen.

Berechtigungen für den Kalender:
Wenn man möchte, dass Kollegen Anfragen für ein Meeting verarbeiten und beantworten, dann muss man auch das Stellvertretermenü benutzen. Dabei gibt es eine generelle Einstellung in dem Haupt-Stellvertretermenü (siehe Bild oben), mit der man einstellen kann, ob man diese Nachrichten selbst erhalten möchte oder nicht. Außerdem kann man einstellen, ob diese Nachrichten speziell für die Stellvertreter verschickt werden soll.

Stellvertreterberechtigungen-Kalender
Bild 2Man kann die Standart-Einstellungen umstellen, damit jeder eingestellte Stellvertreter Anfragen für Meetings verarbeiten und beantworten kann.

Private Elemente:
Die Stellvertreterberechtigung wird auch dann benötigt, wenn man Kollegen erlauben möchte zu sehen, welche Elemente als „Privat“ markiert sind. Diese Erlaubnis kann im Menü für die Stellvertreterberechtigungen für jeden einzelnen Stellvertreter erteilen (siehe Bild oben). Es gibt keine Möglichkeit, diese Erlaubnis nur für einzelne Ordner zu verteilen.

Stellvertreterberechtigungen mit Ordnerzugängen verfeinern:
Wenn man einen Benutzer als Stellvertreter hinzufügt, gibt es nur eine begrenzte Menge an Berechtigungseinstellungen, aus denen man wählen kann:

Keine
Nur Lesezugriff (kann Elemente lesen)
Besitzer (kann Elemente lesen und erstellen)
SekretärIN (kann Elemente lesen, erstellen und ändern)

Alle RechteDiese Berechtigungen kann man hinterher für jeden einzelnen Ordner verteilen und die Zugriffe so verfeinern, wenn man es möchte. Zum Beispiel kann man dadurch nur den Titel und den Eintragungsort in einem Kalender anzeigen lassen oder jemandem Zugang als „Mitarbeiter“ oder „Nicht bearbeitender Autor“ erteilen.

Stellvertreterberechtigungen-Kalender-spezial
Bild 3Der Tab für die Ordnerberechtigungen bietet mehr Einstellungen als das Stellvertretermenü.

Unterordner und Übertragung von Berechtigungen:
Wenn man Zugangsberechtigungen für andere Standart-Ordner oder Unterordner einstellen möchte, dann muss man das auch über die Berechtigungen der Order-Ebenen machen. Berechtigungen, die man für einen Ordner einstellt oder verändert, werden nicht direkt an einen Unterordner übertragen. Sie müssen für jeden einzelnen Unterordner eingerichtet werden, wenn man diese für Stellvertreter verfügbar machen möchte. Wenn man allerdings einen neuen Unterordner erstellt, werden alle Berechtigungen seine Überordners automatisch auch für den neuen Unterordner eingerichtet.

Vorheriger Artikel Nächster Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.