Gibt es eine Möglichkeit, mit der wir UND und ODER Operatoren festlegen können, wenn wir die erweiterte Suchfunktion nutzen oder komplexe angepasste Ansichts- und Suchordner erstellen?
Viele komplexe Suchoptionen und Filter können bereits in dem „Erweitert“-Tab und der erweiterten Suchfunktion genutzt werden, wenn man nach einem Objekt sucht oder wenn man einen Suchordner erstellt oder auch wenn man eine angepasste Ansicht in der Filter Sektion erstellt.
Allerdings ist es so geregelt, dass bei der Festlegung von mehreren Werte für das gleiche Feld ODER als Operation verwendet wird. Fügt man dagegen weitere Felder hinzu, wird UND als Operation angewendet. Das führt manchmal zu unerwarteten Resultaten oder dazu, dass manche Suchanfragen nicht ausgeführt werden können.
Beispiel:
Angenommen man will eine spezifische e-Mail finden, die sich auf ein bestimmtes Projekt bezieht. Einige e-Mails hat man bereits der Kategorie Projekt1 zugeschrieben, sodass diese auf jeden Fall auch bei den Suchergebnissen angezeigt werden sollen. Um aber auch den Rest zu finden, spezifiziert man Personen, mit denen man zusammen an dem Projekt gearbeitet hat, sowie diverse Schlüsselwörter, die mit dem Projekt zusammen hängen.
Diese Suchanfrage benötigt:
1) einmal ODER als Operation, wenn die Namen spezifiziert werden (da zum einen Person A oder Person B oder Person C als Absender gelten können, zum anderen aber auch Person A oder Person B oder Person C als Empfänger gelten können)
2) einmal ODER als Operation, wenn die Schlüsselwörter festgelegt werden
3) einmal UND als Operation für die Kombination der Namen und der Schlüsselwörter
4) einmal ODER als Operation zwischen der Projekt-Kategorie und der Kombination der Suchresultate, wie sie in Punkt 3 festgelegt werden.
Das kann man aber nicht mit den Optionen erreichen, die man im „Erweitert“-Tab findet.
Den Suchanfragen-Generator einschalten
Um dennoch die gewünschten Suchergebnisse zu erhalten, kann man den Suchanfragen-Generator einschalten, der es erlaubt, die Verbindungen zwischen den UND- und ODER-Operationen in den Suchanfragen zu kontrollieren (das gilt auch für Verschachtelungen). Das Einschalten muss über die Registry von Windows erledigt werden.
1) Zunächst öffnet man den Registry Editor
Windows XP:
„Start“ → „Ausführen“ → „regedit“ eingeben
Windows Vista, Windows 7, Windows 8 und Windows 10:
„Start“ → „regedit“ eingeben
2) In der Registry muss man an die folgende Stelle springen:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(version)\Outlook\
3) Anschließend wählt man: „Bearbeiten“ → „Neuer Schlüssel“
4) Den Schlüssel benannt man „QueryBuilder“
Den Berichts-Generator verwenden
Öffnet man jetzt irgendein Menü zum Suchen oder Filtern in Outlook, erscheint auch ein Tab vom Abfrage-Generator. Er funktioniert ähnlich wie der „Erweitert“-Tab, aber nun ist man in der Lage, die UND- und ODER-Operationen zu kontrollieren und man kann auch Sub-Anfragen gruppieren und verschachteln, um das Resultat zu erzielen, das man möchte.
Um die UND/ODER-Bedingungen zu ändern, klickt man auf UND/ODer und nutzt dann die Dropdown-Liste „Logische Gruppe“, um eine andere Operation auszuwählen.
Um eine neue UND/Oder-Gruppe für eine bestimmte Bedingung zu erstellen, wählt man den Eintrag und nutzt die Hoch- und Runterpfeiltasten, bis eine neue Gruppe erstellt wird.
Sobald man alle Gruppen und Einträge erstellt hat, kann man die Hoch- und Runterpfeiltasten nutzen, um die Einträge angemessen zu sortieren.
Der Tab vom Suchanfragen-Generator in der erweiterten Suche erlaubt die Verwendung komplexer UND/ODER-Suchanfragen.