Outlook Farbformatierung funktioniert nicht bei allen Terminen

Outlook

Wir haben einige Regeln zur „Bedingten Formatierung“ erstellt (anhand des „Ort“-Feldes), damit wir besser erkennen können, ob wir erst zu einem Termin anreisen müssen oder ob er im Haus stattfindet.
Nun stellen wir fest, dass diese „Bedingte Formatierung“ bei einigen Terminen funktioniert, bei anderen nicht.
Woran kann das liegen und wie können wir das ändern?

Die „Bedingte Formatierung“, die in älteren Outlook-Versionen „Automatische Formatierung“ heißt, funktioniert nicht, wenn der Termin mit einer Kategorie versehen wurde.

Seit Outlook 2007 werden Kalender-Einträge wie folgt farbcodiert:
– Farbe der Kategorie, die einem Termin zugeordnet wurde
– Wenn ein Termin in mehrere Kategorien einsortiert wurde, wird die Farbe der Kategorie angezeigt, die als letzte zugeordnet wurde
– „Bedingte/Automatische Farbformatierung“ entsprechend selbst definierter Regeln (wird nur angezeigt, wenn keine Kategorie gewählt wurde)

Info: Die Bedingte/Automatische Formatierung findet man so:
– Outlook 2007 und ältere Versionen: „Ansicht“ –> „Aktuelle Ansicht“ –> „Aktuelle Ansicht anpassen…
– Outlook 2010: Tab  „Ansicht“ –> „Ansichtseinstellungen“ –> Button „Bedingte Formatierung

Problemlösung/Workaround

Leider gibt es für dieses Problem keine wirklich gute Lösung, weil Outlook keine Möglichkeit bietet, die Reihenfolge der Farbzuweisung manuell zu ändern. Meist lässt sich das Problem mit einer der folgenden Methoden umschiffen:

– Weisen Sie Ihren Terminen keine Kategorien zu, sondern überlassen Sie das allein der „Bedingten Formatierung

– Verwenden Sie zur farbigen Hervorhebung ausschließlich Kategorien. Einkommenden Besprechungsanfragen können Sie automatisch Kategorien zuweisen lassen. Die Zuweisung erfolgt nach einem Kriterium Ihrer Wahl, der Ort ist dann leider keine Option. Um sicher zu gehen, dass diese Kategorisierungsregel nur auf Kalendereinträge angewendet wird, könne sie im Regel-Assistenten die Bedingung „die eine Besprechungsanfrage oder –aktualisierung ist“ anwenden.

– Erstellen Sie eine (gefilterte) Listen-Ansicht. Da die Kategorien-Farbe nur in der Kalender-Ansicht zu sehen ist, sorgt der Wechsel zur Listenansicht dafür, dass wirklich nur die Farben der Bedingten/Automatischen Formatierung sichtbar sind. Wenn Sie später wieder die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht benötigen, wechseln Sie einfach zurück in die Kalender-Ansicht. Sie können der Listen-Ansicht einen Filter hinzufügen, damit nur Termine angezeigt werden, die innerhalb der nächsten sieben Tage vorliegen: „Zeit: Beginnt in den nächsten sieben Tagen“.

Info: So wechseln Sie in die Listen-Ansicht:
– Outlook 2007 und ältere Versionen: „Ansicht“ –> „Aktuelle Ansicht“ –> „Alle Termine
– Outlook 2010: Tab „Ansicht“ –> „Ansicht ändern“ –> „Liste

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