Microsoft Office wurde von Grund auf als leistungsstarke Produktivitätsplattform für zahlreiche PC-bezogene Aufgaben und Jobs konzipiert und hat im Laufe der Jahre massiv an Popularität gewonnen und sich zur führenden Lösung auf dem Markt entwickelt.
Es zu einem wirklich universell einsetzbaren Werkzeug zu machen, das in praktisch jedem Szenario des modernen Arbeitsplatzes eingesetzt werden kann, ist jedoch keine leichte Aufgabe.
Um dieser Beschränkung entgegenzuwirken, hat Microsoft die Möglichkeit für unabhängige Entwickler vorgesehen, eigene Funktionen in die Plattform einzubauen, ohne deren Integrität oder Urheberrechtslizenzen zu gefährden, indem das MAPI-Protokoll (Messaging Application Programming Interface) eingeführt wurde – eine Art “Brücke”, die jeder zwischen der geschlossenen Architektur von Office und zusätzlicher Software, die in populären Programmiersprachen geschrieben wurde, nutzen kann, um eine gewünschte Funktion einzubauen. Dieses Protokoll hat es vielen ermöglicht, ihre eigenen lang ersehnten Produktivitätsverbesserungen zu erzielen, die Microsoft aufgrund geringer Margen – die Hauptmerkmale von Office erfordern viele Arbeitsstunden, um es so zu erhalten, wie es ist – implementieren wollte oder nicht implementieren wollte. Infolgedessen ist im Laufe der Jahre eine beeindruckende Anzahl solcher Softwareprodukte im Internet als Ergebnis erschienen.
Heute möchten wir über eines dieser vielen Add-Ins berichten, dessen Funktion darin besteht, E-Mails automatisch zu versenden, ohne dass ein Benutzer am Computer anwesend sein muss (an dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass eine solide Mehrheit solcher ergänzender Office-Software (oder “Add-Ins”) im Wesentlichen darauf abzielt, bestehende Arbeitsprozesse zu automatisieren.
Das fragliche Add-In ist für den automatischen E-Mail-Versand in Outlook gedacht, wobei die Routine des manuellen Versendens einer kürzlich aktualisierten Datei an die Empfänger automatisiert wird: ein Preis, ein periodischer Bericht oder eine Art Liste – diese Elemente unterliegen natürlich von Zeit zu Zeit Änderungen, bleiben aber strukturell unverändert.
Gewöhnlich muss eine Person, die für das Versenden von Dateien verantwortlich ist, die periodisch aktualisiert werden, dies tun:
1) Überprüfen Sie, ob die Datei wirklich existiert.
2) Erstellen Sie einen neuen Newsletter, der für einen Empfänger (oder eine Gruppe von Empfängern) der aktualisierten Datei bestimmt ist, oder ändern Sie einen früheren, um die aktualisierte Datei aufzunehmen.
3) Hängen Sie die Datei manuell an den neuen Brief an, wobei Sie auch manuell auf ihren Speicherort hinweisen müssen.
4) den Brief zur angegebenen Zeit versenden und ihn möglicherweise vor dem Klicken auf die Schaltfläche “Senden” doppelt überprüfen, um die Möglichkeit menschlicher Fehler auszuschließen.
Wenn die Datei auch nur wöchentlich aktualisiert wird, stellt die Wiederholung der Befolgung jedes dieser Schritte eine erhebliche Belastung für die mit dieser Aufgabe betraute Person dar.
An dieser Stelle kommt die Funktion “Datei automatisch senden” ins Spiel. File Send Automatically ist eine Komponente in der Sammlung von Add-Ins, die MAPILab Toolbox genannt wird – sie besteht aus 18 praktischen kleinen Tools, die für diese und ähnliche zeitsparende Zwecke erstellt wurden.
Das Add-In “File Send Automatically” ist in der Lage, E-Mails automatisch zu versenden, ohne dass aufeinanderfolgende Eingaben erforderlich sind. Nach einem einzigen Konfigurationsvorgang werden alle Ihre periodisch aktualisierten Dokumente in automatischen E-Mails verschickt, mit der Häufigkeit und Struktur, die in den zahlreichen kundenspezifischen Parametern des Produkts festgelegt sind.
Stellen wir uns das folgende Szenario vor:
Ein Unternehmen ändert die Produktpreise relativ häufig und hat mit einigen seiner Kunden vereinbart, sie über jede Preisänderung zu informieren. Normalerweise würde dies erfordern, dass eine mit dem Mailing beauftragte Person alle oben genannten Schritte durchläuft und an einem Computer anwesend ist, um den Vorgang abzuschließen. Mit Datei automatisch senden können Sie jedoch eine automatische E-Mail versenden, ohne diese Aufgabe jemandem zuweisen zu müssen – Sie müssen nur die Preisänderungen in die Datei eintragen! Das funktioniert folgendermaßen:
1) Zuerst muss das Add-In aus der Liste der Komponenten von MAPILab Toolbox aktiviert werden:
2) Als nächstes wird eine Zieldatei angegeben. Beachten Sie, dass der Speicherort nicht immer derselbe sein muss – Sie können für jeden möglichen Speicherort so viele separate Regeln erstellen, wie Sie wünschen, und auch mehrere Dateien in die automatisch versendeten E-Mails aufnehmen:
3) Nach der Angabe der Datei(en) folgt die Empfängerinformation:
4) Sie können Ihre automatische E-Mail mit Optionen wie dem separaten Versand jeder aktualisierten Datei oder dem Versand einer zuvor festgelegten Sammlung von Dateien, die in automatischer E-Mail als Paket verschickt werden sollen, feinabstimmen.
Wenn die Bedingungen bezüglich der Datei und der Beziehung zu den Kunden unverändert bleiben, müssen Sie nie mehr an dem entsprechenden PC anwesend sein, um diese Dateien zu versenden.
Die einzige Voraussetzung für den automatischen E-Mail-Versand in Outlook ist, dass Outlook, das als Plattform für das Add-In verwendet wird, zum Zeitpunkt der Dateiänderung läuft, damit der Sendevorgang erfolgreich ist – dies ist die Beschränkung des MAPI-Protokolls, das die Office-Familie von Microsoft verbessern, sie aber auch sicher und geschützt halten soll.
Download der 30 Tage Testversion von Mapilab Toolbox (10122 KB)