Was wird in einer ost-Datei gespeichert und warum ist sie größer als die eigene

Outlook

Wir haben einen maximalen Postfach-Speicher von 2GB und benutzen davon momentan 700MB. Betrachten wir allerdings die dazugehörige ost-Datei, ist diese über 3GB groß. Was ist für diesen Größenunterschied verantwortlich und wie können wir die ost-Datei kleiner machen?

Die Größe einer ost-Datei ist nicht wirklich repräsentativ für die Größe eines Postfaches. Natürlich nimmt in den meisten Fällen die eigene Mailbox einen großen Teil einer ost-Datei ein, allerdings werden auch noch anderen Dinge darin gespeichert, die ziemlich groß sein können. Wenn man Outlook 2013 benutzt, kann die ost-Datei aber auch kleiner als das eigene Postfach sein.

Was ist in einer ost-Datei eines Exchange-Accounts gespeichert?
Zuallerst ist die ost-Datei eines Exchange-Accounts lediglich ein Cache-Speicher von Daten, die auf dem Exchange-Server gespeichert sind. Die Hauptfunktion dieses Cache-Speichers ist es, den Netzwerk Traffic sowie die Datenlast eines Exchange-Servers zu verringern und Daten offline verfügbar zu machen. Zusätzlich dient die Datei als Grundlage für verschiedene Funktionen in Outlook wie die Direkt-Suche, das Kontakte-Menü und die Unterhaltungsübersicht.
Generell wird folgendes in einer ost-Datei gespeichert:

die eigenen Postfach-Daten (Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Journal-Ordner)
versteckte Daten und „übergeordnete“, wie sie in einer pst-Datei gefunden werden können
Öffentliche Ordner-Favoriten
Geteilte Ordner zusätzlicher Postfächer, die mit einem Exchange-Account verbunden sind

Ost-Daten von Outlook Hotmail Connector, EAS und IMAP-Accounts:
Abgesehen von Exchange-Accounts werden ost-Dateien auch von Outlook Hotmail Connector-Accounts und unter Outlook 2013 auch von Exchange ActiveSync (EAS) und IMAP-Accounts benutzt. In diesen Fällen wird die ost-Datei ebenfalls hauptsächlich dafür benutzt, Postfach-Daten zu cachen, die in Outlook.com/Hotmail oder IMAP-Servern gespeichert werden. Allerdings können auch einzelne Dateien oder Ordner gespeichert werden, die nicht mit einem Mail-Server gesynched werden. Solche Ordner sind dann markiert als „Nur auf diesem Computer verfügbar“.
Folgende Daten werden nicht mit einem Mail-Server gesynched:

IMAP 2013:
Entwürfe*
Gesendete Daten*
Abfall/gelöschte Daten*
Spam-Mails*
Kalender
Kontakte
Aufgaben
Notizen
Journal

Hotmail Connector:
Aufgaben
Notizen
Journal

ActiveSync:
Entwürfe
Notizen
Journal

*Das gilt nur für einige IMAP-Server, die von Outlook 2013 nicht automatisch als spezielle Ordner erkannt werden können. Siehe auch:

Wenn man seine Daten in diesen Ordnern speichert, empfiehlt es sich, diese Ordner zu exportieren, statt ein Backup der ost-Datei zu machen. Das hängt damit zusammen, dass ost-Daten nicht wie pst-Dateien direkt wiederhergestellt werden können, sondern oft ein zusätzliches Recovery- oder Umwandlungsprogramm benötigen. Für IMAP-Accounts in Outlook 2013 empfiehlt es sich, eine zusätzliche pst-Datei als Standart-Datenspeicher für „Nicht-Postfach“-Ordner anzulegen. Siehe auch:

Postfach-Größe vs. Ost-Daten-Größe:
Sicherlich kann man bereits erkennen, warum die Größe des Postfaches und einer ost-Datei weit auseinander liegen können. Aber selbst wenn man alle zusätzlichen Caches deaktivieren und allein die als „Nur auf diesem Computer verfügbar“ markierten Ordner speichern würde, könnte sich die Größe der ost-Datei ziemlich von der Größe eines Postfaches unterscheiden. Das gilt besonders für Exchange-Accounts. Die ost-Datei kann leicht 20 – 30% größer sein als der vorgegebene Postfach-Speicher, wenn man Outlook 2010 oder vorherige benutzt. Das hängt mit der Speicher-Ineffizienz der ost-Dateien und dem Weg, wie Exchange seine Mailbox-Größe berechnet zusammen.
Wenn man Outlook 2013 benutzt, kann die ost-Datei wiederum bis zu 30% kleiner als die vorgegebene Postfach-Größe sein. Das liegt daran, dass Outlook 2013 bestimmte Text-Streams komprimiert, wenn diese in einer ost-Datei gespeichert abgelegt werden. Das ist vergleichbar mit dem Zippen großer txt-Datein; es erlaubt eine starke Komprimierung, was zu kleineren ost-Daten führt.

Die Größe der ost-Datei verkleinern:
Die ost-Datei zu verkleinern ist nicht immer einfach und auch nicht immer notwendig. Wenn man einen vernünftigen, modernen Computer besitzt und Outlook 2007 SP2 oder später benutzt, kann die ost-Datei größer als 10GB sein, ohne dass man es an der Performance bemerken würde. Allerdings braucht man die Datei auch nicht unnötig anwachsen lassen. Um die Größe zu reduzieren, können folgende Methoden helfen:

Ost-Daten Wiederherstellung:
Nach einem großen Cleanup kann man Outlook die ost-Datei wiederherstellen lassen, statt eine automatische Kompression abzuwarten. Damit das geht, muss man die ost-Datei zu .old bei geschlossenem Outlook umbenennen. Wenn Outlook dann gestartet wird, wird die Mailbox in einer neuen ost-Datei gecached.

Sync Filter:
Wenn man größere Ordner hat, kann man einen Synchronisationsfilter einrichten, um festzulegen, was synchronisiert und in der ost-Datei gespeichert werden.

Sync Slider:
In Outlook 2013 kann man den sogenannten Synch Slider einsetzen, um nur aktuelle Daten statt des ganzen Postfaches zu benutzen. Das gilt allerdings nur für die eigene Mailbox.

Cachen von geteilten Ordnern abstellen:
Wenn man keinen Offline-Zugriff auf die geteilten Ordner braucht und sie nicht regelmäßig benutzt, kann man die Option des Cachens der geteilten Ordner abstellen.

Cachen von öffentlichen Ordner-Favoriten:
Wie beim Cachen von geteilten Ordnern lässt sich auch die Option zum Cachen der öffentlichen Ordner-Favoriten einfach abstellen.

Öffentliche Ordner-Favoriten entfernen:
Statt die Option zum Cachen abzustellen, kann man auch die öffentlichen Ordner-Favoriten komplett entfernen oder ein paar Unterordner auswählen, um die Menge der zu cachenden Daten zu verringern.

Gmail Dopplungen:
Wenn man einen Gmail-Account benutzt, können Daten aufgrund der geteilten Ordner gedoppelt werden. Das gilt auch für Outlook 2010 und frühere Versionen, die den IMAP-Cache in pst-Daten speichern.

 

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