Die Unterschiede pst-Dateien vs. pst-Archive vs. ost-Dateien

Outlook

Als wir einige größere Dateien auf unserem Computer aufräumten, fanden wir diverse pst- und ost-Dateien in verschiedenen Ordnern. Einige dieser Dateien waren nach e-Mail Adressen benannt und manche von ihnen waren mit einem Index wie (2) oder (3) versehen. Andere trugen die Bezeichnung von Archiven. Was aber ist der Unterschied zwischen pst- und ost-Dateien? Welche sollten wir behalten und welche können wir löschen?

Der Unterschied zwischen pst– und ost-Dateien ist nicht wirklich kompliziert und es lässt sich auch leicht entscheiden, ob man sie noch benötigt oder nicht. Allerdings gibt es ein paar kleine Ausnahmen, die eine Unterscheidung der beiden Datei-Typen schwer machen kann.
Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die Hauptunterschiede und die verbreitetsten Ausnahmen geben, die man kennen sollte, bevor man anfängt, pst- oder ost-Dateien umzubenennen oder zu löschen.
pst-Dateien vs. Ost-Dateien:
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Datei-Typen liegt darin, dass pst-Dateien zum „tatsächlichen“ Speichern verwendet werden und ost-Dateien lediglich zum „zwischenzeitlichen“ Speichern dienen. Bei letzterem ist es so, dass die „reale“ Kopie auf dem Mail-Server bleibt und alle lokalen Änderungen, die man vornimmt, oder neue Nachrichten, welche man erstellt, mit dem Mail-Server synchronisiert werden. Auf dem Mail-Server befindet sich quasi die „Hauptkopie“ und eine ost-Datei ist „nur ein lokaler Zwischenspeicher“.
Die Ausnahme hierbei ist, dass Outlook 2010 und vorherige Versionen auch pst-Dateien zum Zwischenspeichern von IMAP-Konten benutzten. Bei Outlook 2013 und 2016 werden aber diese Konten auch in ost-Daten gecached. Eine weiter Ausnahme liegt darin, dass manche Ordner in einer ost-Datei nicht mit dem Mail-Server synchronisiert werden. Diese Ordner sind mit dem Vermerk „Nur auf diesem Computer“ versehen.
pst-Dateien vs. Pst-Archive:
Generell sind alle pst-Dateien gleich: sie speichern ihre Daten auf die selbe Weise und können mit Outlook auf anderen Computern erneut geöffnet werden. Wenn eine pst-Datei nicht direkt mit einem Mail-Account (POP3 oder IMAP) verknüpft ist, wird diese als Archiv bezeichnet.
Solche Archive kann man selbst erzeugen und Daten in sie verschieben oder die „Archivieren“- bzw. die „Auto-Archivieren“-Funktion benutzen, um den Ablege-Vorgang abhängig vom Datum/dem Alter einer e-Mail zu automatisieren.
Archiv pst-Dateien können so erstellt, geöffnet und getrennt werden:
  • Outlook 2007 und vorherige: „Datei“ → „Datendateiverwaltung“
  •  Outlook 2010 und Outlook 2013: „Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen“ → auf den Reiter „Datendateien“ klicken.Hinweis: Wenn man eine pst-Datei trennt, muss man zuerst Outlook schließen und erneut starten, bevor der Schreibschutz der Datei aufgehoben wird.

pst-Dateien, die mit einem POP3-Account verknüpft sind, können nicht von Outlook getrennt werden, bevor man nicht den entsprechenden Account einer anderen pst-Datei oder einem Exchange-Postfach zuordnet. Blindlings pst-Dateien zu löschen ist übrigens nie empfehlenswert, weil sie vermutlich alle Mails, Kalendereinträge, Kontakte und mehr enthalten. Wenn man nicht sicher ist, sollte man sich die pst-Datei vorher immer bei Outlook so anschauen:

  • „Datei“ → „Öffnen“ → „Öffne Outlook Datendatei“

button-pst-pst-sicherung-Frage

pst-Archive vs. pst-Backups:
Ein Missverständnis, dass manchmal aufkommt ist, dass die archive.pst ein Backup ist. Das ist sie aber definitiv nicht. Archive.pst ist der Standard-Name, den „Archivieren“ oder „Auto-Archivieren“ benutzt, um alte Dateien dorthin zu verschieben (nicht zu kopieren!).
Wenn man keine archive.pst-Datei besitzt, ist das aber nicht schlimm. Denn normalerweise ist „Auto-Archivieren“ ausgestellt und die Datei wird nur erzeugt, wenn man die Funktion einschaltet. Richtige pst-Backups werden erzeugt, wenn man Outlook schließt und eine pst-Datei in einen sicheren Backup-Ordner kopiert.

pst-Dateien, die nach e-Mail Adressen benannt sind:
Seit Outlook 2010 werden neue pst-Dateien, die bei der Erstellung eines Accounts erzeugt werden, nach der e-Mail Adresse des dazugehörigen Accounts benannt. Das ist lediglich ein kosmetisches Detail und keine Limitierung irgendeiner Art. Wenn man mehrere POP3-Accounts besitzt, kann man es so einstellen, dass alle Daten zu einer einzigen pst-Datei geleitet werden, auch wenn die e-Mail Adressen unterschiedlich sind. Allerdings empfiehlt es sich nicht, eine pst-Datei umzubenennen, solange sie noch mit einem e-Mail Postfach verknüpft ist. Tut man es dennoch, muss man später darauf achten, den richtigen Speicherort anzugeben, wenn Outlook nach der (jetzt verschwundenen) pst-Datei fragt. Wird eine andere pst-Datei ausgewählt, kann das zu Schäden am e-Mail Profil führen.

ost-Dateien mit „Nur auf diesem Computer“-Ordnern:
Wie bereits gesagt, sind ost-Dateien „lediglich Zwischenspeicher“. Das trifft für Exchange-Accounts zu, stimmt aber nicht immer bei Outlook.com- bzw. Hotmail-Accounts oder IMAP-Accounts unter Outlook 2013, 2016. Diese Arten von Accounts können Ordner in der ost-Datei beinhalten, welche den Vermerk „Nur auf diesem Computer“ haben. Auch diese Dateien kann man nicht einfach löschen oder sie in *.old umbenennen. Versucht man es doch, führt das zu einem Verlust der Inhalte in diesen Ordnern. Sie auch hierunter.

ost-Dateien öffnen oder in pst-Dateien umwandeln:
Anders als pst-Dateien können ost-Dateien nicht einzeln mit Outlook geöffnet werden. Sie können lediglich mit Outlook benutzt werden, solange der Account, zu dem die Dateien gehören, in Outlook auch eingerichtet ist. Wenn man die ost-Datei noch besitzt, der Account aber nicht mehr existiert oder mit einer ost-Datei auf einem anderen Computer verknüpft wurde, spricht man von „verwaisten ost-Dateien“. Um die Daten in solchen verwaisten ost-Dateien abzurufen, muss man die ost-Datei mithilfe eines Recovery-Tools in eine pst-Datei umwandeln. Dafür gibt es verschiedene Tools, die dazu in der Lage sind, wie zum Beispiel:

Kernel for OST to PST Conversion (Outlook 2013, 2016-kompatibel)
Stellar OST to PST Converter
DataNumen Advanced Exchange Recovery

Hinweis: Nicht alle der obigen Tools können das neue, komprimierte Format von ost-Dateien, welches mit Outlook 2013 eingeführt wurde, verarbeiten.

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Kommentar zu “Die Unterschiede pst-Dateien vs. pst-Archive vs. ost-Dateien

  1. Gorgias

    Hilfreiche und überzeugende Darstellungen, wenn auch die Orthografie in einigen Texten verbesserungsbedürftig ist, z.B.: „Standart“

    Antwort

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