Neue e-Mail Benachrichtigungen für bevollmächtigte oder geteilte Postfächer

Outlook

Bei unserem hauptsächlich genutzten Exchange Konto erhalten wir für neue e-Mails immer wie gewohnt auch die Benachrichtigungen. Wenn Nachrichten dagegen bei den Posteingängen unserer zusätzlichen Postfächer eingehen, erhalten wir keinerlei Nachricht. Einige dieser Postfächer gehören uns, für andere sind wir bevollmächtigte Nutzer und wir müssen uns um alle e-Mails kümmern, die ankommen. Darum ist unsere Frage, ob es auch möglich ist e-Mail Benachrichtigungen für unsere zusätzlichen Postfächer zu erhalten.

Leider bietet Outlook selbst keine gute Lösung zu diesem Problem, aber es gibt ein paar Hilfswege, welche man stattdessen verwenden kann. Für einige dieser Hilfswege ist es notwendig den Vollzugriff für die besagten Postfächer zu haben (der Zugriff muss dabei nicht in Outlook, sondern vom Exchange Administrator eingerichtet sein) oder den Besitzer der Postfächer um Mithilfe zu bitten.

Methode 1: Zu Favoriten hinzufügen

Wenn es nur darum geht eine visuelle Bestätigung zu erhalten, dann reicht es womöglich bereits aus, wenn man den Posteingang oder andere Ordner, welche man im Auge behalten möchte, in den Favoriten-Abschnitt im oberen Bereich der e-Mail Navigation zieht (Tastenkombination STRG + 1). Dafür muss man selbst nicht der Besitzer des Postfaches sein und es ist auch kein Eingreifen des Besitzers von Nöten. Die einfachsten Lösungen sind manchmal halt die Besten!

 

Methode 2: Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016: Zusätzliche Exchange Konten hinzufügen (nur für Postfach-Besitzer)

Wenn man Outlook 2010 oder eine spätere Version verwendet und vollen Zugriff für ein zusätzliches Postfach besitzt, dann kann man dieses unter Outlook als zusätzliches Exchange Konto einrichten. Das Konto verhält sich dann genau so wie es auch das eigentliche Haupt-Konto tut und man kann zusätzliche Einstellungen für das neue Konto wie beispielsweise das Einrichten automatischer Antworten (auch bekannt als „Nicht im Büro“-Unterstützung beziehungsweise „NIB“) oder ähnliche Regeländerungen vornehmen.
Von Haus aus erlaubt Outlook 2010 bis zu 10 Exchange Konten mit einem einzelnen Profil zu verknüpfen, aber dieses Limit lässt sich auch erweitern. Outlook 2013 und Outlook 2016 gestatten sogar bis zu 99 Konten als Standard, sodass es kaum wahrscheinlich ist, dass diese Begrenzung noch zusätzlich angehoben werden müsste.  Lesen Sie dazu auch: Ein zusätzliches oder freigegebenes Postfach von derselben Exchange Organisation zu Outlook hinzufügen

Methode 3: Zusätzliche Postfächer als IMAP Konten einrichten (nur für Postfach-Besitzer)

Wenn man nicht Outlook 2010 oder eine spätere Version verwendet, aber dennoch die vollen Zugriffsrechte für ein Postfach besitzt und wenn der Exchange Server gleichzeitig die Einrichtung von IMAP Verbindungen unterstützt, dann lassen sich alle zusätzlichen Postfächer als IMAP Konten einrichten.
Es gilt zu beachten, dass man bei dieser Methode lediglich Zugriff zu den einzelnen Nachrichtenordnern erhält, aber keine Möglichkeit hat die Zugangsberechtigungen der Ordner zu verändern. Man kann immer noch Zugriff zu den anderen Ordnern wie „Kalender“ oder „Kontakten“ mithilfe von „Datei“ -> „Öffnen“ -> „Ordner eines anderen Benutzers“ erhalten. Einmal aufgerufen liefert Outlook einen Schnellzugriff für diese Ordnertypen in der dazu gehörigen Navigationsoption am unteren Rand des Navigationsfensters oder durch ihre Tastenkombinationen (STRG + 2 für „Kalender“ und STRG + 3 für „Kontakte“; STRG + 1 bringt den Benutzer dagegen zurück zu e-Mail Navigation).

Methode 4: Eine Weiterleitungsregel mit Benachrichtigungen einrichten

Eine Methode, welche unabhängig davon funktioniert, ob man der Besitzer eines Postfaches ist oder nicht, ist das Einrichten einer Weiterleitungsregel für das zusätzliche Postfach. Wenn man nicht der Besitzer des Postfaches ist, muss man allerdings den eigentlichen Besitzer bitten die Regel einzurichten.

Regel 1: Bei einem bevollmächtigten oder zusätzlichen Postfach
Die Regel, welche in diesem Postfach eingerichtet werden muss, ist eine einfache Weiterleitung zur eigenen Adresse:

– „Nachrichten bei Ankunft prüfen“
– Bedingungen

– keine Bedingungen auswählen
– Aktionen
– diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten (durch einen Klick auf den blau unterlegten Text kann man sein eigenes Postfach eingeben)

Regel 2: Beim eigenen Postfach
Natürlich möchte man diese Nachrichten nicht in seinem eigenen Postfach bearbeiten, sondern lediglich immer eine Benachrichtigung darüber erhalten. Deshalb erstellt man im eigenen Postfach folgende Regel:

– „Nachrichten bei Ankunft überprüfen“
– Bedingungen
– von einer Person/öffentlichen Gruppe
(durch einen Klick auf den blau unterlegten Text kann man das andere Postfach eingeben)
– mit bestimmten Wörtern im Text (nach einem Klick auf den blau unterlegten Text gibt man ein: „Automatische Weiterleitung durch eine Regel“)
– Aktionen
– Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen
(durch einen Klick auf den blau unterlegten Text kann man einen beliebigen Text wie beispielsweise „Neue Nachricht von „Postfachname“ erhalten“ eingeben)
– diese in den Ordner Zielordner verschieben (durch einen Klick auf den blau unterlegten Text kann man hier einen Ordner eingeben, zum Beispiel den Papierkorb)
– Desktopbenachrichtigung anzeigen
– keine weiteren Regeln anwenden

Erhält man nun eine Nachricht, muss man darauf achten, dass man nicht auf die weitergeleitete Kopie antwortet, sondern zuerst in das zusätzliche Postfach wechselt, in dem die Originalnachricht eingegangen ist, um diese dann zu beantworten. Diese Regel funktioniert am Besten, wenn sie als erste Regel verarbeitet wird. Dementsprechend sollte man die Reihenfolge der bestehenden Regeln so anordnen.

Eine Regel erstellen:
Um eine Regel zu erstellen, geht man wie folgt vor:

– Outlook 2003 und Outlook 2007
„Extras“ -> „Regeln und Benachrichtigungen“
– Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
„Datei“ -> „Info“ -> „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“

In dem Menü für Regeln und Benachrichtigungen klickt man auf „Neu“ und wählt im unteren Bereich den Punkt „Nachrichten bei Ankunft überprüfen“. Anschließend klickt man auf „Weiter“ und folgt den gezeigten Anweisungen, um die oben beschriebenen Nachrichten zu erstellen.

Methode 5: Benachrichtigungshilfsmittel über POP3, IMAP oder OWA (nur für Postfach-Besitzer)

Wenn Outlook im Hintergrund läuft sollten zunächst einmal diesen Beitrag lesen.

Wer den ungeschränkten Zugriff auf ein Postfach besitzt und öfter (interne) Exchange Server eingerichtet hat, um mit POP3 und IMAP zu arbeiten, der kann diverse Benachrichtigungshilfsmittel im Internet finden, um über neue e-Mails informiert zu werden. Dafür benötigt man lediglich den eigenen Benutzernamen und das persönliche Passwort und kann sich dann mit den Postfächern über jedes der Hilfsmittel verbinden.
Andernfalls kann man entweder den sogenannten OWA Tray Monitor verwenden oder das Postfach mit dem Outlook Web Zugang öffnen und den Browser dann geöffnet lassen, damit es funktioniert. Sobald man von OWA einen Alarm hört, muss man nicht erst in OWA wechseln, sondern kann direkt in Outlook weiterarbeiten.

 

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