Mit der Software Outlook Infodesk kann ein Programm genutzt werden, das sich als leistungsfähiges Zusatzmodul für Microsoft Outlook versteht. So kann der Anwender E-Mail-Nachrichten, Dokumente, Termine und Adressen sortieren. Alle gewährten Funktionen werden über die einfach gestaltete Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt. So eignet sich Outlook Infodesk in der aktuellen Version 8.3 für größere Unternehmen, die sich auf der Suche nach einer Lösung befinden, den täglichen Nachrichtenfluten Herr zu werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, da sich die E-Mail-Nachricht in der heutigen Zeit zu einem Werbe- und Kommunikationsmittel erster Güte entwickelt hat. Die Anwendung erscheint nun auch zu der Outlook-Version 2010 und dem Microsoft-Betriebssystem Windows 7 kompatibel.
Die Features von Outlook Infodesk 8.3
Neben den bisher gewährten Funktionen bietet die Neuerscheinung in der Version 8.3 interessante Weiterentwicklungen. So kann der Anwender nun von einer automatischen Aktualisierung der eingetragenen Kontakte und Vorgänge profitieren. Das Programm erkennt Änderungen der gleichen Firma und passt die Kontaktdaten entsprechend an. Um schnelle Arbeitsvorgänge garantieren zu können, wurden Vorbelegungen im Betreff ermöglicht. In diesem Fall kann nach dem Beginn, der Fälligkeit, der Zuständig, der Priorität sowie der Doc-Vorlage sortiert werden. Die bislang bereits verfügbaren Attachments in den Kontaktformularen sind in der aktuellen Version mittels eines einfachen Doppelklicks sichtbar. Weitere Neuerungen betreffen den Bereich der Termine, wobei eine nachträgliche Zuordnung in ein bestimmtes Projekt durchgeführt werden kann. Der ohnehin übersichtliche Charakter von Outlook Infodesk wurde aufgrund dessen weiter verstärkt. Bei Status-Mails muss lediglich ein Doppelklick getätigt werden, um den Vorgang aufzurufen. Die Handhabung von Microsoft Outlook wurde zudem durch ein neues Feature verbessert. So wird zugelassen, dass eine E-Mail-Nachricht während der Bearbeitung zunächst als Entwurf abgespeichert wird. Erst die berechtigte Person kann die E-Mail-Nachricht später versenden. Um im Nachhinein alle getätigten Änderungen nachvollziehen zu können, wird dem Nutzer eine Adress-Historie geboten. Wichtige Unterlagen können zudem aus jeder denkbaren Anwendung im PDF-Format gedruckt werden. Letztlich kann man von einer vollautomatischen Konfliktbehandlung sowie der möglichen Kombination von Tabelleneinträgen profitieren. Somit wird ein stimmiger Funktionsumfang geboten, um selbst größere Volumina an täglichen E-Mail-Nachrichten verwalten zu können.
Das Fazit
Da sich Outlook Infodesk frei konfigurieren lässt, kann es branchenübergreifend verwendet werden. Die einfach Handhabung sorgt dafür, dass die Software ohne einen umfassenden Schulungsaufwand eingesetzt werden kann. Wenn bereits Vorkenntnisse im Umgang mit Microsoft Outlook vorhanden sind, gestaltet sich dieses Zusatz-Tool besonders benutzerfreundlich. Um die eingetragenen Kontaktdaten auch mobil einsehen zu können, erfolgt die Synchronisation mit PCs und Notebooks auch außerhalb des internen Netzwerks automatisch.