Bis zu Outlook 2003 mussten Anhänge auf der Festplatte gespeichert werden, wenn sie bearbeitet werden sollten. Mit Outlook 2007 konnten jedoch durch eine Read Only Funktion „Öffnen“ Anlagen auch nur zum Lesen geöffnet werden.
Bei Outlook 2007 öffnen Sie zuerst die Nachricht (mit einem Doppelklick), bevor Sie die Möglichkeit haben die Anlage zur Bearbeitung zu Öffnen.
Seit Outlook 2010 wird sogar bei einer geöffneten Nachricht die Anlage im Read Only Modus geöffnet.
Der Trick für diese Version von Outlook ist es, die Nachricht zuerst in den Edit Modus (Bearbeitungsmodus) zu verschieben.
Dennoch ist Vorsicht geboten, wenn Sie diese Methode verwenden, da Änderungen ungespeichert nur im Arbeitsspeicher verbleiben.
Sie werden nur aufgefordert, die Änderungen zu speichern, wenn Sie Änderungen an den Anlagen in einer bestimmten Weise gemacht haben.
Hinweis: Outlook 2007 kann über eine Registrierungsveränderung auch so konfiguriert werden, dass es sich verhält wie Outlook 2010.
Eine Nachricht in den Bearbeitungsmodus platzieren
Um eine Nachricht in den Bearbeitungsmodus zu platzieren, ist es erforderlich sie zuerst mit einem Doppelklick in einem eigenen Fenster zu öffnen. Anschließend finden Sie die "Nachricht bearbeiten"-Option an folgender Stelle:
• Outlook 2007
Tab: Nachricht-> Gruppe: Aktionen-> Button: Andere Aktionen-> Nachricht bearbeiten
• Outlook 2010
Tab: Nachricht-> Gruppe: Weiterleiten-> Button: Aktionen-> Nachricht bearbeiten
Wenn Sie die Nachricht schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Veränderungen speichern wollen oder nicht.
Der Befehl „Nachricht bearbeiten“ ist in Outlook 2010 seltsamerweise nicht in der Gruppe Bearbeiten untergebracht.
Sobald Sie dies getan haben, können Sie den Anhang öffnen und Änderungen daran vornehmen. Wenn Sie jetzt den Anhang speichern und die Nachricht schließen, werden Sie aufgefordert, die Änderungen zu speichern (siehe Screenshot am Anfang dieser Anleitung).
Um die "Nachricht bearbeiten"-Taste ein wenig erreichbarer zu machen, können Sie mit der rechten Maustaste die Option wählen "zur Toolbar hinzufügen".
Ausführliches Schritt-für-Schritt-Verfahren
1. Klicken Sie doppelt auf die Nachricht, um sie in einem eigenen Fenster zu öffnen.
2. Legen Sie die Nachricht im Edit-Modus ab.
3. Öffnen Sie die Anhänge.
4. Nehmen Sie die Änderungen an den Anlagen vor.
5. Speichern und schließen Sie die Anlage.
6. Speichern und schließen Sie die Outlook-Nachricht.
Beantworten oder Weiterleiten der Veränderungen und dabei die Originale behalten
Wenn Sie die Änderungen vornehmen, um sie weiterzuleiten oder mit den Änderungen auf die Mail zu Antworten, ist es besser, zunächst „Weiterleiten“ zu drücken, anstatt die Originalnachricht im Edit-Modus zu platzieren.
Durch das „Weiterleiten“ werden die Original-Anlagen automatisch angehängt (im Gegensatz zur Funktion „Antworten“), und Sie behalten die Originale ebenso wie die ursprüngliche Nachricht. Anschließend können Sie durch einfaches Öffnen und Speichern die Anlagen in der erstellten Nachricht weiterleiten.
Vorsicht und unsere Empfehlung
Obwohl diese Methode die meiste Zeit zuverlässig funktioniert, ist Vorsicht geboten, da Ihre Änderungen an der Datei am Ende noch in der Schwebe verbleiben könnten, wenn Sie zum Beispiel Ihre Nachricht schließen, bevor Sie die Anlage gespeichert und geschlossen haben.
Unsere Empfehlung dafür ist, mit dieser Methode nur kleine Änderungen zu machen. Wenn Sie länger als 5-10 Minuten brauchen, um ein Dokument zu bearbeiten oder sobald Sie mit Multi-Tasking anfangen (Arbeiten in einem anderen Programm, einen Kaffee trinken, zu einem Treffen gehen, etc. …), sollten Sie das Dokument richtig auf Ihrer Festplatte speichern, um sicher zu gehen, dass Ihre Veränderungen nicht verloren gehen.
Sie können die geänderten Dokumente bei Bedarf anhängen (und die original unveränderte Version entfernen), indem Sie die Nachricht zuerst in den Bearbeitungsmodus platzieren.
Wenn Sie die Änderungen nur alleine und nicht mit der ursprünglichen Nachricht gespeichert haben, wird Ihre letzte Hoffnung sein, dass sich die geänderte Anlage noch im sicheren Outlook-Temp-Ordner befindet.