Warnung „Sie haben vielleicht nur eine Blindkopie erhalten“

Outlook

Manchmal erhalten wir e-Mails, die eigentlich an mehrere Empfänger gesendet wurden. Um die Unterhaltung am Laufen zu halten, nutzen wir dann den „Antworten“-Button, um eine Antwort zu schicken. Anschließend bemerken wir, dass wir lediglich die Empfänger einer Blindkopie gewesen sind und jetzt uns zu erkennen gegeben haben, was der eigentliche Sender ja nicht wollte.
Da das ziemlich peinlich sein kann – nicht nur für uns, sondern auch für den eigentlichen Verfasser, ist die Frage, ob es einen Weg gibt, dass Outlook uns vor-warnt, wenn wir lediglich die Empfänger einer Blindkopie von einer e-Mail sind?

Outlook besitzt so eine eingebaute Funktion leider nicht, aber durch die Verwendung von Outlooks Regeln oder die bedingte Formatierung lässt sich ein ziemlich zuverlässiger Warnungsmechanismus mit vergleichsweise wenig Aufwand erzeugen.
Wenn man die Outlook Web App (OWA) bei Exchange 2010 verwendet, wird man mit der Funktion MailTips von Exchange vor gewarnt. Leider funktioniert dieser Blindkopie-Hinweis von MailTips nicht länger in OWA für Exchange 2013 oder der Online-Version von Outlook bei Exchange 2016 oder Exchange Online. Die unten beschriebenen Methoden funktionieren aber weiterhin.
Als Alternative gibt es Erweiterungen, die den User warnen können, wenn man auf eine Nachricht antworten will, bei der man nur der Empfänger einer Blindkopie ist.

Regeln mit einer „Kategorie“- oder „Aktion“-Flagge

Indem man eine Regel erstellt, die eine Kategorie oder eine Flagge einer Nachricht zuweist, wird eine kurze Mitteilung am oberen Rand der Nachricht im Lesefeld angezeigt, wenn man eine Blindkopie erhält. Leider gibt es keine konkrete Bedingung wie „bei der mein Name im Feld für Blindkopie steht“, aber diese Option lässt sich emulieren, wenn man stattdessen Ausnahmen definiert:

Diese Regel anwenden, nachdem die Nachricht ankommt

Bedingungen
(keine Bedingungen auswählen)

Aktionen:
– Aktion Option 1 Kategorie Warnung
– zu der Kategorie „Kategorie“ zuweisen
oder
-Aktion Option 2: Aktionen Flaggen Warnung
Markiert eine Nachricht für Folgehandlungen

Ausnahmen:
außer wenn mein Name in der „Empfänger“- oder „Weiterleiten“-Spalte ist
außer wenn die Nachricht zu einer Verteilerliste von Personen oder öffentlichen Gruppen geschickt wird.
(hier wählt man die Verteilerlisten aus, bei denen man ein aktiver Teilnehmer ist)

Aktion Option 1: Kategorie Warnung

Um eine auffälligere Warnung zu erhalten, kann man die Kategorie Warnung verwenden, wobei man die Kategorie zum Beispiel „Sie sind ein Blindkopie-Empfänger“ nennen kann.
Zusätzlich lässt sich der Kategorie eine Farbe zuweisen, damit sie noch mehr ins Auge sticht.

 

Aktion Option 2: Aktion Flaggen Warnung

Für eine dezentere Herangehensweise lässt sich die Methode der Aktion Flagge verwenden, die beispielsweise mit der Voreinstellung „Keine Antwort notwendig“ oder „Für Sie als Information“, aber es lässt sich auch eine eigene Nachricht einstellen.
Zusätzlich lässt sich die Flagge auch auf „Komplett“ umstellen, damit es nicht tatsächlich geflaggt und dadurch zu einer Aufgabe umgewandelt wird.

Eine Regel erstellen

Eine Regel kann auf dem folgenden Wege erstellt werden:

Outlook 2007
„Extras“ → „Regeln und Benachrichtigungen“

Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
„Datei“ → „Info“ → „Regeln & Benachrichtigungen verwalten“

Im Menü „Regeln und Benachrichtigungen“ klickt man auf auf „Neu“ und wählt am unteren Rand „Nachrichten überprüfen, wenn sie eintreffen“. Anschließend klickt man auf weiter und folgt den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die oben erwähnte Regeln zu erstellen.

Bedingte Formatierung

Wenn man die Bedingte Formatierung (in Outlook 2007 heißt es noch Automatische Formatierung) verwendet, kann man auch eine (zusätzliche) visuelle Hilfe erzeugen, die einen darüber informiert, dass man nur der Empfänger einer Blindkopie ist.
Wenn man allerdings auch die Ausnahmen für Verteilerlisten berücksichtigen will, muss man den Query Builder aktivieren, damit man eine „ODER“-Aussage für zusätzliche Absender und Weiterleitungsadressen erstellen kann. Außerdem müssen diese zusätzlichen Adressen sowohl zu den Absender- als auch zu den Weiterleitungs-Fenstern hinzugefügt werden.
Um die Komplexität und die Verwaltung der Bedingten Formatierung-Regeln zu reduzieren empfiehlt es sich, diese Anwendung in Kombination mit einer Kategorie oder Aktionen Flaggen Regel wie oben beschrieben zu verwenden. Das erlaubt es, einfache Filter mit Farben basierend auf der Kategorie oder dem Feld für Fortführungs-Flaggen.
Man findet die Funktion der Bedingten Formatierung oder der Automatischen Formatierung in den Ansichtseinstellungen:

Outlook 2007
„Ansicht“ → „Sortieren nach“ → „Benutzerdefinierte“ → auf den Button „Automatische Formatierung“ klicken

Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
auf den Tab „Ansicht“ klicken → auf den Button „Ansichtseinstellungen“ → auf den Button „Bedingte Formatierung“ klicken

Outlook Webanwendung (OWA) MailTips

Wenn man ein Exchange 2010 Konto verwendet und OWA genutzt hat, um Nachrichten zu versenden, dann kennt man vermutlich schon Benachrichtigungen, wenn man ein verborgener Empfänger ist und auf den Button „Alle beantworten“ klickt. Diese Warnung kommt von der Funktion MailTips von Exchange.

Während Outlook 2010 und spätere Versionen viele MaiTips unterstützen, sobald sie mit Exchange verbunden sind, kann dieser bestimmte MailTip für Blindkopien nur genutzt werden, wenn man OWA und nicht Outlook verwendet.

Unglücklicherweise arbeitet dieser MailTip für Bildkopien auch nicht einwandfrei, wenn man OWA mit Exchange 2013 oder OWA mit Exchange 2016 oder Exchange Online nutzt.

 

Erweiterungen

Wer es bevorzugt, eine Warnung zu erhalten, sobald man auf ein Nachricht antworten will, von der man nur eine Blindkopie erhalten hat, kann man eines der folgenden Add-Ons verwenden:

ReplyAll von VBOffice
Reply To All Monitor von Sperry Software

Bei beiden Erweiterungen ist die Hauptfunktion den Nutzer zu benachrichtigen, wenn er den „Alle beantworten“-Button nutzt, sobald mehrere Leute angeschrieben wurden. Zusätzlich überprüfen die Add-Ons, ob man überhaupt eine Blindkopie in der Gruppe oder Massen-Nachricht bekommen hat.

 

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